醫(yī)院對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同的審核與管理

王艷

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院的規(guī)模越來(lái)越大，對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同也與日俱增，經(jīng)濟(jì)合同審核及管理的弊端也日益顯現(xiàn)出來(lái)。以云南省中醫(yī)醫(yī)院（Y醫(yī)院）為例，詳細(xì)闡述醫(yī)院合同審核及管理的現(xiàn)狀，從中發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，最后提出一些可行性的建議，以期對(duì)醫(yī)院日后的合同審核及管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：經(jīng)濟(jì)合同；審核；規(guī)范管理

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2016）18-0196-03

醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同主要是指醫(yī)院以書(shū)面形式同其他單位或個(gè)人簽訂的各類合同，是醫(yī)院進(jìn)行對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往、技術(shù)交流和科研協(xié)作的重要載體，包括醫(yī)藥、物資、設(shè)備、基建工程、勞務(wù)、租賃等合同。

一、Y醫(yī)院目前經(jīng)濟(jì)合同審核及管理的現(xiàn)狀

筆者主要從Y醫(yī)院現(xiàn)行的相關(guān)管理制度及審批流程來(lái)展開(kāi)闡述Y醫(yī)院目前經(jīng)濟(jì)合同審核及管理的現(xiàn)狀。

（一）醫(yī)院相關(guān)制度

1.在合同審核方面，紀(jì)監(jiān)審室于2012年擬定了“Y醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理制度（試行）”，制度里規(guī)定了審核經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容時(shí)的注意事項(xiàng)、合同履行、變更、解除，糾紛的處理，但沒(méi)有約定各個(gè)部門的職責(zé)及權(quán)限。

2.在合同簽署、歸檔管理方面，院辦于2012年擬定了“Y醫(yī)院規(guī)范辦事程序”，制度里規(guī)定了醫(yī)院所有協(xié)議、合同原件必須交院長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一歸檔；凡屬醫(yī)院公務(wù)范圍的各類合同協(xié)議必須由醫(yī)院法定代表人或醫(yī)院法定代表人書(shū)面委托副院長(zhǎng)簽字并蓋章，否則一律視為無(wú)效合同。事實(shí)上，Y醫(yī)院的合同散落在各經(jīng)辦部門，從沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一歸檔處理。同時(shí)，有些科研類的合同科室主任未經(jīng)院長(zhǎng)的授權(quán)自己就與對(duì)方單位簽署，其實(shí)這類合同是無(wú)效合同。

3.在物資采購(gòu)方面，設(shè)備科于2013年擬定“Y醫(yī)院進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)及使用管理規(guī)定（暫行）”制度里規(guī)定了無(wú)預(yù)算、無(wú)計(jì)劃原則上不予采購(gòu)；逐級(jí)審批，10萬(wàn)元以上的設(shè)備需論證，合同簽訂金額大于10萬(wàn)元的預(yù)留質(zhì)保金。Y醫(yī)院在物資采購(gòu)方面，除了有該項(xiàng)制度外，再無(wú)其他采購(gòu)制度，比如自行采購(gòu)的制度就比較欠缺，這樣給合同審核帶來(lái)一定的難度，因?yàn)闆](méi)有制度可依。

（二）Y醫(yī)院的采購(gòu)合同審批流程（以設(shè)備采購(gòu)為例）

Y醫(yī)院的采購(gòu)合同審批流程如下頁(yè)圖1所示，科室提出申請(qǐng)后，經(jīng)過(guò)一系列的論證及審批，通過(guò)后經(jīng)辦組織招標(biāo)采購(gòu)，招標(biāo)結(jié)束后中標(biāo)方把合同送到經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門就把合同送到審計(jì)部門審核，審計(jì)部門審核通過(guò)后把合同反饋給經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門又把合同送到財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后把合同反饋給經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門又把合同送給分管院長(zhǎng)審核，分管院長(zhǎng)審核通過(guò)后把合同反饋給經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門又把合同送給院長(zhǎng)審核，院長(zhǎng)審核通過(guò)后在合同上簽字，最后，經(jīng)辦部門把合同拿到院辦去蓋章。

