淺談事業單位檔案管理信息化建設

高穎

摘 要：進入新時期后，網絡技術得到了普及及運用，事業單位檔案管理過程中，需要積極開展信息化建設，創新檔案管理模式，增強事業單位檔案管理的便捷性和高效性，與社會現代化需求所適應，將檔案管理的作用充分發揮出來，促進事業單位的健康穩定發展。本文簡要分析了事業單位檔案管理信息化建設，希望能夠提供一些有價值的參考意見。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 信息化建設

具體來講，檔案管理信息化建設指的是檔案原始內容信息不受影響的基礎上，信息轉換檔案本身以及檔案形式，通過檔案信息化建設，與社會現代化需求、市場經濟發展需求所適應。為了能夠有效共享檔案信息資源，事業單位辦公運行工作效率得到提升，事業單位需要積極開展檔案管理信息化建設工作，促進事業單位健康、有序發展。

一、事業單位檔案信息化管理的特點

1.檔案存儲環境優勢。傳統檔案管理模式下，采取紙質資源和人工錄入，紙張容易遭到損壞，增加了信息資源采集、存儲和管理的難度。而通過信息化建設，則可以將電子、網絡平臺構建起來，采取電子錄入的方式，可以更好地管理信息內容，檔案信息管理的方式、途徑也得到了改變，能夠在電子磁盤中存儲檔案，檔案不需要占據較大的空間，信息管理、儲存難度降低。信息化管理模式下，對存儲環境沒有較高的要求，可以更好地開展信息儲存工作。

2.檔案使用查詢優勢。檔案信息是事業單位發展的重要基礎，在檔案使用和查詢方面，需要重點考慮信息資源的管理和運用，更加便捷地共享信息。傳統的檔案使用和查詢模式下，容易有諸多問題出現，如紙張老化、繁瑣的手續等。為了促使檔案資源利用率得到顯著提高，檔案使用流程得到優化，需要積極開展信息化檔案管理。

二、現階段事業單位檔案信息化管理中存在的問題

1.事業單位沒有充分重視檔案管理工作。調查研究發現，部分事業單位對自身發展比較重視，而忽略了檔案管理工作的開展，僅僅將高技術人才引入過來，在檔案管理信息化建設方面沒有足夠的投入，影響到事業單位檔案管理建設的有效性和完善性；且事業單位在檔案信息化建設中沒有投入足夠的資金，沒有將事業單位檔案管理信息化資金機制構建起來，這樣就影響到事業單位檔案管理信息化建設的發展速度，影響到事業單位的健康、持續發展。

2.事業單位檔案管理信息化建設存在弊端。部分事業單位在發展過程中，雖然開展了檔案管理信息化建設內容，但是依然將紙質錄入的方式運用到辦公過程中，導致后期資料查找和使用等方面出現較大的難度；同時，本種辦公模式下，不容易保存辦公資料，增加檔案管理難度。因為管理等因素的綜合作用，事業單位丟失掉大量早期辦公資料，制約到單位未來的發展。

3.事業單位缺乏檔案管理信息化建設方面的人才。人才是21世紀的核心要素，只有具備了高新技術人才，方可以順利開展事業單位檔案管理信息化建設。但是相較于私營企業，事業單位有一定的門檻，人才流動機制受限，吸引不到優秀的人才，導致在檔案管理信息化建設中，缺乏相應的人才。現階段檔案管理從事人員往往具有較大的年齡，接受新事物難度較大，導致檔案管理信息化建設進程比較滯后。

三、事業單位檔案管理信息化建設的發展策略

1.大力提升管理人員的綜合素質。管理人員是檔案信息化建設的重要基礎，需要大力提升管理人員的綜合素質，推進檔案信息化建設進程。首先，要通過教育、培訓等措施的運用，讓檔案管理人員從思想上重視檔案工作，把握工作開展過程中的注意事項；其次，要定期經常地培訓檔案管理工作人員，如積極開展檔案管理講座，深入講解檔案工作信息化、檔案管理常態化、檔案工作目標管理要求等方面的內容，促使檔案管理人員的工作技能、計算機技術水平等得到有效提升；同時，構建嚴格完善的考核機制，考核檔案管理人員的各項專業能力，不斷提升其綜合素質，培養出大量優秀人才，滿足事業單位檔案管理信息化建設要求。

2.積極開展檔案管理硬件建設。為了促使檔案資料能夠得到有效保存，事業單位檔案管理部門需要積極開展硬件設施建設，保證硬件設施具有穩定的性能，且不會受到外界的破壞。在硬件設施建設中，需要投入足夠的資金，以便促使檔案工作管理得到順利開展，檔案資料得到切實保存。檔案管理工作中，需要積極滲透高水平技術，將電子存儲的功能作用充分發揮出來。只有具備了相應的備份硬件，方可以具有符合要求的儲存容量，進而順利開展信息錄入、存儲工作。

3.結業事業單位發展需求，對檔案管理信息化總體規劃科學制定。為了能夠協調發展檔案信息化，事業單位需要對檔案信息化系統的靈活性、可擴展性充分重視，結合單位實際情況，對檔案管理信息化總體規劃科學制定。要將事業單位人才信息需求充分納入考慮范圍，結合經濟發展要求，將網絡管理模式完善構建起來，且構建的網絡管理模式在靈活性與可擴展性方面也需要與事業單位實際發展需求所適應。

4.構建實用的檔案信息網站。事業單位檔案部門需要積極構建檔案信息網站，以便順利實現事業單位發展檔案管理的信息化。借助于網頁形式，可以將檔案信息服務提供給相關人員，促使檔案信息網上咨詢、查找、電子文件下載、瀏覽使用等服務功能得到實現，提升檔案信息化管理水平。通過構建實用的檔案信息網站，為了方便共享檔案信息資源，要對檔案信息管理操作系統合理選擇，保證具有升級開發能力，以便與檔案網絡管理不斷發展的需求所適應，順利開展檔案信息化建設。要將市場上比較主流的標準化設備運用過來，積極聯系具有一定實力的軟硬件公司，結合事業單位具體情況，針對性地定做檔案管理操作系統，以便促使檔案信息得到有效的更新和換代，更好地管理和操作檔案數據。

5.做好定期維護及涉密管理工作，促使安全運行得到保證。對于檔案管理來講，需要對檔案信息化設備與檔案信息管理系統定期檢查和維護，檔案信息化設備包括磁盤陣列、服務器、掃描儀、計算機等，而檔案信息管理系統則包括電子檔案網絡、檔案信息網站等，且病毒檢測檔案信息網絡，促使檔案信息化設備、檔案信息網絡運行的安全性和穩定性得到保證，檔案信息安全得到切實維護。同時，要做好涉密管理工作，對保密承諾書科學簽訂，對檔案信息公開保密審查程序有機規范，在公開檔案信息之前，需要設置專門的工作人員保密審查所有的內容，保證不會公開涉密信息，促使檔案信息失泄密隱患得到消除，檔案信息安全得到保證。

四、結語

綜上所述，傳統檔案管理模式在實踐中逐漸暴露出來了諸多的問題和不足，影響到事業單位的整體發展和進步。針對這種情況，就需要深入開展信息化建設，大力培養人才，投入足夠資金成本，加強軟、硬件設施建設，共享信息資源，加強檔案資源的管理和利用，進而充分發揮檔案管理的功能和作用。

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