基層醫療衛生機構檔案交接問題及建議

王希

[摘要]“檔案工作無小事”。目前，即使是基層醫療衛生機構，檔案工作也已經日益成熟化、規范化、電子化。但由于基層醫療衛生機構中專業技術人員的特殊性，這些醫療衛生機構的檔案工作人員多以兼職人員為主，且流動性較高，在面臨檔案交接工作時往往會出現青黃不接的局面，存在不少實際問題。本文旨在從基層醫療衛生機構頻繁開展的檔案交接工作入手，就其中存在的三種常見的具體問題，即機構撤并、整體入館與人員變更提出相對應的對策和建議，從而幫助新接觸檔案交接工作的檔案工作人員盡快適應身份的轉變，順利完成檔案交接工作。

[關鍵詞]基層 衛生 檔案交接 建議

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）02-0127-02

一、機構撤并引起的檔案交接工作

（一）機構合并引起的檔案交接工作

1.情況概述。以郫縣為例，2003年4月，根據2002年郫縣機構編制委員會文件要求，郫縣衛生防疫站和郫縣血吸蟲病防治站兩家基層醫療衛生單位合并新建為郫縣疾病預防控制中心。郫縣衛生防疫站和郫縣血吸蟲病防治站兩家單位的原有檔案全部由合并后新建的郫縣疾病預防控制中心接收。2010年12月，這兩家單位原有檔案又由郫縣疾病預防控制中心整體移交給郫縣衛生局（現郫縣衛生和計劃生育局，下同）。

2.存在問題。在檔案移交過程中，由于這兩家單位成立時間較長，形成檔案較多，因此在清點過程中耗時較長。檔案移交中則主要存在檔案分類不夠規范的情況，具體表現為文書與實物檔案、文書與聲像檔案、文書與科技檔案均未能分開，后三類的檔案數量都一并統計在文書檔案中，不利于檔案的清點、保管和利用工作。

3.對策建議。針對檔案分類不夠規范的情況，建議負責檔案交接工作的人員熟悉并掌握本單位的檔案分類方案，隨后從檔案門類入手，分類別梳理各類檔案，如將獲縣以上榮譽稱號獎杯、獎牌、錦旗、證書等的實物類檔案，反映本單位重大活動、重要會議、重大事件的照片、錄音、錄像、光盤等的聲像類檔案，購置設備、基建項目等的科技類檔案，分門別類，與文書檔案分開清點、統計后再行移交。

（二）機構撤銷引起的檔案交接工作

1.情況概述。2010年7月，根據郫縣機構編制委員會文件要求，郫縣衛生學校撤銷。2012年12月，原郫縣衛生學校檔案全部由原郫縣衛生學校移交給郫縣衛生局，共計移交檔案643卷。

2.存在問題。在檔案移交過程中，由于檔案數量不多，檔案交接工作人員對檔案進行了兩次清點。檔案移交中則主要存在會計檔案數目不一致、會計檔案保管期限過長的情況，具體體現為檔案統計數目與清點數目不一致、保管期限為15年的會計檔案實際已經保管23年，不符合檔案保管制度要求。

3.對策建議。針對會計檔案數目不一致的情況，建議檔案交接工作人員細心查看所有檔案，逐一清點，仔細核對檔案數量；針對會計檔案保管期限過長的情況，由于移交中出現保存期為15年的1989年會計檔案仍然存在的情況，建議檔案交接工作人員熟悉、掌握本單位的檔案保管期限，考慮到郫縣衛生學校撤銷的時間為2010年，因此1995年之前形成的、保管期限為15年的會計檔案都應該單獨列入待銷毀檔案，按照檔案銷毀程序進行銷毀。

二、整體入館引起的檔案移交工作

（一）情況概述

2013年5月，由于郫縣檔案局新館落成，根據郫縣檔案局要求，郫縣衛生局向郫縣檔案局整體移交本單位1994—2001年間的檔案（1994年之前的檔案已移交），共計移交檔案513卷。另外，郫縣衛生局將4家下屬單位（郫縣衛生防疫站、郫縣血吸蟲病防治站、郫縣衛生學校、郫縣愛國衛生運動委員會）此前移交給本單位的檔案一并移交給郫縣檔案局，共計移交檔案527卷。

