提升檔案管理信息化的思考

張曉婷 鐘鵬

[摘要]文書信息已經是我國文書研究的重要資料來源，而文書檔案流程信息也是一個不斷積累的過程。針對各種復雜有序的數據，如果我們可以使用計算機通信技術實現文書檔案信息化，將有利于促進對文書的研究。文書檔案信息化的特點是準確、快捷，而且它所帶來的系列優勢不但可以促進改善文書檔案信息系統化，更有利于加快文書研究。從最早的手工管理逐漸發展成為檔案一體化管理，拋開了以往繁冗、復雜的管理方式，不僅避免了紙質管理不能長久保存的問題，還節省了人力、物力。計算機的廣泛應用使檔案領域進入了電子時代，使之更好地為經濟和社會發展服務。

[關鍵詞]信息化 檔案管理 建議

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）02-0131-01

在當今信息時代，檔案管理的現代化已成為檔案管理的發展趨勢。作為新時代的檔案管理者，在思想意識上要超前，不僅要熟練掌握計算機應用的基本知識，還要學會建立各類檔案數據庫，將檔案信息輸入到計算機。方便快捷的查詢方式，讓以往查詢檔案繁瑣復雜、效率低的情況成為過去式，檔案現代化成為辦公自動化和管理現代化的有力支柱。

一、信息化背景下檔案管理遇到的問題

（一）缺少真正懂行的決策者

一般來講，信息化的建設是存在人們思維潛意識中觀念的轉變，文書檔案的信息化建設亦是如此。決策者如檔案管理部門的領導，尤其是分管檔案的信息化建設領導，在檔案信息化管理方面起到了舉足輕重的作用。因此，領導的信息化程度會直接影響檔案信息化的成敗。然而，就目前的我國有關檔案部門中，有相當大的一部分檔案部門領導未達到要求，所能識別的信息化技術不高；另一方面由于受到思想的禁錮又懶于接受新知識，更談不上進行專項研究了，這就導致了決策上的不科學。

（二）缺少信息化專業人才

整體來看，文書檔案的信息化管理部門中不但復合型人才短缺，而且也存在管理部門、機構的不合理，整體素質有待提高。檔案的信息化管理是一個龐大的系統工程，需要大批的專業化信息人才來滿足工作的需求，但現在的體制還遠遠未達到，和其他部門相比，文書檔案部門的社會地位以及現有資源都處于一種劣勢。比如，很多在單位兼職的管理人員面對繁鎖的工作，使得他們沒有時間去研究關于檔案管理的方法和技巧。基于這方面的原因，檔案部門難以引進復合型人才，而內部原有的檔案信息人才的流失無一不加劇了檔案部門信息化人才的匱乏，特別是在中小城市，這種的現象尤為突顯。另外，有關檔案管理部門也缺少規范有序的培訓機制，這種現象也是檔案信息化管理中人才短缺的又一原因。

二、信息化背景下檔案管理工作的措施

（一）完善文書檔案的信息化管理機制

在文書資料檔案管理現代化的進程中，工作應該與時俱進，了解和采用新的方法來加強對文書資料的管理。在實際的工作中，從可持續發展的角度看檔案資料規整工作，應對文書資料的檔案電子化后遇到的新問題，不斷地提高文書資料的檔案管理科技水平。電子文件具有體積小、信息容量大、檢索快速的長處，但也有安全問題的缺點，如可以篡改原稿致使無法識別，對硬件和軟件的依靠性強等；紙質文件的長處是真實性和可靠性，但也存在信息存儲量小，占用空間較大的缺點。傳統的檔案管理中的長處仍需發揚，同時改革傳統的辦公檔案管理中落后的治理方法、技術。我們不妨開放思維，利用文書檔案的數據信息，使用新的方法來指導文書資料檔案治理的現代化，完善管理機制，把傳統的辦公檔案管理方法和現代化的辦公室檔案管理方式緊密結合。

（二）提高相關管理人員的專業素質

加強治理職員的計算機應用知識學習和實際操縱技能，幫助他們更快地掌握信息化技巧。另外，檔案管理職員還需要不斷地學習新知識，只有不斷地擴充新知識，才能輔助自己提升檔案管理的綜合能力。只有提高老員工的實際操作技術，才能更好地融入當今現代化的檔案管理工作，使相關文書檔案的管理職員盡快適應現代化的現狀，從而更好地為單位乃至整個社會服務。需要提前制定可行的相關培訓計劃及目標。根據業務水平的不同，因材施教、循序漸誘、因人而異，內容涉及職員的崗前培訓、專業查找等。跟隨信息化的步伐，傳統的檔案治理方法已經無法跟上當今工作信息化的發展需要，文書管理相關單位需要培育一批高素質、專業化的檔案管理職員，以應對檔案管理的信息化建設。

三、結語

除了最大限度地提高查找效率，文書信息化管理還方便各類管理分析和決策工作，能充分地發揮信息化技術在文書檔案管理中的應用價值，提高相關有效資源的利用。在文書研究過程中，文書檔案的信息化管理工作在涉及到的工作中發揮著舉足輕重的作用。因此，需要高度重視文書檔案信息化的現代信息技術專業人才的培養，從而實現文書檔案信息化管理方面的持續發展。

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責任編輯：張麗