論技工院校學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理

吳蘭華

摘 要：技工院校學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案工作有舉足輕重的作用，它是研究、改進、提高技工院校教學(xué)工作不可多得的寶貴資料，是技工院校管理中不可缺少的工作環(huán)節(jié)。本文對學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案的收集、整理、鑒別、歸檔等進行了分析，并對加強學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理提出了建議。

關(guān)鍵詞：技工院校 創(chuàng)業(yè)培訓(xùn) 檔案管理

技工院校是為社會培養(yǎng)各類技術(shù)技能人才的搖籃。在創(chuàng)業(yè)征途上，技工院校注重從學(xué)生的興趣、愛好出發(fā)，挖掘其潛能，學(xué)生們則用自己的智慧、行動，與本科、大專畢業(yè)生賽跑，同時在社會大學(xué)提升學(xué)歷，為自己贏得一份滿意的工作，改變?nèi)藗儗脊ぴ盒W(xué)生的固有印象。學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案在就業(yè)工作從中有舉足輕重的作用，它是研究、改進、提高技工院校教學(xué)工作不可多得的寶貴資料，是技工院校管理中不可缺少的工作環(huán)節(jié)。

一、做好技工院校學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案工作的意義

從院校角度來看，學(xué)生就業(yè)培訓(xùn)檔案真實記錄了教育教學(xué)的全過程及其成效，體現(xiàn)了院校的辦學(xué)水平。如果說學(xué)生是院校的“產(chǎn)品”，那么學(xué)生就業(yè)培訓(xùn)檔案就是“產(chǎn)品說明書”，是院校展示校風(fēng)學(xué)風(fēng)、綜合實力乃至辦學(xué)特色的窗口，記載著長期以來，院校與學(xué)生共同為創(chuàng)業(yè)做出的努力、在創(chuàng)業(yè)過程中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，是今后院校改進教學(xué)可借鑒的重要依據(jù)。真實、豐富、特點鮮明的學(xué)生就業(yè)培訓(xùn)檔案和嚴(yán)格、規(guī)范、高效的檔案管理，能夠為院校贏得良好的社會聲譽。

從學(xué)生角度來看，就業(yè)培訓(xùn)檔案是學(xué)生未來事業(yè)和人生發(fā)展道路上的第一份履歷，記載著他們努力拼搏的人生軌跡，證明了學(xué)生在正式進入社會之前的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、綜合能力、實踐技能等，是學(xué)生人生履歷的堅實支撐，具有原始性、唯一性特征。

從社會角度來看，學(xué)生就業(yè)培訓(xùn)檔案是學(xué)生步入社會的重要“通行證”。查閱檔案是用人單位除面對面考查學(xué)生之外的又一種重要的考察方式。無論是何種性質(zhì)的用人單位，都希望盡量節(jié)約成本，以最高的效率選拔出最合適的人才。

二、如何加強學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理工作

1.建立健全檔案管理制度

規(guī)范學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理工作，要建立健全檔案管理制度，例如檔案收集歸檔制度、檔案鑒別歸檔制度、檔案保管制度、保密制度、檔案查閱制度、借閱制度以及檔案管理人員崗位管理制度等；把檔案管理工作納入院校年度經(jīng)營目標(biāo)；檔案收集、保管等要由專人負(fù)責(zé)，明確其工作職責(zé)范圍，做到歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫房管理有措施、檔案利用有效率高；每年定期對檔案管理工作進行對標(biāo)自查，將檔案管理工作與經(jīng)濟考核指標(biāo)掛鉤；充分發(fā)揮規(guī)章制度的作用，用制度促進檔案管理水平的提升。

