淺談秘書人員如何提升溝通能力

韓茹

[摘 要] 秘書崗位處在領導與職能機構與受控系統的中間，秘書人員是紐帶，是橋梁，溝通左右內外的關系，直接輔助領導實施管理。因其職能的特殊性，所以溝通能力的強弱，直接影響秘書的工作效率。從秘書人員與領導溝通、與同事溝通兩個方面闡釋了秘書人員如何提升溝通能力。

[關 鍵 詞] 秘書；溝通能力；提升方法

[中圖分類號] C931.46 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）28-0069-01

當下，秘書崗位的市場需求量很大，秘書職業的薪資待遇和發展前景也讓很多求職者趨之若鶩。經常有人將秘書職業稱為夾心族。原因就在于秘書人員崗位和職能的中介性。處在中間態的秘書人員，溝通能力的高低，直接影響工作的效率。

一、與領導溝通

秘書與領導之間的溝通是職場中頻次最高、也是最關鍵的溝通。秘書崗位是因為領導崗位的需要而設置的，秘書崗位的重要價值在于輔助領導決策、輔助領導實施管理，而在工作過程中，秘書是領導的耳目與喉舌，所以溝通自然更多。那秘書與領導如何實現良好溝通呢？

（一）秘書要把握領導的個人好惡、工作方式、工作思路

所謂知己知彼，百戰不殆，領導作為秘書首要的工作對象，秘書必須熟悉領導的個人好惡、領導的工作方式和思路，只有這樣，才能做好溝通。比如，領導出差返回當天一般喜歡回到單位聽工作匯報，那秘書人員就要提前搜集好資料安排會議。作為秘書要把握上情，了解領導，懂得恰當地投其所好，適時溝通，這樣才能事半功倍。

（二）秘書要能夠按照領導的工作需要“變形”

這里所謂的“變形”是指秘書人員要以領導工作目標的實現為目標，要以領導的需求進行自我改變。我們經常聽到形容秘書工作的一句話是“秘書是水，領導是容器，”這句話也恰當地描述了秘書與領導之間的關系。水本身是無形的，容器是有形的，以無形入有形，需改變其形方能成其形。秘書何嘗不是如此，秘書工作的總體目標就是服務于領導的工作目標。所以，秘書人員首先要把握領導的工作目標；其次要依照領導工作目標制定自我工作目標。比如，領導分管教育，那秘書人員就要了解前沿教育動態，平常要注意搜集這方面的信息，當領導需要時，為領導提供決策課題或者輔助領導決策。

（三）秘書與領導溝通時要善言

我們的溝通有書面語言溝通和口語溝通，還有其他非語言形式的溝通，當我們進行語言類溝通時，應注意語言的運用。比如，當提醒領導準時赴約時，語言應委婉，如“領導，您在下午3點與王氏木業的王董有約，您沒忘記吧？”“領導，下午3點與王氏木業王董的約會您能準時參加嗎？”顯然是后者更能讓人接受。在與領導溝通時，除了我們經常說的時間、地點、時機的選擇外，語言的運用也極其重要。不能因為領導納諫如流而口不擇言，秘書人員不僅要考慮領導的接受能力，也要考慮作為秘書人員的語言形象。

二、與同事的溝通

秘書作為上傳下達，溝通內外的紐帶，活動于領導與職能部門及受控系統之間，在普通大眾眼里，秘書是領導層的人員，而在領導眼里，秘書又是廣大員工。其實除部分高級秘書外，大部分秘書是普通工作人員，如何融洽地與同事相處，擁有良好的群眾基礎，對于秘書開展工作，營造融洽的工作氛圍、進行積極的溝通具有重要意義。

（一）真誠以待，和諧相處

秘書人員經常在領導身邊工作，在同事的感覺中，秘書要比其他同事與領導走得近一些，所以在某種程度上，秘書被排外的幾率就大一些。所以，秘書在與同事相處的過程中，應主動融入大眾中，真誠相待，與同事和諧共處。與同事相處融洽，對于秘書人員來說不僅可以形成融洽的工作氛圍，還可以緩解自己的工作壓力。

（二）講究原則，按章辦事

秘書在領導身邊工作，知道的機密事項多一些，而且工作的便利條件也多一些，所以就有可能遇到有些關系好的同事有事相求的時候。這個時候，作為秘書人員一定要嚴守紀律，按章辦事，不能徇私，不讓自己陷入被動。

（三）主動聯絡，共同進步

很多時候，每個部門的同事各自為政。這種情況下秘書人員要主動聯絡各部門，只有具有良好的群眾基礎才能更好地從事上傳下達的溝通工作。另外，在接待工作中，在對領導輔助決策中，了解各個部門的同事，也是自己增強與各部門溝通、拓寬信息源的良好途徑。

秘書人員溝通能力的提升是做好本職工作的基礎。秘書人員在日常溝通中，要倍加重視與領導同事溝通能力的提升，除了使用一些恰當的溝通技巧外，總結規律也會事半功倍。

參考文獻：

向國敏.現代秘書學與秘書實務[M].華東師范大學出版社，2006.