淺議如何做好新常態下的城鄉居民養老保險檔案管理

徐艷麗

摘 要：現階段，人們對于社會養老保險有了新的認識，群眾逐漸的認可養老保險，因此投保的人數也在增加。每一個投保人都有自己的檔案資料，投保人數在增加，檔案的數量也在增加，使得管理檔案的工作更艱巨。養老保險也是民生的一種表現，因此為了能夠保證人們的利益，要做好養老保險工作。而處理養老保險檔案就是做好養老保險工作的措施之一。本篇文章主要是探討了在當前社會如何做好養老保險工作。

關鍵詞：養老保險；投保人；檔案

養老保險檔案是指居民在辦理的保險的時候，出現了文字材料等等，而這些材料是具有法律效益的，通過這些檔案信息可以知道投保人應該繳納的費用以及享受的待遇。養老保險檔案也是我國檔案資源的一種，檔案的重要性眾所周知，因此要管理好養老保險檔案。

1 新常態下做好城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的意義

1.1 事關城鄉居民社會養老保險制度改革進程

隨著全國統一并軌制度的推行，城鄉居民社會養老保險制度又增添了新的內容和新的要求。我們城鄉居民社會養老保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對60歲以上老人的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的城鄉居民社會養老保險檔案管理，我們整個居民社會養老保險部門的工作就會陷入困境。

1.2 事關城鄉居民的切身利益

一個參保人從辦理參保手續到離退休享受社會養老保險待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要采集個人信息，并作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納保險費、劃撥個人帳戶、計算利息等。當新老農保制度進行銜接及居民與職工養老保險進行流動時，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出等手續，這些詳細資料的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。城鄉居民社會養老保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

1.3 事關經辦部門的工作質量和辦事效率

檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。

2 當前存在的問題

2.1 管理人員的工作意識稍顯不足，尤其是基層的管理人員

因為檔案多，而且覺得自己是基層工作人員，在出現錯誤的時候，也不容易被發現。因此不重視工作，沒有良好的工作態度。很多管理人員都認為對于養老保險檔案的管理并不能為單位獲益，也不能給自己帶來好處，因此更加散漫的工作。還有一個問題就是基層的管理人員數量少，不能完成管理任務。而且部分城鄉沒有管理室，使得一些應該歸檔的檔案不能及時歸檔，而管理人員也不能馬上對這些檔案管理，由于沒有位置就只能隨意的存放，有些檔案放到了潮濕的地方，而有些檔案也沒有防火措施。這樣就使檔案管理工作有難度。

2.2 檔案管理工作人員的素質偏低

他們沒有經過系統的專業知識培訓，缺乏檔案管理的專業知識和現代檔案管理技能，檔案管理手段和方式落后，檔案工作質量不能得到保證。

2.3 在管理養老保險檔案的時候，應該使用正規的管理方式，同時遵守一定的管理規范

由于我國的城鄉養老保險管理檔案工作剛剛起步，而且這種檔案業余其他的管理對象不同，因此在對其管理的時候，缺乏標準，這也就使得不同地區在管理檔案的時候，采用不同的管理方法，從而出現了不同水平的管理模式。養老保險檔案很多，部分檔案需要歸檔，也有的一些檔案需要銷毀，但是歸檔之后，檔案應該保存在哪里？在什么地方銷毀等都是需要管理去解決的問題。因為某些檔案的相似度高，為了減輕工作量，可以將這些檔案集中管理，但是如何才能讓檔案集中，以及最佳的管理方式是什么？這些問題業需要管理人員去解決。如果沒有一個正確的工作秩序，沒有標準化的管理，那么養老保險工作會是苦難重重。

2.4 手段落后，管理水平偏低

近年來，隨著城鄉居民社會養老保險的全面啟動和業務量的逐步加大，有的經辦機構實施了檔案的微機化管理，但由于軟件、硬件、人員沒有實現有機結合，有的缺乏相應軟件，有的缺乏專業人才，因而未能發揮出應有的效能。

3 做好城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的途徑

3.1 加大對養老保險檔案的宣傳，選擇最有效果的宣傳方式加大宣傳力度，從普通的群眾到領導干部都要有管理意識

通過宣傳讓對養老保險管理工作不重視的人也對與管理工作有了了解，各級部門都要加強對養老保險檔案的管理，而政府更應該重視檔案的管理工作，支持管理檔案，對于管理工作的支持主要表現在資金以及人力上，為管理工作提供資金，在社會上選拔優秀的人才從事管理工作，解決資金以及人手緊缺的問題。建立和諧的管理環境，使工作人員能在一個良好的氣氛下管理檔案。

3.2 完善養老保險檔案管理制度，在制度下優化管理方式

國家已經出臺了與養老保險檔案管理有關的法律。法律中明確的確定了檔案管理的期限。因為檔案的分類多，因此在管理檔案的時候，應該有完善的管理制度。工作人員在管理的時候，也要按照規定管理。在收集養老保險檔案的時候，也應該做好整理以及存檔的工作。每一項工作都有自己的章程，而且還要符合檔案管理的要求。檔案在未歸檔之前，基本以書面材料為主，還有很多的圖表、賬薄等，在歸檔之前也要做好材料的統計工作，并保證材料能及時的歸檔。

3.3 對于養老保險檔案的管理工作要加大投入，以此來增強管理水平

各級在管理檔案的時候，都會有苦難，以城鄉養老部門為例，最主要的問題就是缺少資金。沒有足夠的資金，就不能購買設備，也不能建立新的檔案室。因此要加大資金投入。在管理檔案的時候，應該按照相同的標準，為了減輕檔案的管理工作，可以使用計算機，通過電腦操作記錄或者是保存檔案。在保管檔案的時候，還要有專門的管理軟件，這個軟件只用于收集資料，而且養老保險部門使用的是同一種軟件。這個管理軟件具有幾種功能，編輯檔案，自動搜索以及查詢檔案等。

結束語

城鄉居民的社會養老保險檔案是一種重要的福利依據，它保障著的是廣大勞動者能“老有所依”。養老保險制度屬于我國社會保障制度不可或缺的一部分，是構建和諧社會的重要手段。讓我們重視并想方設法提高城鄉居民社會養老保險的檔案管理水平，在自己的崗位上發揮自己的光和熱，讓更多的群眾受益！

參考文獻

[1]鄭夕云.淺談城鄉居民社會養老保險業務檔案的收集、整理工作[J].就業與保障，2013.

[2]楊玉忠.檔案管理如何達到“五星級”標準[N].政府采購信息報，2007.

[3]戴喜梅.高校檔案管理人員職業倦怠與成就動機的調查研究[D].上海：華東師范大學，2010.