如何發(fā)揮好企業(yè)辦公室的參謀助手作用

阿地力江·艾沙 劉軍

摘 要：辦公室作為企業(yè)日常工作的主要載體，其工作水平的重要標(biāo)志就是參謀助手的職責(zé)體現(xiàn)，伴隨著我國企業(yè)管理體制改革的持續(xù)深化，經(jīng)濟(jì)水平的快速發(fā)展，企業(yè)辦公室需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，對管理提出了更高的要求。實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、高效化管理，不僅能夠明晰自身職責(zé)，強(qiáng)化全員大局觀念，而且對工作效率和工作質(zhì)量的提升能夠起到促進(jìn)作用，進(jìn)而使辦公室參謀助手這一職能得到充分發(fā)揮。由此，本文主要就如何發(fā)揮好辦公室的參謀助手作用進(jìn)行分析，結(jié)合實(shí)際情況，客觀闡述其職能要求，提出合理的應(yīng)對措施，以求更為充分的發(fā)揮辦公室參謀助手作用，為企業(yè)日常經(jīng)營管理活動(dòng)開展提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：辦公室；參謀助手；管理制度；工作作風(fēng)

辦公室人員參謀助手意識(shí)是否到位，能否將自身作用充分發(fā)揮，對于辦公室人員是一項(xiàng)重要衡量標(biāo)準(zhǔn)，最主要體現(xiàn)在辦公室人員的日常工作能力、服務(wù)質(zhì)量以及工作水平高低。但是就當(dāng)前我國企業(yè)內(nèi)部辦公室人員參謀助手作用發(fā)揮現(xiàn)狀來看，往往容易受到外界客觀因素的限制，難以充分發(fā)揮，致使工作效率不高等問題的出現(xiàn)。

一、健全和完善管理制度體系，落實(shí)辦公室參謀助手職能

在我國企業(yè)現(xiàn)代化制度改革的大環(huán)境下，如何使改革更加標(biāo)準(zhǔn)化、高效化是所有企業(yè)的工作重點(diǎn)，也是企業(yè)管理改革發(fā)展的必然趨勢。在開展辦公室管理工作的過程中，為了能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室工作的高效化和規(guī)范化，進(jìn)而充分發(fā)揮出辦公室參謀助手的職能作用，這需要改革時(shí)著眼本企業(yè)的自身特點(diǎn)，根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營管理情況，健全和完善標(biāo)準(zhǔn)化制度體系。由此，健全和完善辦公室管理制度體系，首先要仔細(xì)的梳理和解析本企業(yè)現(xiàn)有的各項(xiàng)規(guī)章制度，根據(jù)當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展需要對其進(jìn)行重新歸納和修訂，使規(guī)章制度內(nèi)容能夠與企業(yè)的發(fā)展相符。開展這項(xiàng)工作，需要在日常工作中注意收集和分析各項(xiàng)工作日志和報(bào)告，逐步來驗(yàn)證規(guī)章制度內(nèi)容的可行性，保證管理工作活動(dòng)有序開展。其次，加強(qiáng)崗位責(zé)任制的落實(shí)，這一管理體系能夠提高辦公室人員的工作意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，促使他們自覺的遵守日常規(guī)章制度，落實(shí)各項(xiàng)工作程序。

二、依托于企業(yè)關(guān)鍵任務(wù)，充分發(fā)揮辦公室參謀助手職能作用

在當(dāng)前新時(shí)期背景下，激烈的市場競爭促使許多企業(yè)承受著巨大的壓力，如何能夠謀求企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，進(jìn)行企業(yè)改革，整合內(nèi)部資源，創(chuàng)新發(fā)展已經(jīng)成為企業(yè)的關(guān)鍵任務(wù)。企業(yè)辦公室在管理工作開展過程中應(yīng)依托于企業(yè)的關(guān)鍵任務(wù)，將自身參謀助手這一角色扮演到位，放眼于大局，促使各項(xiàng)工作能夠落實(shí)到實(shí)處，對于推動(dòng)企業(yè)關(guān)鍵任務(wù)開展有著較為積極的作用。

