餐飲企業采購成本控制分析

劉智慧

摘要：隨著社會經濟的發展和現代人民生活水平的提高，我國的餐飲行業取得了飛速發展，同時也面臨著嚴峻的挑戰。餐飲企業要在激烈的競爭中立于不敗之地，除了“開源”還必須“節流”，有效地進行采購成本管理，強化采購成本控制。文章主要是從當前餐飲采購中存在的問題出發，對相應的解決措施進行探討與闡述。

關鍵詞：餐飲企業；采購成本；成本控制

一、餐飲企業采購成本控制的重要性

隨著社會經濟總體水平的快速提高，我國餐飲業快速發展，但競爭也日趨激烈，尤其在中央“厲行勤儉節約，反對鋪張浪費”、政府反對“三公消費”的強大力度下，以依賴政府、商業宴請為主的餐飲企業的經營業績受到了較大沖擊。為了扭轉局面，餐飲企業就必須改善經營理念，以科學、先進的管理方式做好“開源節流”。而采購是餐飲企業流程的第一步，食品材料采購的質量和價格直接影響到菜品的質量和成本，進而影響到餐飲企業的效益和聲譽，因此采購成本的控制顯得尤為重要。

（一）餐飲企業保持市場競爭力的需要

據餐飲行業協會的調查研究，我國餐飲業成本率平均在40%～50%，而原材料成本作為餐飲產品生產過程中的最主要支出，占餐飲產品收入的比重也最大，約為30%～50%，可見，食品原材料的采購成本直接影響了企業利潤。因此，只有加強采購管理，控制采購成本，節約的采購成本將直接提升企業利潤，提升企業市場競爭力。

（二）餐飲企業健康發展的需要

在餐飲企業中，由于材料采購成本占產品的比例最高，理所當然，采購成本控制就成為了企業內部控制的核心。企業管理人通過有效地對采購工作進行成本控制，能夠及時、準確地掌握資料、診斷問題、解決問題，有利于食品成本的核算，有利于餐飲企業各項工作的順利進行，提高管理的效率，保證企業健康、高效發展。

二、目前餐飲企業采購成本控制所面臨的問題

目前，盡管各餐飲企業都不同程度地認識到餐飲采購成本的重要性，但是受各方面因素的制約，實際控制效果并非特別理想。主要存在的問題有以下幾點。

（一）采購內部控制制度不健全

良好的內部控制是一個企業健康發展的基礎，餐飲企業采購流程主要涉及采購申請、詢價比價、供應商選擇、驗收入庫、對賬付款等環節，而現實工作中，許多餐飲企業未能在這些環節形成規范的制度文件，又或是在執行過程中多憑個人經驗行事，導致在特殊情況出現時則束手無策、非常被動的局面，影響了采購工作質量以及生產、銷售等工作的順利開展。具體表現為：1.沒有制定完善的采購計劃，導致采購出現隨意性，產生較多的零星采購、臨時采購，加大了采購人員的工作量，影響了廚師的工作效率，同時采購成本、產品利潤也受到不利影響；2.采購過程沒有貨比三家，采購方式不夠科學合理，導致購進物資價高質次，甚至產生采購腐敗現象；3.缺乏對供應商的管理，導致產生采購方與供應商相互勾結，私拿回扣的現象，或者是對固定供應商過分依賴，供應商的議價能力變強，采購方爭取不到最低的采購價格；4.未做好驗收及庫存管理，導致最終菜品、服務質量受到不利影響，倉庫出現賬實不符的情況，也影響了下次采購工作的順利開展；5.財務報賬制度執行不嚴格，導致企業資金流失。

（二）采購人員綜合素質不高

據調研，廣西區內餐飲企業的采購人員普遍學歷不高，多為中專畢業。他們一般只會簡單的實地采購而不善于利用現代的電子商務采購，給企業采購工作效率帶來制約。另外，這些采購人員基本上都只能做到按照要求進行相應采購，但是缺乏向各使用部門提供可行性建議的思維及能力。

