辦公室行政管理精細化的思路與對策

李桂林

摘 要：企業辦公室是十分重要的部門，它是企業的樞紐，而行政管理則是辦公室管理工作中的重要內容，對保障辦公室工作效率有重要意義。現階段，各大企業競爭日益激烈，要想使企業更好的迎接挑戰，就需要提升辦公室行政管理效率。由于目前企業辦公室行政管理問題頻發，急需采取有效措施進行解決，因此，精細化管理被應用于辦公室行政管理中是大勢所趨。

關鍵詞：辦公室；行政管理；精細化；思路；對策

如何實現辦公室行政管理的精細化一直是企業管理人員重視的問題之一。精細化代表養企業管理工作的新方向和新趨勢，科學合理的對企業進行規范的管理，將工作具體化和精細化，在節省管理成木的同時，提升管理成效。

一、辦公室行政管理精細化的思路

對于辦公室內部的管理精細化，應當將其看作管理發展的趨勢走向，各辦公室的行政管理做到精細化，能夠有效降低管理成木，提升管理工作效率，這是企業高層管理者所希望看到的。因此，對于企業而高，可以從以下幾個方而來進行辦公室的精細化管理以達到管理者的目的。

（一）采用量化和細化方式管理科目

通過研究現狀我們不難看出，在當前企業建設中，大部分的企業在管理方而沒能做好延續和實效的管理，處于一種較為模糊的狀態。在實際工作中，更加注重的是管理者能力的發揮，而非對工作進行具體的量化和細化，忽略了精細化的重要性。因而，想要實現辦公室行政管理的精細化，就應當徹底轉變當前的管理模式，將管理工作合理的量化和細化，達到辦公室行政管理的目標。所謂的精細化工作是指將某個工作或是任務根據其自身特性及邏輯，分為多個部分，便于上級領導和管理者更加直觀的分析和考慮，掌握工作中的細節部分。這種合理的精細化模式，能夠將任務和工作合理分配，依照分配好的內容進行工作，劃分好工作流程，節省工作時間，同時，又能提升每一部分的工作成效和管理水平，使整體工作的工作效率得到很大的提升。而量化則是指對每一部分的工作都測量其工作量，改變傳統的任務安排模式，將其轉為量化安排工作。

（二）加入標準化和流程化的理念

自十一世紀以來，大多數企業的生產方式都陸續轉為流水線作業。這樣的作業方式，對于提升作業水平，提高整體工作效率都有養重大的意義。對于現階段的辦公室行政管理，也惡意采用流水線的模式進行工作管理。將管理工作流程化，就能夠對每部分的工作行程詳細的分析和了解，同時，根據其具體情祝和其他部分的工作進行對接。標準化指的是在傳統流程化管理的基礎上，加入日常工作的整理，建立科學和完善的管理工作標準，形成一套健全的管理體系。在當前的辦公室行政管理中，加入流程化及標準化管理，能夠有效可靠的保證行政管理實現精細化。

（三）加強經濟化意識及協同化意識

對于一個企業而高，辦公室的行政管理精細化工作不能僅靠個人來完成，而是需要各個部分之間相互協調和配合來實現的。以文件簽收舉例，從接手到辦理最后存檔，其中的各個環節及步驟都需要部門間的相互配合。因此，各個部門及其成員都應當建立協同化意識，同時也要具備經濟化意識，盡可能在投入最小的成木的基礎之上完成任務并獲取最大程度的效益。近年來，在辦公室的行政中更應當大力推行，使辦公人員在此管理模式之上減少投入的管理成木，提升企業工作管理效率。

二、實現辦公室行政管理精細化的對策

對于辦公室的行政管理經濟化來說，不僅僅是指工作的模式發生轉變，還是對于企業整體的管理模式進行轉變，要求每一位管理工作者都提升自身素質，依照實際工作情祝，不斷進行傳統模式的創新和改革，從木質上改變管理模式，實現辦公室行政管理工作的精細化和科學化。

（一）加大企業文化建設力度

當前許多企業在建設中，由于高層管理人員重視對下屬的培養。因此對于下屬的工作特點和個性都有養一定的了解，對其工作中易出現的問題也有一定的掌握。在現階段的企業管理中，應當提成和推行這樣的管理理念，通過細節實現企業的管理，凸顯管理成效，能夠給企業帶來更好的風氣和文化建設方向。

（二）推行制度化管理

想要更好的實現辦公室的行政管理，應當制定合理的約束機制和}激勵機制，制定完善的管理流程。在辦公室行政管理實現精細化之前，企業的內部應當形成一套合理、完善的企業規章，使其成為企業工作中的重要準則，也是行事的重要依據，如果企業內部沒能形成科學、統一的規范，那么企業就無法真正實現自身的戰略。

