事業單位人事檔案的用途與研究

【摘要】伴隨著我國關于事業單位用人制度的改革與完善，各單位對人事檔案管理工作的認識有些偏差并經常出現問題，由于人事檔案是一個企業的命脈，所以做好對其的管理工作是實現企業進步的前提。此外，檔案管理也是用人制度更完善、管理更方便的一個基礎，其管理應該更能適應新的發展趨勢，改變傳統的觀念，努力走出各種羈絆，進而能夠更好地為社會大眾服務，最大化地去發揮自身資源的優勢。人事檔案是在進行職員管理工作中形成的，并以個人為單位進行保存的一種有特殊用途的資料，是對所有員工進行詳細了解的前提，也是對人事進行變動的一個依據。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；人事變動

在時代的變化進程中，各種社會因素都在變化著，當今社會的主流競爭也與以前有很大的差別，人才是最被這個時代所需要的，而人事檔案作為儲存人才資料的形式，擔任著很重要的角色，是對每一個員工能力的最好證明，把人事檔案的管理工作做好是完成工作要求的基本體現。但并不是所有的事業單位都有能力完成好檔案管理工作，因為缺乏專門的設施，管理制度不健全等原因，常出現管理不規范、丟失信息等情況的發生，造成了企業重大的創傷。因此，做好事業單位的人事檔案管理是保證個工作順利開展的前提，使管理更加合理、方便、全面與公平。

1. 當前人事檔案管理存在的問題

1.1對基礎設施的建設不夠完善。每一項工作的進行都是由很多部分組成的，而在進行檔案管理工作時，基礎設施的建設起到的作用很重要。檔案是對員工的先前經歷的具體反應，包括曾經的學習經歷、任職經歷、素質道德等，其中對其專長的記錄也是一項重要的工作，這些信息是對員工進行提拔與換崗的有力依據，畢竟這些信息是最具權威性的，是一個重要的參考。但是沒有基礎設施的支持以上這些作用都是難以達到的。

1.2較低的人事檔案的重視程度。因各種原因的存在，一些事業單位對檔案的管理工作重視程度很低，對其認識很片面，把人事檔案當成是對員工信息的大致記錄，對日后統計提供依據的一種字面信息而已，因此也不給該工作提供相應的管理人員及物質和金錢的支持，并且對檔案的儲存記錄也缺乏全盤的考慮，對員工的檔案信息只是很簡單的記錄，并不能夠及時的改正已經變化的信息，更新率較低，耽誤各種工作的進行。一部分的事業單位的基層人員因為受高層的影響，也對檔案的管理監督工作很敷衍，不能有效的把檔案管理工作加入到日常的工作中去。人事檔案其實是企業日常事務的一項重要組成部分，傳統的檔案管理是不同的機構對該范圍的職工的檔案信息進行分別管理的形式，這種管理方式呈一定的封閉狀態，導致一個個數據孤島的存在。由于對檔案管理工作的不重視，使一些企業不能很好的適應當前的大數據情形下的人事管理要求，導致存在一些缺陷也是在所難免。所以企業要及時改變落后的檔案管理方式，利用好信息時代的資源，對檔案管理進行足夠的重視，以適應這個開放的社會的需求。

2. 解決現今存在的問題的方式與對策

2.1提高管理人員的綜合基本素質。由于這是一個大數據時代，現代化的建設也在日趨完善，而現代化的企業也應運而生，進而需要更多的現代化管理人員，以前的檔案管理方式是傳統的方式，只要求工作人員了解計算機的一些基礎操作，只要滿足于基本需求就可以任職，所以很多現在的管理人員對計算機的操作都不是很熟悉，專業化程度不高。現代的檔案管理不僅需要從業人員較高的職業水平，同時還需要進行一定的計算機的操作能力和管控能力，因此可以通過對檔案管理人員的基礎培訓來達到提升員工素質的目的，使管理人員更好的在現代的管理條件下提供更準確的服務。在信息化時代到來時，社會競爭也日漸激烈，為了與時代的發展相適應，事業單位也該改變傳統的管理觀念，在各工作過程中進行業務的合理重組，提高從業人員的素質來進行檔案管理方式的創新，并對日漸成熟的科學技術進行合理的應用，從而加快對人事信息平臺的建設與改進步伐，把人事檔案看作是一種實用的社會資源，充分發揮其價值與作用。要在經過培訓的人員中進行優勝略汰的抉擇，選擇具有較扎實知識與較高責任心的人員，在平時也要注重對這些人進行進一步的培養與規范，主動關系這些人的心理需求，盡量滿足基礎需要，達到滿意，使其發揮自己的積極性，從而找到自己的優越感。

2.2加強檔案管理的基礎設施的建設。檔案的管理部門要積極的與領導進行溝通，以達到使其重視檔案的管理工作的目的，進而順利的進行檔案基礎設施的完善。基礎設施的建設要從基本的生活需求開始，例如對火災的預防、對防潮材料的準備以及堅實的建筑材料等，同時要用結實的金屬材料儲存檔案文件，在室內安裝足夠量的滅火設備以保證安全。當然除了紙質檔案的管理還有電子檔案的管理，在這樣的企業里要嚴格按照相關規定，在做好收集的前提下進行信息整理歸檔與復制，達到企業在人事管理方面的改革與創新。此外，為了達到高效率工作的要求，要及時精準的進行人事信息的傳遞，在基礎建設達到要求的前提下提高該工作的有效性，進而實現工作展開與檔案質量更高效的目的，逐漸完善人事檔案的管理工作，為社會做更大的貢獻。重視人事檔案的保密性是每個企業都應該履行的責任，這是一項具有政治性色彩的工作，能夠使信息完整與安全，是檔案管理工作的核心。因此，對檔案管理基礎設施的建設是最符合這個時代的背景的一種方式。

結語

綜上所述，事業單位中的對于人事檔案的管理與制度還存在一定的問題，目前為止還不能夠用一個標準的體系去約束企業該方面的工作，隨著時代的改變，人事管理的工作要求也在不斷的變化著，該工作的難度也在大大提高，這是一個機遇同時也是挑戰。總之，相關的人員應該好好的利用這樣一個時機，及時的做觀念的更新與完善，用全新的制度去把握檔案管理，更好的去順應整個市場的發展需求。

參考文獻

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[2]樊美麗.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].山西檔案，2010，（SI）：3-4.

作者簡介

沈崇茵（1979--）；女；籍貫：河北省；館員；本科；研究方向：檔案管理；身份證號：230103197908120942.