檔案信息資源利用服務發展現狀與對策

李姍姍

【摘要】在現代信息化快速發展的背景下，檔案信息資源利用服務無論在內容上還是形式上都面臨著前所未有的機遇和挑戰。

【關鍵詞】檔案；信息資源；發展；對策

一、檔案信息資源利用服務發展現狀

1.運作機制不夠健全。檔案信息資源利用服務機制是檔案信息資源與社會需求、社會發展有機結合的橋梁和紐帶。健全的運作機制能夠提高利用服務的水平，取得更好的社會效益。然而從我國目前的情況來看，利用服務的運作機制還存在著很多可以優化的空間，主要體現在服務人員和利用者之間沒有建立良好的檔案信息資源需求預測和利用情況反饋機制，缺乏雙向交流；在機構內部和機構與機構之間沒有建立有效的競爭機制，不利于調動服務人員的積極性和創造性。

2.法規制度不夠完善。在社會快速發展的背景下，檔案信息資源利用服務無論在形式上還是內容上都發生了巨大的變化，現有的一些法規制度存在著不適應當前社會發展需求的因素，亟需得到完善和改進。

3.服務方式不夠多元化。隨著社會信息化的發展，僅僅提供傳統的閱覽、借閱、復印等針對實體檔案信息資源的服務方式已經不能適應社會發展的需求。在信息化已經成為一種基本生存方式的現代，服務方式要改變被動、單一的現狀，主動提供方式更加多元化的檔案信息資源利用服務。

4.服務設施不夠完善。服務設施是檔案信息資源利用服務的物質保障，主要包括兩個方面的內容，一是虛擬設施，即檔案信息網站和數據庫的建設；二是實體設施，即在提供利用服務過程中的場所和所需要的一切硬件設施。由于傳統檔案工作的服務對象具有單一性的特點，主要為政府工作提供利用服務，因此檔案部門提供的服務一般具有內向性，不利于檔案信息資源走進公眾。另外，目前我國已建設好的各級各類檔案網站存在著可供獲取的檔案信息資源匱乏、各檔案網站之間缺乏交流等問題，這些都有待進一步地優化。

二、檔案信息資源利用服務優化

1.明確檔案部門提供利用服務的義務。沒有法律制度保障的權利是得不到有效維護的，要真正做好檔案信息資源利用服務工作，需要從法律上明確檔案部門提供利用服務的義務以及相應的獎懲制度，把提供利用服務作為檔案部門的一項義務通過法規制度確定下來，并制定操作性強的獎懲規定，改變檔案信息資源掌握在檔案管理者手里的現狀，切實保障公民利用檔案的權利，使檔案信息資源利用服務真正成為檔案部門一項常規性的工作。

2.擴大檔案信息資源的開放范圍。目前《檔案法》規定的30年封閉期，其實質是將開放檔案信息資源的權利掌控在檔案部門手里，不利于檔案信息資源利用服務工作的開展。因此在法規制度的建設方面，應當參考《政府信息公開條例》“以開放為原則，不開放為例外”的立法精神，擴大檔案信息資源的開放范圍，凡涉及國家機密、商業機密、個人隱私等檔案可以延期開放，除此以外的檔案一律應該以開放為原則。

三、檔案信息資源內容的優化

1.加強檔案信息資源深層次開發。檔案信息資源本身具有巨大的利用價值，但是它無法通過自身顯示出來，必須通過利用者才能實現其潛在價值。因此檔案部門應該加強對檔案信息資源的深層次開發，進一步挖掘檔案信息資源，即在提供一次文獻的同時以利用者的需求為導向加強檔案編研工作，通過對檔案信息資源的整合與開發，豐富館藏檔案信息資源，為利用者提供更加系統、全面和完善的檔案信息資源。

2.實體信息資源與虛擬信息資源相結合。計算機技術和網絡技術的發展和廣泛應用，使檔案工作的客觀物質基礎發生了重大的改變，其中檔案信息載體的變化就是一個突出的特征。目前大量的檔案信息資源通過網絡技術以虛擬信息的形態出現在人們的面前。單純對實體檔案進行管理已經無法適應當代網絡化技術的發展，因此在檔案信息資源優化的過程中，檔案部門要重視對虛擬檔案信息的捕獲、收集、鑒定、整理等一系列管理工作，促進實體檔案信息資源與虛擬檔案信息資源相結合，充分利用信息技術和網絡技術，拓展檔案信息資源利用服務的方式。

四、服務設施的優化

1.創建便利休閑的利用服務環境。利用者的服務體驗直接影響著檔案信息資源利用服務工作的開展，因此從利用者的角度出發，創建便利休閑的利用環境，來提高利用服務環境的友好度，從而增加利用者的再次利用率。

2.加速檔案信息網絡環境建設。網絡技術的出現和發展除了給檔案部門的工作帶來機遇外，也帶來了一系列挑戰。要順應時代發展，檔案部門應重視網絡技術的應用，通過加強檔案信息資源數據庫的建設，形成內容完整、類型多樣并具有一定特色的數據庫系統，同時，加快檔案信息網站建設，提升技術水平，豐富形式內容，提高檔案信息資源整合和共享的能力，促使檔案信息網絡能真正服務于檔案信息資源利用服務工作。

五、總結

檔案信息資源利用服務工作目前在我國已經取得了一定的成績，但是總的來說，還是存在與社會發展不同步的問題，如服務對象、服務人員、服務方式、服務設施、服務基礎和法規制度方面都有進一步優化的空間。

【參考文獻】

[1]李學林.吳蓓蓓.淺談檔案利用服務工作的創新問題

[2]侯海玉.信息化背景下檔案信息服務模式研究