（三）提升員工素質

企業進行內部建設時，應當做好對于員工個人素質和能力的培養。從具體角度來說，辦公室的管理精細化的最終目標是將員工的個人能力和職業素養完全發揮，融入其具體工作中。因此，想要實現辦公室管理的精細化，就應當引進和培養出高素質的專業人才，通過對其培訓和職業化規范，能夠真正實現工作的精細化和標準化，大大提高行政工作的效率和質量對于企業整體來說，應當重視起內部各個部門的細節管理。將每個月的工作任務量化，能夠有效反映出工作成績及工作情況，將管理工作中的各個步驟都確認到個人。因此，提升工作人員的職業素質意義重大。

（四）加強員工的精細化意識

在當前的企業建設中，只有做好細節工作，加強員工的精細化意識，才能夠推動企業的發展創新。辦公室的行政管理精細化更是能夠體現細節工作的重要性。因此，應當加強員工的規范意識，同時培養起創新精神。在企業中，創新工作建立在企業完善的規范管理制度之上，企業的規范制度是一切工作開始的根木。應當培養員工嚴格按照企業管理制度的要求，將工作不斷精細化，在依照規章制度完成規定的任務的基礎之上引導員工進行思維發散和創新，將企業引上發展和成功的道路。

（五）以制度化推進精細化

對于企業來說，實行辦公室精細化管理是提升整體管理水平的關鍵。為此，要想在實行精細化管理過程中把精細化管理理念滲透到每一位員工思想中，首先必須要制定出一套科學的管理制度，對采購、銷售、財務、薪酬、調研、宣傳等各個工作環節作出詳細規定。對于重大事項以及集體決策，要經過集體討論，采取民主決策機制，秉持公平、公正、公開原則，進一步提高輔助決策的質量。對于符合當前實際需要的機制給予保留，過時的及時摒棄，最終形成一套高效、科學、合理的管理體系，以此來激勵和約束員工，為精細化管理辦事提供依據。最后，要求員工根據制度辦事，實現有據可依，有責可循，各個部門既相互獨立，又相互配合，互相監督，建立監督以及批評渠道，形成互動的管理監督機制。

（六）重視管理人員意識的養成以及實際應用

企業管理人員應加強對基層辦公室的管理調研力度，按照各個工作崗位特點，結合企業的實際情況，制定出符合辦公室的管理方式。同時，在制定過程當中，把“精華、細化”作為依據標準，把各種管理工作精確分解，并充分考慮不同工作間的共性和異性，同時具備先覺管理意識，積極主動采取精細化管理手段，對各種工作任務進行科學分配。在日常中，應與時俱進，以自身帶動企業員工共同成長進步，充分發揮出自身的領導作用，除了對相關紀律問題作出硬性規定之外，還應該對所有的工作責任、流程以及方向作出具體的規定，營造出積極向上、和諧融洽的工作氛圍，加強對員工的宣傳及教育工作，進一步落實完善員工福利制度，保障員工利益，進一步提高員工的積極性，增強他們的集體榮譽感。

（七）全而提高企業員工的職業素養

要想保障企業精細化管理工作順利開展，就必須對企業員工提出更高的要求。高層管理人員首先要幫助員工構建學習平臺，為企業員工提供更多的培訓機會，加強員工在理論知識、技術操作能力以及素養等方而的培訓力度，確保每一位員工都能成為高技能、高素質的人才，并把這種技能和素養逐步運用到日常工作中，全而提高工作效率和工作質量。其次，在實際工作中，還應努力提高每一位企業員工的經濟化意識，培養他們的團結協作精神，促使他們意識到團隊合作的重要性，學會彼此尊重，彼此理解，互相幫助，互相鼓勵，營造出和諧融洽、健康積極的工作氛圍，讓每一位員工把企業當成第二個家，樹立與企業共存亡的理想信念。最后，在整個辦公室行政精細化管理過程中，注重細節，因為細節具備寶貴的價值，在管理過程中發揮著不可替代的作用。在實際工作中，要求員工始終堅持規范性的操作原則，嚴格律己，注重細節，在細節中發現問題，并及時解決問題，把管理中的創新技巧與規范性技巧相結合，摒棄傳統的工作方式，逐步培養出精細化的工作習慣，并把這種習慣沿用到實際工作中，全而提高辦公室整體工作效率。

三、結語

綜上所述，辦公室行政管理工作質量的高低，關乎著企業的發展，因此，為了能夠讓企業辦公室管理工作效率得到提升，就需要運用有效的管理方法和策略。而在眾多管理方法中，精細化管理的應用取得了顯著效果。所以，應該對精細化管理的思路進行分析，提出實施精細化管理的具體對策，使企業辦公室行政精細化管理發揮作用，為企業更好的發展提供保障。

參考文獻：

[1]工紅艷.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].價值工程，2013，（31）：128-129.

[2]周水橋.以管理精細化追求效益最大化[J]..中國電力企業管理，2011，（3）：53-51.