（三）采購監督體系不完善

監督部門沒有對采購過程進行跟蹤式監督，只進行事后監督；有時監督人員責任心不強，監督流于形式，甚至出現謀求私利，相互勾結的現象。

三、餐飲企業采購成本控制的措施

針對餐飲業采購成本存在的上述問題，可以運用以下措施進行改善。

（一）建立科學、具體的物資采購管理制度

企業應該根據自身的經營特點建立符合本企業正常運營及長期發展的采購制度，有效的對采購工作起到良好的制約效果，提高工作效率。采購管理制度至少需涵蓋以下內容。

1. 建立原材料采購計劃和審批制度

廚房各檔口主管每天晚上根據銷售部門上報的訂臺菜單情況制定出第二天所需食材數量，倉庫保管人員每月底根據包廂訂臺、大廳婚宴預訂場數等菜單具體情況，并結合倉庫庫存情況預計所需數量，填寫申購單，經審批后上報給采購部門，再實施具體采購工作。

2. 建立嚴格的采購詢價報價制度

（1）企業應設立專門的市場員，定期進行實地調查：對于價格每日波動的食材，如青菜、海鮮等，采購部門應每天安排專人到大型供應市場進行實地調查，了解當天市場供應價格，與供應商上報的供貨價格相比較，杜絕供應商過度抬高價格的現象產生；對于價格在短期內波動不大的食材，如肉類、水果、冰鮮、干雜、調味品等，采購、財務、銷售以及各檔口廚師主管應該定期（如每月）共同到本地大型市場進行實地調研，并將調研成果匯總至采購部門；采購部門將實地調研情況與供應商每月定期上交的下期食材報價表進行對比，然后進行談判，制定出下期各食材的定價表。

（2）企業可通過網絡、新聞報刊等方式，多渠道實時了解食材價格動態，以便更好地監控供貨價格，及時調整采購計劃。

（3）在確定采購價格的過程中要堅持“貨比三家”與“低價搜索”原則。物資采購必須要有兩三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、供應商資信等因素的基礎上進行綜合評估，確定最終供應商及最低價格，實現最優化采購。

3. 采用合理的采購方式

（1）酒水類物資可實行采購外包：餐飲企業一般都會提供酒水飲料服務，酒水飲料采購具有簡單性和確定性，所以可以將這類物資的采購進行外包，大大節約企業的人力支出，同時也降低采購成本，減少采購腐敗的產生。

（2）價值高、標準化、用量大物資采取統一采購：購買方所采購的商品的數量越大，議價能力越強，越能爭取到有利價格，這是市場經濟中的規模效益規律。鑒于此，餐飲企業可將總店及各分店所需價值高、標準化、用量大的物資（如在外地采購的貴重海鮮）實行統一匯總，統一采購。大數量的采購可以使得采購方在供應商處爭取到相對優勢的價格；同時，增加每次采購數量而減少采購次數，還可節省下大額的運輸費、挑選整理費等；另外，還可以有效控制庫存。

（3）價值低、批量小的物資采取分散采購：餐飲企業對價值低、批量小的物資，如需要每日采買的果蔬肉蛋、調料等物資由于規模效益不明顯，則可采取分散采購的方式。

（4）與時俱進，實現電子采購。當今社會電子商務的發展為各行各業提供了極大便利，餐飲業應與時俱進發展電子采購，利用信息和網絡技術對采購過程各環節進行管理：對采購信息實現電子化儲存，更安全、海量；同時傳遞信息便捷快速，能夠更及時地掌握市場信息（如供應商資源、物資產品的價格及供求情況），幫助優化采購流程、縮短采購周期、降低采購成本，提高采購效率。

