剖析優化企業辦公室管理的途徑

張旭東

摘 要：社會主義市場經濟的繁榮發展，使得作為市場主體的企業所發揮的作用越來越重要。企業作為市場經濟的重要參與者，在新的形勢下，要實現自身的綜合競爭實力提高，就需要把握市場發展的動向，結合自身的實際狀況，加強內部建設和管理。辦公室作為企業內部的綜合性管理服務部門，是構成企業整體結構的重要部分，它的管理工作質量在很大程度上影響著企業總體的經營狀況，本文主要分析了企業辦公室管理工作的具體優化措施。

關鍵詞：企業；辦公室；管理工作；措施

在企業管理工作中，辦公室管理工作主要講的是在企業內部管理中，辦公室工作人員協同決策層和管理層，有效處理辦公室事務的反饋活動、執行、控制以及其他相關行政性事務。在當前社會經濟發展態勢下，企業辦公室管理工作的重要性不斷凸顯，對于企業管理來說，要確保自身經營質量的良好，提高管理水平，就需要重點強化辦公室管理工作的重要性，依據辦公室管理工作的自身特點，采取有效措施實現其進一步的創新和完善。

一、企業辦公室管理工作的重要性分析

1.實現對企業各個部門之間的業務協調

企業的辦公室管理工作是從企業的整體管理角度出發的，對于某些重要問題可以進行生層次的研究和分析。辦公室作為企業內部的重要部門，可以在把握企業不同發展動態的基礎上，為決策層的決策制定提供重要的參考作用，從而確保決策者可以進行全方位、多角度的分析，使各項決策更為合理。企業在制定某一階段的規劃目標時，辦公室管理可以從全局角度出發，在滿足企業領導層管理要求和不同部門的職能基礎上來科學安排各項工作，保證企業各個部門之間在工作開展上可以相互合作，有機協調[1]。

2.明確分工，細化崗位責任

企業作為市場主體，在實際運行管理過程中會涉及到諸多方面，需要各個崗位之間有密切的配合，是需要多個崗位進行合作完成的，基于此，對于辦公室管理工作來說，在進行實際工作的開展過程中就要嚴格細化各個崗位的職位分工，強化崗位責任制。此外，辦公室管理工作還可以對不同崗位工作的權責進行合理的劃分，確保不同的職位以及工作人員都可以做到盡守盡職，做好本分工作，進而使企業的生產效率提高，提高經濟效益。

3.提高企業管理的信息化水平

科學技術的快速發展為企業的各項管理工作注入了新的動力，尤其是計算機技術和網絡信息化技術的普及，使得企業辦公室管理工作效率得到了大大提升。在信息化管理模式下，企業的辦公室管理工作可以實現資源共享，促進辦公效率的提升，進而為企業建立一個高效率、高質量以及高智能的辦公體系，這樣的話就可以更好的為決策層決策提供參考作用，同時也可以簡化工作人員的工作量，實現對企業內部管理工作的進一步完善，這對于企業的市場競爭力提高也是十分有利的。

二、企業辦公室管理工作的優化措施

1.提高企業辦公室管理人員的業務素質水平

上述提到企業的辦公室管理工作對于企業的總體經營發展來說是具有重要作用的，那么要做好辦公室管理工作，就需要重視對辦公室人員的教育和培訓工作，因為辦公室管理工作的主體是辦公人員。對于企業來說，要盡可能的采用企業的有利條件來開展多樣化的培訓活動，鼓勵辦公人員積極參與其中，不斷完善自身素質，例如上崗前的培訓工作、各種技術等級的考證等等，促使辦公人員的業務素質得到提高，可以對辦公工作所涉及到各個方面有正確的處理，并且對企業可能面臨的風險有正確分析。

2.進一步優化人力資源配置

在當前大多數企業辦公室管理工作中，由于受到傳統的計劃經濟機制的影響，導致工作開展在市場競爭中面臨著被動的地位，實際所發揮的作用并不明顯，基于此，就需要企業管理者改變企業管理的理念，樹立新形勢下的求真務實管理風尚，對辦公室工作人員進行合理的安排和管理，實現辦公室管理工作與企業實際生產活動相協調，達到精益求精的效果，同時還要對辦公室員工的結構構成進行優化和改進，使之更貼近于現實的管理實際，而辦公室管理工作人員也要進一步提高檔案開發的意識，對于現行產業政策和決策動向有認真的把握和分析，使之具備實時的動態信息分析能力[2]。

3.對辦公室內部機構進行合理分工

辦公室管理工作對于企業的領導層來說，可以說是充當著一個輔助決策的作用，同時還可以起到連接上下級之間的作用，因此，從這方面來講它就必須要具備有咨詢、信息、服務等的多樣化職能。那么要促進辦公室管理工作的科學性，就需要對其內部結構進行合理的配置優化，把具體的責任落實到個人，細化工作分工，這樣就可以大大降低管理工作中各種問題的發生機率，此外，在進行工作崗位的具體分配以及工作人員職責安排時，需要按照企業發展的實際狀況，堅持最大程度的利用現有資源，實現對資源的高效率利用。

4.正確處理各個部門間的關系

如果從企業運營的整體角度來講，辦公室管理工作所充當的作用就是相當于工作樞紐，在它的作用下可以對各個部門之間的關系進行正確的協調，使部門間更好的進行配合合作，減少工作問題的遺漏點。在進行部門間的工作協調時，對于辦公室管理工作人員來說，就要自覺主動的完成各項工作任務，擁有堅持不懈的精神[3]，同時還要把企業管理層會議中的各項內容和決策在第一時間傳遞到各個部門，能夠對基層員工的工作情況進行客觀的反映。

綜上所述，在當前社會經濟的快速發展推動下，作為市場主體的企業所起到的作用越來越重要。在企業經營管理工作中，辦公室管理工作是重要的組成部分，它是企業內部各個部門間實現協調配合的重要保障，使企業各項經營管理決策更為科學合理，在新形勢下對于企業來說，就要結合時代發展特點，采取有效措施提高辦公室管理工作的質量和效率，減少不必要的管理問題產生，進而推動企業的健康穩定發展。

參考文獻：

[1]聶海榮.辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].財經界.2014，（09）：285.

[2]董南北.優化企業辦公室管理的途徑探索[J].科研，2015，（18）：149.

[3]朱焱.優化企業辦公室管理的途徑探索[J].中小企業管理與科技.2015，（13）：82.