2.抓好檔案管理四個環(huán)節(jié)，強化檔案管理

（1）收集環(huán)節(jié)，注重“勤”。收集工作是檔案管理的第一個環(huán)節(jié)，是檔案管理的基礎(chǔ)。學(xué)生在創(chuàng)業(yè)過程中的計劃、方案、文字、圖片、錄音、錄像等，具有極其重要的保存價值。收集工作具有一定的周期性，一般在每學(xué)期開學(xué)初及學(xué)期末時進行。培訓(xùn)計劃等資料由院校相關(guān)部門掌握，技能鑒定證書等資料由學(xué)生本人保存。嚴(yán)格檔案管理，就要從收集資料開始把關(guān)建檔關(guān)口。檔案管理人員：一要做到主動收集，要主動聯(lián)系院校相關(guān)部門、學(xué)生本人，積極收集相關(guān)檔案，不能坐等檔案上門。二要做到隨時收集。有些資料不是一次就能收集齊全的，需要隨時積累，要隨時掌握信息，集中收集，提前通知相關(guān)部門及人員，統(tǒng)一報送。收集檔案要求做到全面、及時、準(zhǔn)確、真實，由于學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案具有學(xué)年性的特點，檔案歸檔易產(chǎn)生漏檔的情況，如果沒有及時收集，一旦學(xué)生離校，再去找其索要相關(guān)檔案資料就為時已晚，從而給檔案管理工作造成相當(dāng)大的困難。因此，檔案的收集要不分巨細(xì)，要悉數(shù)保存。這是在收集環(huán)節(jié)中應(yīng)注意的問題。

（2）整理環(huán)節(jié)，注重“細(xì)”。收集到的檔案材料，先用簡易袋子裝好保管，按照學(xué)生姓名、所選專業(yè)分類進行整理，可按材料屬性、材料形成的時間排序或內(nèi)容主次關(guān)系分類。整理工作要求檔案管理人員要耐心、細(xì)致，在大量收集材料的基礎(chǔ)上，去粗取精，做到不錯失、不殘缺。每年九月份定期進行核查，發(fā)現(xiàn)缺少材料或材料不符合要求，要逐一登記，集中進行補缺工作。

（3）鑒別環(huán)節(jié)，注重“準(zhǔn)”。鑒別的原則是取之有據(jù)、舍之有理，判斷材料是否在歸檔范圍，審查歸檔材料是否齊全、完整、真實、手續(xù)完備，去偽存真，去雜存整，去劣存優(yōu)，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和有序性。對不在歸檔范圍的資料，要果斷從材料中剔除，另行造冊登記，存入相關(guān)檔案，或退還相關(guān)部門或本人。

（4）歸檔環(huán)節(jié)，注重“齊”。歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，材料要完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，有承辦單位蓋章或個人署名，有形成材料的日期。一旦發(fā)現(xiàn)材料不符合歸檔要求，或歸檔材料不實、不全、有疑問的，應(yīng)及時落實、認(rèn)定，補齊后再進行歸檔。材料必須按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求進行歸檔，檔案裝訂必須規(guī)范，檔案中不得出現(xiàn)多孔亂孔、裝訂壓字、銹釘未取等情況。檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄，紙張按標(biāo)準(zhǔn)裁切、裱糊、折疊，使檔案整齊如刀切。

3.建立電子檔案，創(chuàng)新檔案管理模式

（1）電子檔案與紙制檔案的關(guān)系。學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案屬于長期保管檔案，隨著時間的推移，學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案越積越多，因為存儲量大，檔案管理人員如果不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料進行信息的提煉和加工處理，那么檔案信息資源將在很大程度上被閑置甚至浪費，因此建立學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)電子檔案勢在必行。電子檔案是紙制檔案的補充，與紙制檔案相輔相成，建立電子檔案是提高檔案管理水平的一個重要評價依據(jù)。