以上采購方式互不排斥，企業可根據自身的實際情況選擇一種或多種方式進行組合，通過節約采購成本來創造利潤。

4. 建立供應商管理制度

（1）制定供應商的選擇標準：如具有合法經營資格；具備良好資信；產品品質、價格、交貨時間、售后服務等條件良好等。

（2）建立供應商信息庫：將現有供應商基本信息記錄在電子系統內，形成企業供應商信息庫，以方便使用時查找。

（3）對供應商進行考評：由采購部派專人參與到驗收工作中，對供應商的供貨質量、時間等進行監控，定期對所有供應商進行考評，優勝劣汰。

（4）擴充供應商隊伍：鼓勵采購人員定期或不定期提供一個適合本企業的新供應商信息，或者收集由參加展會、自動上門推銷、他人介紹等形式獲得的供應商信息，在滿足有關條件（如公司三證齊全、產品檢驗報告合格、穩定的貨源等）后錄入企業供應商信息庫，擴充企業供應商隊伍，避免對固定供應商形成依賴，以便給企業的采購工作提供更好地選擇，提高自身的議價能力。

5. 建立嚴格的庫房管理制度

（1）入庫：驗收人員通過嚴格的驗收制度從質、量、價三個方面對采購的物資進行把關。如有一點不符，企業應拒絕接收與付款，并及時通知供應商；如驗收全部合格則準予入庫，填制驗收憑證并做好記錄。

（2）領用：根據不同物資的特性制定不同的領用手續，同時嚴格實行先進先出原則，防止食材腐壞等現象出現。

（3）報損：對容易變質、變壞的物資（如海鮮、果蔬等）按填寫報損單，匯總后定期報送上級，對于超過規定報損率的應說明原因。

（4）庫存：根據餐飲企業的經營情況合理設置安全庫存量，減少臨時缺貨損失（如緊急采購的高成本、喪失的銷售機會等），同時防止庫存過多而出現的食材積壓貶值損壞、資金占用。

（5）盤點：要求財務人員與倉庫管理人員定期對庫存物品進行盤點，有效保證賬實相符；對于不符者，要查明原因，提出改進建議。

6. 建立嚴格的財務審核、報賬制度

財務人要嚴肅對待審核、報賬工作，對于票據不齊全、虛假支出、驗收不合格的項目支出堅決不予報賬。

（二）建立科學、具體的采購人員管理制度

采購工作的具體實施是由采購人員來完成的，因此對采購員的管理也是控制采購成本的必要條件。關于采購人員的人力資源管理可從以下三方面著手。

1. 聘用：設定采購人員的應聘條件，如人品、商品知識、貿易工作經驗等，對符合條件的應聘者設定考察期限，通過考察再正式聘用。

2. 培訓：加強采購人員的思想教育與業務能力的培訓，可采取以下措施：對采購人員進行經常性的職業道德教育，使他們樹立廉潔自律的思想。訂閱與采購工作相關的書籍、報刊等資料供采購人員學習，多渠道增長見識。定期組織采購人員赴先進同行企業、大型展會、供貨市場、食材產地等調研學習，提高采購人員的商品知識。定期組織采購人員進行業務能力培訓，如：成本核算，計算機應用，電子商務采購，采購談判技巧等，全面提高采購人員綜合業務能力。獎懲：如采購人員找到更好供應商、將采購價格談得更低、將付款期限談得更長的，予以獎勵；出現采購與訂貨不符、不能及時跟催、采購價格明顯高于市場價格、私拿回扣等情況的，予以懲罰。具體的獎懲方案可根據每個企業的不同情況來確定。

（三）建立嚴格的監督體系

企業除了要求采購過程各相關經辦人員要高度保持廉潔自律的職業道德外，還需要對其加強監督。

1. 設置獨立的監督部門，僅參與對采購活動的管理監督，不干涉采購的具體事務。

2. 對不同采購方式實施不同的監督方法：如“詢價采購”采用三人以上詢價機制；“競爭性談判”則邀請最終用戶直接參與；“招標采購”實行唱標公開化，評標專家打分等。

3. 全過程實施監督，包括事先監督、事中監督和事后監督。

在整個采購流程中，采購人員要自覺接受、配合監督部門的監督和質詢。

四、結語

采購成本的控制是餐飲企業成本控制的關鍵環節，企業需要設計科學具體的管理制度，配置具備良好職業道德、職業能力的員工嚴格執行，并加強監督，才能有效發揮制度的作用，促進各項工作的順利進行和維護消費者的利益，使餐飲企業保持長久競爭力！

參考文獻：

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（作者單位：廣西廣播電視大學）