加強醫院人事檔案管理促進人才戰略實現

丁秀紅

醫院人事檔案是真實記錄和反映廣大醫務人員個人經歷、業務能力、工作表現、工作實績的文件材料，是重要的人事信息資源，是了解人才、考察人才、提拔重用人才的重要參考依據，也是醫院合理配置醫療人力資源不可或缺的重要依據。人才是醫院的核心競爭力，管好用好人事檔案對醫院人才資源開發，是醫院競爭和實現可持續發展的重要保證。實施人才戰略，會不斷充實和豐富醫院的人事檔案，而人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發與使用。因而，醫院建立和完善人事檔案審核制度和管理制度，維護人事檔案的真實、完整和嚴肅性，會更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為醫院人力資源的開發利用奠定堅實的基礎。

1 加強人事檔案管理對促進人才戰略的重要意義

1.1 人事檔案的科學管理有助于開發人力資源。人事檔案全面、完整地記錄了醫院員工的個人經歷、德才表現及發展過程，通過檔案可以了解員工的個人成長及發展經歷，從而了解其專業特長、興趣愛好、業務水平等，并預測其發展潛力，為醫院及時發現人才、選用人才提供依據。

1.2 人事檔案的科學管理能夠促進人力資源合理配置。醫院管理者通過人事檔案的相關信息，能夠進一步了解員工從事的專業及特長，并根據人才的能力和不同特點進行合理配置，因人設崗，因崗擇人，揚長避短，人盡其才，最大限度地發揮人才效力。還能充分發揮人才的特長，促進人才合理有序地流動，高效合理地配置人力資源。

1.3 人事檔案的科學管理有利于強化醫療隊伍建設。通過人事檔案提供的信息及數據，能夠使管理者分析醫院人力資源狀況是否適應醫改政策和醫院競爭發展需求，能夠全面真實地掌握人才隊伍的結構、布局、現狀，從而制定科學合理的人才培養和使用計劃，不斷加強醫院人才隊伍建設。

2 加強人事檔案管理為促進培養人才的使用

2.1 切實增強依法治檔意識。醫院領導及檔案管理人員要加強《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《河南省檔案管理條例》等法律法規的學習、宣傳與教育，增強醫院干部職工的檔案法制意識，特別要增強領導干部的檔案管理意識。依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使醫院檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個環節都得到保障，做到依法建檔、依法治檔。

2.2 切實提高檔案管理人員的素質。隨著醫院現代化建設水平的發展要求，舊有的醫院檔案管理模式已不適應現代人力資源管理的需求。醫院要注重對現有檔案管理人員進行培訓，全面提高人事檔案管理人員的素質和能力，使他們能夠適應新形勢下檔案管理工作的新趨勢和新要求。端正思想，擺正位置，增強服務意識，改變坐等服務的被動方式，積極主動地與各部門溝通協作，及時有效地提供各種信息，更好地為醫院人才戰略服務，為高層決策服務。同時醫院要不斷引進高素質人才充實到人事檔案管理部門，為醫院人才戰略服務。

2.3 建立健全合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新任務的規章制度，醫院必須及時進行修改和完善，建立健全新的、科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。只有建立健全嚴謹合理的規章制度，才能做到檔案材料在收集整理上及時完整、在材料鑒別上去偽存真、在材料歸檔中分類準確、在檔案遞轉中安全可靠、在查閱傳閱時保密安全，從而使醫院決策層更加科學有效地布局和實施醫院人才戰略。

2.4 推進人事檔案工作科學化、現代化進程。人事制度改革和人員模式的改變，帶來了單位人事身份多元、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了新要求，建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。人事檔案現代化信息管理系統是以員工個人人事信息為基礎的信息聯網系統，通過微機終端和系統互聯，可以實現個人信息微機檢索和聯網查詢，及時更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務，更好地為醫院各項事業的發展做出貢獻。醫院要創造條件購置必要的現代化設施、建立本單位的檔案目錄數據庫、投入適用的檔案計算機管理軟件及有關技術標準和資料，使檔案管理能力不斷增強，并達到檔案信息管理網絡化、數字化、規范化和標準化。

2.5 重視檔案資源的開發與利用。檔案管理的最終目的就是提供利用。因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的人事檔案為領導科學布局人才、使用人才服務，為臨床一線的醫療、教學、科研工作服務。要積極開展多種編研活動，對人才信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。人事檔案管理人員還要積極主動地開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最短的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足單位用人、醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

近年來，隨著市場經濟的不斷發展，社會人力資源的逐步開放，人才流動日趨頻繁，工作人員由單位人變成了社會人，人事檔案管理終身制被打破，傳統的醫院人事檔案管理模式受到挑戰與沖擊。而檔案管理手段與時代發展的脫節已不適應人力資源發展的需求，并對其產生了負面影響：

