淺談火電企業招投標檔案的整理規范

譚俏梅

摘 要：通過分析火電企業招投標檔案管理存在的突出問題，提出招投標檔案整理規范的必要性，保證企業招投標檔案的規范化、精準化和高效管理。

關鍵詞：火電企業招投標檔案 必要性 整理規范

火電企業招投標檔案是在工程建設項目和生產管理活動等過程中形成的，是具有法律依據和保存價值的原始憑證?；痣娖髽I招投標檔案是指電廠在勘測、設計、施工、監理、調試、服務、生產以及設備、材料采購等過程中通過公開招（投）標、邀請招（投）標等形式形成的具有憑證作用和保存價值的各類文字、聲像等原始資料。招投標檔案是企業招投標活動的客觀記錄，是每個招投標項目的重要法律依據。同時，也是企業檔案的重要組成部分，是企業的重要資產。要想做好火電企業招投標檔案的管理工作，必須明確其歸檔范圍及保管期限、歸檔要求、整理方法和注意事項，這樣才能保證招投標檔案的齊全、完整、準確，才能做好招投標檔案的查考利用及管理工作。

一、制定火電企業招投標檔案整理規范的必要性。

1.企業招投標檔案數量龐大，歸檔內容不統一。為維護企業利益，企業根據項目金額基本都進行公開的招投標工作，這就使得招投標檔案的數量龐大。再者由于沒有一個統一的招投標歸檔范圍、要求及整理規范，致使每次招投標檔案的內容都不能達到齊全、完整、準確。

2.沒有出臺具體針對招投標檔案整理的規范、標準?！吨腥A人民共和國招投標法》《中華人民共和國招投標法實施條例》在對招投標檔案管理方面所規定的要求是比較模糊的，找不到有關“招投標檔案”的相關信息，只是提及要及時歸檔。在《火電企業檔案分類表（6—9大類）》、《電力工業企業檔案分類表（0—5大類）》這些分類表里也只能看見在分類下的“招標、投標文件”，都很粗略，沒有具體到是什么文件。在2013年6月由王黎平編著的《電力檔案標準化管理實施指南》的書中按照電力企業分類的新標準才出具了比較完善的招投標文件的歸檔范圍和保管期限，它分為招標機構、設備招投標文件、工程招投標文件、物資（材料）招投標文件、未中標投標文件幾大塊的內容，雖然內容基本涵蓋，但在實際整理的時候卻沒有一個整理規范可以依據，致使一些新接觸檔案管理的人員在整理招投標檔案時不知道卷內的排列順序及整理原則，造成立卷不合理、招標投標文件放在一卷等問題。所以，有關招投標檔案的整理規范在企業中還是很有必要的。

二、火電企業招投標檔案的整理規范的重點內容

1.對招投標檔案的質量要求。歸檔的招投標文件材料必須是原件，文件內容必須真實、準確、完整、有效，字跡清楚、簽字蓋章規范，手續完備，書寫材料應用碳素筆或藍黑筆等書寫，不得使用鉛筆或圓珠筆等不耐久的書寫材料，歸檔的文件必須按項目流程順序經過系統整理。電子文件符合電子檔案歸檔要求。

2.招投標檔案的歸檔時間。項目招投標文件應在合同簽訂后一個月內歸檔；也可按照自己企業的實際情況而定。

3.招投標檔案的歸檔份數。在基建期的招投標項目應歸檔兩份，生產期的可歸檔一份。

4. 招投標檔案的整理方法。

4.1分類。火電企業在新建和擴建過程中形成的招投標文件歸入“基本建設”8大類，采用案卷級立卷方法整理立卷。機組投入生產后可根據具體情況歸入“經營管理”2大類。也可根據本企業招投標項目及檔案數量歸入“生產技術管理”3大類和“經營管理”2大類，作為文書檔案整理存檔，即以件為單位進行裝訂、分類、排列、編目、掃描掛接、裝盒。

4.2組卷。紙質招投標文件整理順序包含：①季度招標計劃（含月度招標計劃）。②公司內部招標文件審查紀要（含招標文件的編寫及文件審查會議紀要）及招標文件（含商務、技術卷、澄清）。③招標公告（或投標邀請函、資格預審公告）及資格預審（含資格預審文件及澄清文件、資格預審申請文件及澄清文件、預審報告及通知書）、最高限價公布單。④評標委員會成員名單（含本公司參加上級評標人員申請表）及招標文件購買記錄。⑤開標文件（含開標記錄表、標底文件、投標文件接收登記表、開標一覽表）等。⑥評標文件（含評標報告、打分表、投標文件的澄清及說明、廢標理由說明）。⑦招標項目監標意見書（含法律咨詢意見書）。⑧定標文件（含中標通知書）。⑨其它有價值的相關資料。具體的內容可根據招投標項目來確定。保管期限為30年。中標單位的投標文件包括商務、技術、報價文件，保管期限為永久。未中標的投標文件也應作為檔案整理歸檔（確保第一未中標單位投標文件歸檔），不能作為資料保存，保管期限為10年。本文只針對在招投標檔案整理過程中的普遍疑義，對招投標項目的資料內容給出要求，對招投標過程資料給出大致順序，具體整理按保管期限區分，以不違背檔案整理標準及方便利用為原則進行整理。我們將火電企業的招投標檔案做到規范、精準、高效管理，不僅能完整反應企業的招投標項目過程，同時也是對企業重要資產的保管，是維護項目經辦人權益及企業利益的一種有效手段，更有利于提升檔案的服務質量和服務水平，我們要結合企業發展需求，不斷創新管理方法，將企業的招投標檔案管理推向一個新高度。

參考文獻：

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