（2）電子檔案具有的獨特優(yōu)勢。電子檔案更有利于快捷、方便地查找檔案資料。電子檔案的查全率、查準(zhǔn)率遠勝于紙制檔案，而且還可以快速調(diào)用和進行統(tǒng)計分析，有利于院校領(lǐng)導(dǎo)、教師掌握學(xué)生們創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)的情況。特別是數(shù)碼技術(shù)與計算機的應(yīng)用，對學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)過程中的照片、圖片等資料可以有效進行技術(shù)處理，有利于影像資料長期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，使檔案圖文并茂，聲像俱全。電子檔案資源可重復(fù)、多平臺的利用，真正實現(xiàn)了檔案信息資源的價值和使用價值，它能提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)，創(chuàng)造出最佳的社會效益和經(jīng)濟效益。電子檔案管理促進了院校檔案管理的科學(xué)化進程。

（3）電子檔案具有的“致命”弱點。在電子檔案的使用過程中，檔案的安全性問題日益突出。目前，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截重要的數(shù)據(jù)信息，病毒的入侵可以使電腦癱瘓、信息丟失等，這些對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

（4）加強電子檔案的安全性。積極制定電子檔案安全風(fēng)險防范辦法，使電子檔案的管理水平得以提高，有效規(guī)避風(fēng)險，降低損失。一是做好電子檔案備份工作，防患于未然。一旦原文件被損壞，相同的備份文件可取而代之，避免因文件被毀而帶來的風(fēng)險。二是運用“防火墻”技術(shù)。“防火墻”是電子檔案網(wǎng)絡(luò)與安全不可缺少的“保護神”，它可以杜絕外來非法訪問和內(nèi)部機要信息非法輸出。三是防止病毒入侵。杜絕使用非法軟件，不隨意從網(wǎng)絡(luò)上下載軟件。在計算機系統(tǒng)中安裝正版的殺毒軟件，還要不斷升級并更新殺毒軟件，預(yù)防病毒入侵。四是采用身份驗證和文檔加密手段，只有具有管理權(quán)限人員才能進入操作系統(tǒng)，杜絕非法訪問者。

4.提高檔案管理人員的素質(zhì)

（1）提高檔案管理人員的政治素質(zhì)。良好的政治素質(zhì)是對檔案管理人員的內(nèi)在要求。院校必須配置專職檔案管理人員，要選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強、工作細(xì)心的干部從事檔案管理工作。檔案管理人員要有高度的組織性和紀(jì)律性，遵守規(guī)章制度，堅決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

（2）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。一是“走出去”。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理人員的送培工作，派送其參加上級組織的檔案管理培訓(xùn)。二是“請進來”。學(xué)校要舉辦檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，邀請檔案管理專家來學(xué)校為檔案管理人員授課。培訓(xùn)內(nèi)容要因需設(shè)計，與實際工作相結(jié)合，具有一定的針對性；要把信息化建設(shè)作為檔案專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育的重點內(nèi)容，納入培訓(xùn)課程基礎(chǔ)科目；把掌握和應(yīng)用檔案信息技術(shù)技能水平作為衡量檔案管理人員專業(yè)技能的一個重要指標(biāo)，納入檔案管理人員考核范疇。三是自我學(xué)習(xí)。檔案管理人員要把自學(xué)作為提高自身素質(zhì)的一個重要途徑，注重學(xué)習(xí)過程中的積累與探索，把理論學(xué)習(xí)與實際工作有機結(jié)合起來。同時，注意與同事、兄弟單位的同行之間進行業(yè)務(wù)交流，通過交流，了解別人的好經(jīng)驗，及時查找自身的不足，不斷改進工作。

檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性、連續(xù)性和保密性很強的工作。提高學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理水平，是樹立院校整體形象、謀求持續(xù)發(fā)展的必然要求。只有檔案管理人員不懈努力，院校學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理工作才能更加科學(xué)化、規(guī)范化。

參考文獻：

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001.

[2]王德欣.高校學(xué)生檔案管理的新思路[J].蘭臺世界， 2005（2）.

[3]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險管理[J].檔案學(xué)通訊， 2005（3）.

（作者單位：肇慶市技師學(xué)院）