負面影響：（1）檔案材料失真現象妨礙了人力資源的合理配置。真實性是檔案的基本特性，但人事檔案的涂改、造假等使檔案喪失了真實性、權威性和嚴肅性，使得人力資源中的科學配置、解聘、續聘、人才補充計劃不能正確制訂，從而造成人才斷層、結構不合理，人力資源的供求脫節影響醫院的可持續發展。（2）檔案材料內容簡單雷同，降低了人事檔案對人力資源開發的參考價值。醫院人事檔案管理普遍存在材料單一、內容簡單，鑒定、考察材料套話、空話多，體現不出個性特色，失去真正意義上的參考價值，進而影響到員工的正常晉升、選拔和使用，挫傷了員工的積極性，醫院發展也受到影響。（3）人事檔案材料的分散管理、缺失，棄檔、重新建檔，破壞了人事檔案內容的真實與完整，降低了人力資源的效力。（4）人事檔案管理手段落后，制約了人力資源的開發。現代人力資源管理要求人事檔案管理科學化，及時有效地提供各種信息，為人力資源管理提供服務。但現階段人事檔案管理仍處于傳統管理模式，以手工操作、檢索為主，管理人員滿足于看攤守點，缺乏創新精神和競爭意識，無法為人力資源開發提供高效服務。

存在問題：（1）檔案管理意識比較薄弱。由于受傳統檔案管理思想及檔案自身保密性、利用滯后性等特點的影響，醫院領導、員工對檔案工作重要性缺乏足夠的了解和認識，普遍存在對檔案管理重視不夠，人力、物力投入不到位。（2）檔案管理模式滯后。醫院人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等呈現非系統性、地域性、非共享性等缺陷，缺乏創新和探索。（3）檔案材料甄別不嚴謹，內容不規范。普遍存在不經甄別直接歸檔的問題。有些檔案材料填寫隨意，內容前后矛盾或不符、內容失真。（4）現代管理手段差。大部分醫院的檔案收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，以紙質文件材料為工作對象，無紙化、電子化、網絡化的程度不高，影響了案卷質量和收集效率。手工操作的檔案不易檢索和利用，易被人為破壞，形成的檔案缺乏嚴肅性和多樣性。（5）管理人員專業素質低。人事檔案管理需要專人管理，單獨存放。但現在大多數醫院的檔案管理人員往往身兼數職，對檔案工作缺乏足夠的了解和認識，專業知識不強。（6）開發利用不好。沒有樹立起開發利用檔案信息，主動為醫院人才戰略服務，為領導決策提供依據的意識。

3 加強人事檔案管理促進人才戰略的實現

3.1 人才使用和培養方面。人才培養要用現代化的檔案管理手段實現動態的人事檔案管理機制，借此提高醫務人員的個人素質和綜合能力，促進醫院人才戰略的實現。傳統手工的人事檔案管理方法已難以與檔案管理的現實需求相匹配，因此，要加快人事檔案的現代化進程，加大檔案管理信息化的建設力度，把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理。在管理手段現代化、信息化和數字化的基礎上，實現人事檔案的動態管理，保證檔案信息的及時性、真實性和準確性。并在此基礎上，與員工的成長經歷、綜合能力和工作業績等因素共同作用，為醫院人才戰略的實現提供人才使用和培養的歷史依據和現實參考。

3.2 人才績效管理與評估方面。將人事檔案管理與績效管理和考核評估相結合，真實準確地反映醫務人員的工作業績和學習能力，為人才戰略的進一步實施和調整奠定基礎。績效管理尤其是績效考核是反映醫務人員工作狀態和工作業績的主要途徑，是防止醫務人員工作懈怠的有效方法。因此，通過科學、標準、量化的績效管理和評價手段獲得的人力資源信息，應及時與人事檔案管理相結合，將真實的考核結果反映在人事檔案中。以此作為人才選配和調任的重要考量因素，為人才戰略的深入開展和資源的優化配置奠定堅實的基礎。

4 結束語

人才是醫院生存和發展的重要支撐，而醫院人才發展戰略的實施離不開人事檔案管理工作的有力支持。通過人事檔案管理，可以有效地控制人才引進的質量和數量，可以更準確地對引進的人才加以使用和培養，更可以通過績效管理的方式鼓勵人才和淘汰人才，為醫院人才戰略的實現提供強有力的支持。因此，在醫院的日常經營管理過程當中，應充分認識人事檔案管理在人才戰略實施過程中的重要作用，借此發揮醫院的公益性和福利性，保持并鞏固醫院的優勢地位，實現醫院的健康可持續發展。

作者單位：駐馬店市中心醫院

來稿日期：2016-02-13