二、存在的問(wèn)題

筆者在日常的合同審核中發(fā)現(xiàn)Y醫(yī)院的合同審核及管理存在如下問(wèn)題：

第一，規(guī)章制度較籠統(tǒng)，沒(méi)有明確各部門的職責(zé)及權(quán)限，可操作性較差，比如合同管理制度，制度里沒(méi)有明確經(jīng)辦部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門的職責(zé)及權(quán)限，有制度跟沒(méi)制度一樣，實(shí)際工作中業(yè)務(wù)人員很難把控資金的職責(zé)及權(quán)限，所以推諉扯皮的事件時(shí)有發(fā)生。

第二，送審環(huán)節(jié)不嚴(yán)密，審核信息未共享。Y醫(yī)院所有的合同都是經(jīng)辦人員拿著合同到各個(gè)部門簽字，其實(shí)各個(gè)相關(guān)部門都不知道最終經(jīng)辦人員送給院長(zhǎng)簽字的合同是不是曾審核過(guò)的合同，這樣的審批流程潛在很大的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，審計(jì)部門的審核信息財(cái)務(wù)不知道，財(cái)務(wù)部門的審核信息審計(jì)部門也不知道，這樣就形成了信息孤島，不利于多方的信息共享，風(fēng)險(xiǎn)控制。

第三，合同未歸口管理。Y醫(yī)院的合同分散在各個(gè)經(jīng)辦部門，事實(shí)上各經(jīng)辦部門也未對(duì)本部門所簽訂的合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理，各經(jīng)辦部門也搞不清楚自己一年中到底簽了多少分合同，更有甚者還會(huì)存在合同遺失的情況，由此可見(jiàn)Y醫(yī)院的合同管理很混亂。

第四，合同審批環(huán)節(jié)多、耗時(shí)長(zhǎng)，管理方式落后。Y醫(yī)院的合同從開(kāi)始審批到最終院長(zhǎng)簽字蓋章最快需一個(gè)周，平均需兩個(gè)周，而Y醫(yī)院的合同都是手工簽署，分管院長(zhǎng)及院長(zhǎng)經(jīng)常不在醫(yī)院，他們不在合同就簽署不了，所以這種落后的管理方式也造成了Y醫(yī)院合同審批耗時(shí)長(zhǎng)。

第五，合同種類繁多，對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的合同審核人員無(wú)法進(jìn)行全面深入的審核。Y醫(yī)院目前的合同涉及到物資、設(shè)備、耗材、基建、科研、勞務(wù)、租賃、信息等方面的內(nèi)容，而審計(jì)部門加領(lǐng)導(dǎo)就3人，而且都是學(xué)會(huì)計(jì)、審計(jì)專業(yè)出身，人少且專業(yè)單一，遇到專業(yè)性較強(qiáng)的合同審核人員無(wú)法進(jìn)行全面深入的審核。比如基建類的合同，僅僅能把握商務(wù)條款，其他的專業(yè)條款審計(jì)人員確實(shí)也不懂，所以審核起來(lái)就比較困難。

三、管理合同的規(guī)范措施

鑒于以上存在的這些問(wèn)題，筆者提出一些可行性的建議，希望對(duì)醫(yī)院日后的合同審核及管理工作有所幫助。因合同管理信息化目前很多醫(yī)院都沒(méi)開(kāi)展，因此筆者將重點(diǎn)介紹合同的信息化管理。

第一，建立健全經(jīng)濟(jì)合同管理制度。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同種類繁多，涉及領(lǐng)域廣泛，管理部門較多，醫(yī)院應(yīng)建立具有可操作性的合同管理制度，明確相關(guān)管理部門職責(zé)、分工與權(quán)限，規(guī)范合同簽訂程序，加強(qiáng)合同簽訂歸口管理工作。

第二，建立經(jīng)濟(jì)合同事前控制制度。醫(yī)院所有對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同由經(jīng)辦部門擬定后，要經(jīng)過(guò)相關(guān)業(yè)務(wù)部門的審核，重大經(jīng)濟(jì)合同要經(jīng)法律顧問(wèn)把關(guān)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)設(shè)定一個(gè)范圍，比如100萬(wàn)及以上的合同就算重大經(jīng)濟(jì)合同，這類合同的話要法律顧問(wèn)把關(guān)，重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體決定，比如重大的投資決策，就應(yīng)該醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子共同決定。

第三，審核經(jīng)濟(jì)合同的重點(diǎn)內(nèi)容。制度里應(yīng)明確規(guī)定審計(jì)人員在審核合同時(shí)應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注哪些內(nèi)容，比如資金保障是否符合法律法規(guī)規(guī)定；權(quán)利與義務(wù)是否合理、平等；經(jīng)濟(jì)合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履約方式、合同期限以及支付方式是否明確、恰當(dāng)；違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法是否明確等。

