淺議信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化

王楠

[摘要]互聯網的普及使我國社會逐步進入信息化時代，這給行政事業單位檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。檔案管理在行政事業單位發展中發揮的作用是不容忽視的。所以，在信息化背景下如何實現檔案管理工作的科學化成為相關部門所面臨的一項重大課題。鑒于此，本文首先對行政事業單位檔案管理的現狀進行介紹，并在此基礎上探討如何實現檔案管理科學化，以此來切實提高行政事業單位檔案管理的水平。

[關鍵詞]信息化 行政事業單位 檔案管理

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）02-0129-01

21世紀已經步入信息化時代，信息資源成為各個領域的重要戰略資源。行政事業單位在開展檔案管理工作時，往往忽視了檔案的重要性，對檔案在單位發展中的作用認識不足，還沒有完善檔案科學化管理工作。檔案管理看似簡單，實際上包含著一定的技術性，做好檔案管理工作，不僅可以提高單位整體的管理水平，而且對推動行政事業單位的長足發展也具有重要意義。因此，實現行政事業單位檔案科學化管理至關重要，這應該引起相關部門的高度重視。

一、事業單位檔案管理的現狀

（一）檔案管理工作缺乏足夠的重視

從我國行政事業單位信息檔案管理工作的整體水平來看，較之一些發達國家，仍然有很大差距。究其原因，主要是因為部分行政事業單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，工作開展中缺乏健全的制度作為支撐，加上檔案管理工作涉及內容較多，從而導致管理效果達不到要求。

（二）檔案管理現代化水平不高

隨著我國科學技術的飛速發展，越來越多的先進設備和技術被引入到事業單位檔案管理工作中，但由于對這些設備和技術缺乏充分利用，從而導致當前事業單位檔案管理工作的現代化水平仍然相對較低，檔案管理機構的設置較為混亂，這又導致了檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強，沒有明確的檔案管理工作目標及科學的管理手段。此外，也沒有結合部門的實際情況制定標準規范的檔案管理模式，而且對于檔案資料的開發與利用也相對較為薄弱，這些問題造成了事業單位檔案管理工作水平得不到有效的提升。

（三）管理人員素質參差不齊

目前，很多從事檔案管理的人員在業務技能和管理能力方面都無法滿足檔案管理的根本需求，尤其是一些鄉鎮事業單位的檔案管理人員，無論是專業水平還是文化程度都相對較低，甚至還有些管理人員是從其他部門轉借來的，這類人員往往身兼數職，無法將全部精力放在檔案管理工作上，從而導致檔案管理水平低下，檔案利用率不高。除此之外，事業單位對檔案管理人員素質的要求在不斷提高，但對員工的培訓工作卻并沒有得到有效開展，從而使員工的業務水平和技術能力落后，在開展管理工作的時候顯得力不從心，無法提高檔案管理工作的整體質量。

二、實現檔案管理科學化的措施

（一）建立健全的檔案管理制度

目前，我國大部分行政事業單位并沒有制定完善的檔案管理制度。想要提升檔案管理工作的質量，必須建立起一套科學、完善的檔案管理制度，管理制度中要對檔案管理工作人員的工作流程、日常行為等進行嚴格規定，從而推動檔案管理的標準化及規范化。首先，事業單位要根據單位自身的實際情況，制定科學的制度，制度要涉及檔案的收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索及安全保管等方面，在不斷的實踐中進行摸索，逐漸將其完善，并且要采取有效手段，保證制定的各項措施得到有效落實。其次，對立卷歸檔標準進行嚴格規定，保證檔案的及時性，做好案卷的裝訂工作，提高案卷管理質量。

（二）實現檔案管理的信息化

隨著科學技術的快速發展，計算機得到了普遍應用，在各個領域均發揮著重要作用。檔案管理工作應當與時俱進，引進信息化技術。紙質檔案經過核查，沒有任何錯誤后，用掃描儀將其掃描到電腦上，形成電子檔案，并對檔案進行檢索關鍵詞設置，其目的是便于查詢檔案信息。除此之外，要對每個檔案進行編號，通過輸入編號就可以進行調檔。為了防止檔案丟失，可以對其進行備份。將信息化技術應用于檔案管理工作中，只需要一臺電腦即可實現，這降低了檔案管理的成本，而且只需要在搜索欄中輸入關鍵詞即可，查詢起來也更加方便，易于管理。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作看似簡單，實際上專業性很強，對于檔案管理工作人員的要求極高，既要有專業的管理知識，又要有責任心和使命感。此外，還要具備一定的管理能力，尤其是在信息化時代背景下，能夠熟練運用計算機軟件、掌握先進的管理方法。檔案管理人員自身要不斷學習，用知識武裝自己、提升自己，企事業單位要做好對檔案管理人員的培訓工作，只有掌握了相關的法律規定，具備較高的職業道德和綜合素質，掌握先進的管理方法，才能切實做好檔案管理工作。

三、結語

綜上所述，在信息化背景下，行政事業單位檔案管理工作還有很多有待完善的地方。面對這種情況，事業單位必須重新認識檔案管理工作的重要性，并在此基礎上結合單位發展實際情況，將計算機技術和互聯網技術充分利用起來，完善管理制度，創新管理方法，進而進一步實現檔案管理的科學化水平，以此來為行政事業單位的發展奠定堅實的基礎。

【參考文獻】

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責任編輯：楊柳