（二）存在問題

在檔案移交過程中，由于檔案時間跨度較長，移交檔案單位、檔案數量眾多，為檔案清點、移交工作帶來不少難度。檔案移交中主要存在全宗卷較多、檔案保管范圍劃分過細和各單位檔案相互交叉的情況，具體體現為將文書檔案中的業務類檔案又按照不同職能進行了二次劃分，不同單位有相同主題的業務檔案，容易造成相互混淆。

（三）對策建議

針對全宗卷較多的情況，建議檔案移交工作人員在進行移交前先行了解部門組織機構沿革，區分不同單位檔案與同一單位不同門類檔案；針對檔案保管范圍劃分過細的情況，建議檔案移交工作人員熟悉單位內設科室及科室職能，有效把握業務類檔案；針對各單位檔案相互交叉的情況，建議檔案移交工作人員事先熟悉不同單位的檔案分類方案，了解各單位組織機構沿革，才能有效區分各單位檔案。

三、人員變更引起的檔案移交工作

（一）情況概述

《機關檔案工作業務建設規范》規定：“機關檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。”[1]在基層醫療衛生機構中，檔案人員往往身兼數職，崗位的流動性較高。以筆者所在郫縣衛生局為例，2003—2013年10年間，因為崗位變動、主動辭職、適齡生育等多方面原因，從事檔案工作人員已有5次變動。縣級機構尚且如此，鎮級醫療衛生機構情況就更為嚴重，幾乎每年都有鎮（街道）衛生院（社區衛生服務中心）出現檔案工作人員變動的情況。

（二）存在問題

檔案工作人員的相對不穩定，以及檔案人員對檔案工作的認識不到位，造成基層醫療衛生機構普遍存在檔案交接的困難。

（三）對策建議

在基層醫療衛生機構中，檔案移交需做到人員、檔案、工作“三到位”。

1.人員到位。“檔案工作是一項理論性和專業實踐性相結合的工作。既是一項基礎工作，又是一項專業性很強的工作，這就需要檔案管理人員要不斷提高業務素質。”[1]

首先，檔案工作的特殊性決定檔案人員需具備較高的業務素質。當出現檔案人員的更換時，基層醫療衛生機構應首先選用責任心強、專業素養高的人員來接任檔案工作。

其次，在基層醫療衛生機構檔案交接時原檔案工作人員在離崗離職前，不應迅速交接，建議認真做好檔案移交準備工作，通過“老帶新”模式，新接手人員向原檔案人員詳細了解移交單位的職能范圍和檔案工作情況，熟悉檔案管理制度和檔案保管范圍，做到業務熟練，保證移交工作的順利進行。

2.檔案到位。“老檔案人員退休前沒有把應歸檔的檔案文件材料收集齊全并妥善整理并草草交接，往往造成檔案材料的積壓和損毀，同時把許多問題遺留給后任，以致出現檔案數量不符等問題，造成責任不明而無法追究。”[1]

在檔案人員進行工作交接時，應將檔案數量統計、歸檔文件目錄、單位檔案管理機制等內容一并交接，從而實現檔案管理的有效銜接與前后一致。建議一是履行手續，全面清理保管檔案，做到數目符合；二是對未整理的零散文件材料分類存放、清理排序，做到系統有序。

3.工作到位。經過檔案交接，新接手檔案工作人員應盡快熟悉業務范圍，了解單位檔案工作。建議一是熟悉業務，及時摸清本單位檔案現狀，了解、熟悉中華人民共和國國家檔案局第8號令等檔案相關法律法規，凡是“反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；其他對本機關工作具有查考價值的文件材料”均屬于歸檔范圍。[2]二是明確職責，“交接雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按規定辦理，使基層檔案工作前后銜接起來”。[3]

綜上所述，只有重視基層醫療衛生機構檔案交接工作，有的放矢，針對機構撤并、整體入館、人員變更不同情況，做好人員、檔案、工作“三到位”，才能順利做好基層醫療衛生機構檔案交接工作。

【參考文獻】

[1]朱麗.檔案在移交過程中存在的問題及對策[J].機電兵船檔案，2013（01）.

[2]中華人民共和國國家檔案局第8號令.

[3]段琴.基層單位檔案交接工作之我見[J].陜西檔案，2008

（04）.

責任編輯：張麗