第四，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)管。對(duì)已簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)當(dāng)開(kāi)展定期或不定期的檢查工作，檢查有關(guān)部門是否按照合同約定執(zhí)行，對(duì)合同執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)提出解決辦法。

第五，完善經(jīng)濟(jì)合同的歸口管理。應(yīng)當(dāng)明確合同歸口管理部門，由其負(fù)責(zé)對(duì)所有簽訂的合同統(tǒng)一編號(hào)，統(tǒng)一加蓋印章，并進(jìn)行歸檔管理。合同執(zhí)行部門對(duì)已經(jīng)簽訂的合同要及時(shí)向歸口管理部門備案。

第六，建立責(zé)任追究制度。應(yīng)當(dāng)建立責(zé)任追究制度，對(duì)未按單位有關(guān)規(guī)定執(zhí)行的、應(yīng)當(dāng)報(bào)送相關(guān)部門審核而未報(bào)送審核的、未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)私自更改或簽訂經(jīng)濟(jì)合同的相關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)追究責(zé)任。比如科研類的合同，要是科室主任擅自與外單位前協(xié)議的話就應(yīng)該追究科室主任的責(zé)任。

第七，實(shí)行信息化管理。這是筆者認(rèn)為醫(yī)院目前最迫切應(yīng)該解決的問(wèn)題，讓合同在如下圖的這樣一個(gè)閉環(huán)里循環(huán)，這樣做的目的是保證傳輸數(shù)據(jù)同源、信息共享；借助信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制。這樣，合同在每個(gè)環(huán)節(jié)的流通都有痕跡，我們各個(gè)相關(guān)沒(méi)門也可以查詢到最終簽訂的合同是否是我們審核過(guò)的合同，具體包含以下九個(gè)節(jié)點(diǎn)。

一是提供合同范本文本庫(kù)。軟件能提供各行業(yè)的合同范本供人員選擇使用，起草人選擇對(duì)應(yīng)的合同范本來(lái)擬定合同。同時(shí)軟件能根據(jù)各類合同來(lái)提示審計(jì)人員應(yīng)關(guān)注的審核關(guān)鍵點(diǎn)，這樣一方面可以提高審計(jì)人員的工作效率，另一方面也降低了審核風(fēng)險(xiǎn)。二是合同審批會(huì)簽可電簽。合同審批實(shí)行網(wǎng)上電簽，各經(jīng)辦人員、審核人員、院領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)隨地審核簽署合同審批表，提高合同的審批進(jìn)度。三是合同檔案管理。經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)期初的基礎(chǔ)信息錄入，掃描上傳所有與該合同有關(guān)的文件資料，包括合同從立項(xiàng)、審批、采購(gòu)、簽訂、執(zhí)行、變更等，合同歸口管理部門人員只要手指輕輕一觸滑動(dòng)一下就可以在網(wǎng)上完成合同的統(tǒng)一的編號(hào)、統(tǒng)一歸檔管理。四是合同進(jìn)度查詢。合同管理軟件可以明確記錄合同進(jìn)度，相關(guān)的經(jīng)辦人員可以根據(jù)自己的權(quán)限來(lái)查詢合同的進(jìn)度，隨時(shí)隨地了解合同動(dòng)態(tài)執(zhí)行的情況，這樣審核人員可以看到每份合同到底完成到何種程度，完成的百分比是多少等。五是合同變更。記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)結(jié)果，這樣的話我們可以查詢每份合同的來(lái)龍去脈，即使變更也有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰。六是預(yù)警系統(tǒng)。系統(tǒng)自動(dòng)掃描并對(duì)所有快到期的結(jié)款、審批、收貨、驗(yàn)收、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助醫(yī)院提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策。七是統(tǒng)計(jì)分析從不同角度對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營(yíng)決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自定義統(tǒng)計(jì)條件，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出圖形。八是權(quán)限設(shè)定為工作人員賦予精確的相關(guān)業(yè)務(wù)權(quán)限，能夠更加細(xì)化和明確每個(gè)員工的工作職責(zé)，加強(qiáng)管理層對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)、人員安排的合理性。九是與財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)接。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后能自動(dòng)生成憑證，這樣可以減少財(cái)務(wù)人員的工作量，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)：

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[責(zé)任編輯 李春蓮]