高校學(xué)生電子檔案數(shù)據(jù)管理探討

李松潔+劉瑜

1 高校檔案管理工作的需求

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理工作應(yīng)予以高度重視，培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才規(guī)范檔案管理流程；增加學(xué)生信息搜集維度，檔案應(yīng)更加全面地涵蓋與學(xué)生相關(guān)的各方面信息，讓檔案成為全面客觀了解學(xué)生的有力憑證；動(dòng)態(tài)維護(hù)檔案信息，及時(shí)更新學(xué)生入團(tuán)入黨、獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰等信息，科學(xué)合理利用檔案信息；適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求，完善高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，幫助高校工作者及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地查詢和了解大學(xué)生的各方面信息，提高學(xué)生管理工作效率；統(tǒng)計(jì)整合相關(guān)數(shù)據(jù)，方便高校管理者和思想政治教育工作者，從大量的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)中挖掘有用信息，幫助高校管理部門了解學(xué)生的狀況，發(fā)現(xiàn)學(xué)生問題，為制定相關(guān)的管理策略提供依據(jù)和參考。

2 高校學(xué)生電子檔案管理策略

2.1 建立“大檔案”觀念，信息采集多元化。現(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以深入應(yīng)用到更多的領(lǐng)域，檔案管理領(lǐng)域也不例外，存檔數(shù)據(jù)化是必然趨勢(shì)，擴(kuò)大數(shù)據(jù)收集的采集的范圍，全面覆蓋學(xué)生信息，不再局限于傳統(tǒng)檔案信息，學(xué)習(xí)卡、成績(jī)單、基本信息登記表、獲獎(jiǎng)證書等不再是相互獨(dú)立的，檔案中還可以采集包括學(xué)生性格、愛好、特長(zhǎng)、心理測(cè)評(píng)報(bào)告等情況，建立多維度的信息采集框架，全面搜集與學(xué)生成長(zhǎng)和發(fā)展密切相關(guān)的信息，檔案精細(xì)化和精確化。

2.2 養(yǎng)成常態(tài)性習(xí)慣，檔案維護(hù)動(dòng)態(tài)化。高校學(xué)生檔案不單單是“入學(xué)一登記，畢業(yè)一匯總”的事，學(xué)生的各類信息資料往往是分散在各個(gè)科室部門，到最后畢業(yè)時(shí)才一股腦兒裝進(jìn)檔案袋了事，這期間檔案幾乎沒有利用。高校的學(xué)生電子信息系統(tǒng)也處于閑置狀態(tài)。學(xué)生檔案的維護(hù)應(yīng)當(dāng)成為高校學(xué)生管理的日常工作，動(dòng)態(tài)更新學(xué)生信息，包括學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)，輔導(dǎo)員心理輔導(dǎo)，教師評(píng)價(jià)，檔案始終以學(xué)生為中心，建立清晰的數(shù)據(jù)采集目標(biāo)。檔案信息應(yīng)當(dāng)與學(xué)生當(dāng)前真實(shí)狀況保持同步。

2.3 完善保密性原則，管理人員專業(yè)化。很多學(xué)校的檔案管理人員都是其他工作人員兼職，高校學(xué)生電子檔案管理要求注意信息系統(tǒng)的可靠性，建立完善的保密原則，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員專業(yè)化。既能熟練掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段采集、處理和維護(hù)學(xué)生的檔案信息，又能有較高的職業(yè)素質(zhì)，規(guī)范工作，保證學(xué)生檔案信息的安全性。

3 電子檔案數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢(shì)

3.1 信息豐富全面，便于為學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展提供個(gè)性建議。大學(xué)是高校學(xué)生個(gè)人發(fā)展的重要階段，全面搜集與學(xué)生有關(guān)的信息，為每個(gè)學(xué)生建立個(gè)性化檔案，有助于全面分析和了解學(xué)生當(dāng)前狀況。從大數(shù)據(jù)的觀點(diǎn)來看，電子檔案數(shù)據(jù)為預(yù)測(cè)學(xué)生個(gè)人優(yōu)勢(shì)與不足提供了基礎(chǔ)，便于輔導(dǎo)員和任課教師快速了解學(xué)生的狀況，及時(shí)跟進(jìn)教育教學(xué)策略，同時(shí)豐富的數(shù)據(jù)可以為學(xué)生的性格評(píng)價(jià)、個(gè)人發(fā)展、求職就業(yè)提供建議。

3.2 檔案支持?jǐn)U展，便于管理者及時(shí)維護(hù)更新學(xué)生數(shù)據(jù)。電子檔案數(shù)據(jù)方便隨時(shí)更新和擴(kuò)展，便于高校輔導(dǎo)員、任課教師甚至是家長(zhǎng)隨時(shí)了解學(xué)生的狀態(tài)，及時(shí)對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)生活中遇到的問題困惑予以疏導(dǎo)和解決，對(duì)學(xué)生的優(yōu)秀表現(xiàn)予以肯定和鼓勵(lì)，方便教師結(jié)合學(xué)生的平時(shí)學(xué)習(xí)表現(xiàn)，制定出更加適當(dāng)?shù)慕逃虒W(xué)策略。各部門及時(shí)更新學(xué)生的信息、聯(lián)系方式、表現(xiàn)變化等，有助于促進(jìn)各部門之間工作的協(xié)調(diào)和配合，方便資源的共享，有效避免工作的重復(fù)，提高了學(xué)生管理的工作效率。

3.3 系統(tǒng)方便快捷，便于使用者快速整合不同需求信息。電子信息系統(tǒng)的高效性和便捷性自不用說，大數(shù)據(jù)技術(shù)解決了學(xué)生數(shù)據(jù)信息的豐富而帶來的工作量的增加。檔案查閱者通常并不需要閱讀檔案中的全部信息，電子檔案可以根據(jù)不同的條件重組和整合學(xué)生的檔案信息，使用者可以方便地在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中查找、定位、篩選各類信息，有針對(duì)性地提供目標(biāo)信息，最大限度地滿足各種需求。同時(shí)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)方便管理，對(duì)于新生入學(xué)、畢業(yè)生轉(zhuǎn)出等情況，管理者可以進(jìn)行批量操作，通過數(shù)據(jù)傳輸?shù)确绞綄?shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞，極大程度地避免了手工操作中會(huì)出現(xiàn)抄寫錯(cuò)誤、信息遺漏、檔案丟失等現(xiàn)象。

作者單位：中央民族大學(xué)理學(xué)院

來稿日期：2016-02-15