高校院（系）辦公室工作的協調職能研究

吳天涵　付婧

【摘 要】高校院（系）辦公室是高等學校的二級單位，是院（系）行政工作的綜合管理部門。協調職能是院（系）辦公室工作中重要的一項職能，本文從院（系）辦公室工作的特殊性和重要性出發、對協調職能的基本內容和完善協調職能進行了不同角度的研究。

【關鍵詞】高校院（系）辦公室工作 協調職能 完善

高校院（系）辦公室是高等學校的二級單位，是院（系）行政工作的綜合管理部門。高校院（系）辦公室具有承上啟下、協調左右、連接內外的綜合協調職能，同時也起著參謀、反饋、服務等重要作用。其職能的發揮和工作效果，關系到高校院（系）各項工作的正常運轉和高校院（系）的持續發展。

一、高校院（系）辦公室工作的特殊性及重要性

院（系）辦公室處于院（系）管理系統的中心地位，作為一個相對獨立存在的組織整體。隨著高等教育事業的飛速發展以及高等教育改革的不斷深化，無論是從工作內容或者是工作形式上，均對高校院（系）辦公室提出了新的要求。院（系）辦公室是行政綜合辦事機構，是協助院（系）領導班子處理日常事務、教學科研、協調上下級關系等事務的職能樞紐，所處的地位和工作性質，便決定了院（系）辦公室是院（系）的核心部門，是參謀、執行、反饋的活動主體，其特殊性與重要性可見一斑。

二、高校院（系）辦公室協調職能的基本內容

我國構建社會主義和諧社會的總要求，是要求在全國全社會營造出“民主法治、公平正義、誠信友愛、充滿活力、安定有序、人與自然和諧相處”的一個良好氛圍。高校院（系）辦公室的和諧發展則是高校院（系）實現和諧發展大目標的重要組成部分，具體到院（系）辦公室工作當中，具有承上啟下、協調左右、連接內外的綜合協調職作用，同時協調職能這一院（系）辦公室工作的重要職能愈發凸顯。在既定的組織原則以及組成體系下，按照涉及的內容和范圍，協調職能的工作分為以下兩大類：

（一）對內協調工作

隨著我國經濟體制改革和教育體制改革的不斷深化與發展，高校院（系）內部組織結構逐漸成熟、內部分工趨于精細化、協同公關及合作趨向明顯。院（系）辦公室及時對各職能部門工作任務、工作要點、實施步驟、工作辦法進行發布與反饋，對教學科研、基建產業、教職員工和學生等高校院（系）內部的利益訴求進行協調整合，以期令不同利益個體趨同，最終服務于學校發展和建設。

（二）對外協調工作

《高校辦公室中樞協調職能運行機制的研究》中指出：“對外中樞協調的發揮是有效獲取外部資源的需要。隨著高校為社會服務的領域不斷拓寬，面對日益激烈的外部資源競爭，高校辦公室更應在外部協調上下功夫。”高校院（系）辦公室面向的對象已不局限于上級單位、兄弟學校，更傾向于合作單位、新聞媒體、社會團體及個人。高校院（系）辦公室著力于對外協調工作，樹立良好形象，為高校院（系）與合作方實現既定目標的達成，確保學校全局工作的順利開展。

三、高校院（系）辦公室工作中協調職能的完善

應當積極優化與完善高校院（系）辦公室協調職能，建立公平民主、規范有序、團結友愛、協調有力、高效運轉、和諧相處共促發展的院（系）辦公室，不斷改善和優化各種關系，營造良好的協調工作環境，完善協調職能的效用，不斷開創高校院（系）辦公室工作新局面。

（一）建全合作機制，發揮整體效能

科學發展觀的根本方法是統籌兼顧，如要應用于辦公室工作中，必須深化協調職能和統攬全局，建立合作機制。《高校辦公室工作的協同與整合》文中指出：“就是要努力構建一種層層有其責、人人有其職，既相對獨立又相互統一于系統共同目標的相互合作機制。”在一個高效的合作機制中，多樣性、獨立性、單一性、整體性和指導性必須統一在整個工作的系統目標中。其中，各工作人員的職責大小和工作能力趨于平衡、權責一致、個人主觀工作能力需要符合職務標準，能夠充分發揮自身的優勢，并相互促進、相互合作，起到相互強化和共同發展的作用，整體發揮高效能。

（二）深入研究各個利益點，優化合作機制

在大多數問題的協調中，必須先掌握或指定問題解決的依據，著眼于大局，從院（系）辦公室整體上，體現工作有主次、任務有輕重緩急之分。在具體工作上，當局部利益與整體利益發生沖突時，需牢牢把握全局，充分考慮兼顧全院（系）的長遠利益，消除不穩定因素，進而確保全局工作的順利開展，保證總體目標實現。

（三）樹立創新意識，科學管理途徑

高校院（系）辦公室工作水平的提高與信息化、自動化的工作平臺緊密相依。要逐步實現計算機依托和電子數據的無紙化辦公，真正發揮現代化辦公的高效、快捷的優勢，降低辦公室人事物成本，提高各個環節辦事效率，消減不必要的內耗，使得協調職能工作更加高效，以達到科學管理，完善高效院（系）工作的協調職能。

四、結語

高校院（系）辦公室的工作還存在諸多困難，在高等教育深化改革和高校創新發展的大背景下，要直面困難，用科學的態度去克服困難，發揮高校院（系）辦公室的協調職能去適應整個大環境，利于實現自我價值和充分施展個人的才干，又能達到整體目標的要求。

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