（一）切實(shí)強(qiáng)化調(diào)研工作

現(xiàn)代社會(huì)是信息快速發(fā)展的時(shí)代，信息溝通和交流在企業(yè)的發(fā)展過程中占據(jù)的地位越發(fā)的突出，由此為了提升信息質(zhì)量，強(qiáng)化信息的調(diào)研工作是十分有必要的。事實(shí)證明，領(lǐng)導(dǎo)決策的正確與否在很大程度上受到調(diào)研結(jié)果的影響。因此，作為主抓調(diào)研工作的辦公室人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化信息調(diào)研工作，將工作重點(diǎn)放在領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都十分關(guān)注的工作熱點(diǎn)和難點(diǎn)上。首先，辦公室人員應(yīng)當(dāng)花費(fèi)較多的時(shí)間去深入基層，全方位的去了解底層工作人員在工作中的難點(diǎn)和存在的問題，傾聽職工的意見和建議，并將深入基層所見所感反映給上級領(lǐng)導(dǎo)，從而使領(lǐng)導(dǎo)能夠真實(shí)的掌握基層員工的工作動(dòng)態(tài)，在進(jìn)行決策時(shí)，能夠以此為依據(jù)，做出合理的決策。

（二）做好參謀工作

在當(dāng)前時(shí)代背景下，企業(yè)改革強(qiáng)化辦公室參謀助手的職能作用，為領(lǐng)導(dǎo)干部決策提供參考依據(jù)。故此，需要辦公室人員能夠明確自身職責(zé)，依托于企業(yè)日常工作中心，以全局發(fā)展的眼光，能夠以領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考問題，設(shè)身處地的去感受領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，從而幫助領(lǐng)導(dǎo)作出合理的參考依據(jù)。此外，辦公室參謀助手需要具備較高的專業(yè)素質(zhì)，能夠結(jié)合實(shí)際工作情況，提出合理的改善措施，并且能夠根據(jù)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營情況以及發(fā)展中的問題，提出合理的改善措施，充分發(fā)揮自身參謀助手作用，為領(lǐng)導(dǎo)提供幫助。

（三）提升服務(wù)水平

辦公室的工作在企業(yè)的所有職能部門中綜合性比較強(qiáng)，在日常工作開展中，經(jīng)常需要協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的配合和溝通，因此，作為領(lǐng)導(dǎo)和基層人員信息傳遞的紐帶，辦公室工作開展的重點(diǎn)應(yīng)該是為領(lǐng)導(dǎo)、部門以及基層人員提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，辦公室人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)水平，不斷的健全和完善工作內(nèi)容，化被動(dòng)為主動(dòng)，想領(lǐng)導(dǎo)所想，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的參考建議。

三、借助有效工作方式，提升辦公室參謀助手作用

在當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部改革背景下，辦公室應(yīng)明晰自身職能作用，充分發(fā)揮自身協(xié)調(diào)管理的作用，運(yùn)用有效的工作方式，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供更有效的服務(wù)，提升工作效率。由此，應(yīng)選擇合理的參謀方式，辦公室參謀助手的形式多種多樣，不僅能夠深入了解領(lǐng)導(dǎo)的看法和意圖，同時(shí)也可以提交報(bào)告的形式向上級提出改革建議。在實(shí)際工作開展中，辦公室需要選擇合理的參謀形式參與行政事務(wù)，確保所提出的觀點(diǎn)和建議符合實(shí)際走向，有助于企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

四、轉(zhuǎn)變工作理念，提升辦公室團(tuán)隊(duì)工作效率

在實(shí)際工作開展中，辦公室不僅需要改進(jìn)工作方法，同時(shí)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，與時(shí)俱進(jìn)，力求打造團(tuán)結(jié)務(wù)實(shí)、努力進(jìn)取的工作隊(duì)伍，提升辦公室整體的凝聚力和工作效率。其一，樹立大局觀念，堅(jiān)定自身職責(zé)，明確企業(yè)工作部署，提升辦公室工作人員的思想意識(shí)和行為準(zhǔn)則，不斷提升專業(yè)素質(zhì)和分析能力，為領(lǐng)導(dǎo)鞠策提供合理的建議。其二，樹立正確人生觀和價(jià)值觀，嚴(yán)格遵循規(guī)章制度和原則辦事，杜絕工作中出現(xiàn)的謀取私利，損害企業(yè)利益的現(xiàn)象發(fā)生，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)加懲處。其三，強(qiáng)化辦公室工作人員的敬業(yè)態(tài)度，以高效的工作態(tài)度來參加行政事務(wù)，營造良好的文化氛圍。

五、結(jié)論

綜上所述，在當(dāng)前新時(shí)期背景下，企業(yè)內(nèi)部改革對于辦公室參謀助手作用提出了更高的要求，辦公室工作人員需要明確自身職責(zé)，緊跟時(shí)代發(fā)展，落實(shí)責(zé)任態(tài)度，不斷完善自身專業(yè)素質(zhì)和思想意識(shí)，旨在更好的提升工作效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮參謀助手的作用。

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