新視角下的檔案整理認識

魏宗國

【摘要】檔案的整理工作是整個檔案管理的核心內容，也是提高檔案管理中各個環節工作質量的基礎。正確認識檔案整理工作的理論和做好實踐是整個工作的關鍵環節，然而檔案整理工作理論并不是一成不變的，它是隨社會的不斷發展而持續發展的。同時，也直接影響了整個檔案整理的實踐發展，以及其他檔案管理理論的技術發展。我們要根據傳統的檔案整理原則，來進一步實現檔案整理新視角下的創新。

【關鍵詞】檔案整理；新視角；檔案整理原則

一、檔案整理工作現存的問題

（一）對檔案整理缺乏認識。一些企業對檔案整理工作沒有足夠的認識，沒有對檔案整理工作投入足夠的人力和財力，致使檔案整理工作遲遲不能落實。產生這一現狀的主要有以下幾個原因：1.檔案整理人員的匱缺，企業的在職人員幾乎都不具備檔案整理的專業素養，不能高效率、高質量地完成檔案歸檔工作。2.檔案整理從業人員的年齡因素，由于工作人員的年齡偏向老齡化，結構不合理，缺乏專業技能的培訓，從而導致檔案整理工作的水平低下，對檔案的搜集、歸檔等任務不能及時有效的完成，有的還會出現遺漏、錯收等現象。3.多數企業的檔案館都是辦公、保管以及調閱合為一體的工作狀態，沒有對檔案工作各階段有所區分，一定程度上對檔案館的服務影響非常大。

（二）檔案整理的意識薄弱。相對于企業而言，檔案整理工作一般都是在所有工作的最后進行，這種工作性質也導致檔案整理不受外界人士重視，工作成績不樂觀的因素。甚至很多人認為檔案整理只是單純的記錄，不需要投入人力、物力、財力等觀念。這一系列不良意識，使檔案整理工作的重要程度和必要性沒有得到企業相關領導的充分認識，有一部分企業甚至對檔案整理工作出現了抵觸情緒，認為檔案資料歸檔沒有實用，還勞民傷財，這些都是導致檔案整理工作合理化有序進行的因素。

（三）檔案整理缺乏方法。在檔案整理中存在的一系列因素，都對案整理人員的工作有了延續，使得他們對自身的工作存在質疑，也認問檔案整理工作不重要，也沒有必要再進行，只安排少數人員看管好檔案就可以了。同時企業還缺乏重視，致使檔案整理工作一直按照傳統的工作方法進行，一切都是老思想、老觀念，這與現在科技高速發展的社會大相徑庭，出現了格格不入的落后現象，檔案歸檔工作缺少信息化、數字化的方法，也缺少高效的專業整理方法。

（四）檔案整理缺乏規范流程。規范的檔案整理工作，應配備統一、科學、標準的工作流程或操作手冊，而目前的檔案整理更顯隨意性、人為性。制度與規范沒有體現在工作中，這樣容易對檔案的實用價值產生嚴重影響。

二、現代檔案整理技術

（一）傳統檔案整理技術的局限性。長久來看，傳統的檔案信息整理技術在整個檔案工作中都占據一定的地位，甚至可以說就是檔案信息整理的實質。實體檔案整理的工作環境是紙質檔案，通過對檔案文件的時間排序來展現各檔案間的歷史必然聯系，從而記錄整個檔案整理工作的技術方法 。隨著科技的不斷發展，實體檔案的整理技術在現代檔案整理工作中慢慢顯露出弊端 ，存在一定的局限性，這也就意味著傳統的檔案整理工作必然要順應社會的發展。隨著大量電子文件的出現，使實體檔案整理工作遇到了技術上無法攻克的難題，失去了固有的工作效用 。因為電子文件是儲存在計算機硬盤上的，其位置和排列方式都是由系統自助生成，而且還有一定的邏輯和算法。這樣就導致檔案整理人員不能觸及到電子檔案的實體，也不能對電子檔案文件來進行記錄。在新形勢下，對傳統檔案的整理技術提升就勢在必行。

（二）現代檔案整理技術的提出。傳統的檔案整理技術也只能記錄歷史的一個層面，不能達到檔案信息的全面性、真實性地記錄本質要求。面對電子文件，檔案工作者完全喪失了對文件的實際操作權，也就是說，傳統的檔案整理工作失去了存在的價值。因此，要想出色的完成檔案整理工作，就必須掌握更先進的技術，能夠同時使用各種載體整理技術去實現檔案整理工作的現代化需要 。

三、新視角下的檔案整理工作

（一）強化檔案整理人員的知識技能培訓。要讓檔案整理跟上時代發展的腳步，其從業人員就應當接受相應的教育，使工作更科學，方法更先進。首先應配置先進的檔案整理設備，建立檔案信息化系統、檔案查詢網絡、完善檔案快速錄入設施，并教育員工熟練掌握設備的使用與系統的組成。另外，新視角不僅是檔案整理新技術的運用，還是從業人員思想與觀念的變革。單位還應引進年輕的檔案整理人才，實現檔案整理工作的知識化、年輕化、專業化轉換，使檔案整理水平大大提高。

（二）新視角下的檔案整理信息化。在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統，筆者認為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術。信息工業的飛速發展使條形碼成為驗證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網絡世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進技術，將每一份檔案歸入一個條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數據庫技術。目前的數據庫技術已相當成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業單位可通過建立檔案數據庫，將檔案整理電子化，簡化日后的管理與查詢。第三，加強檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設備，就應投入足夠的資金。

（三）檔認清案整理的重要性。1. 保存經濟成果，成為日后主張經濟利益的憑證；2. 對企業來說，檔案是質量的證明和追溯的依據；3. 檔案還包含了技術開發的過程與經驗；4. 檔案的整理也是企業單位文化的積累，一本檔案包含了單位發展歷程與其厚重的文化底蘊。檔案人員的編制、檔案工作規模、檔案數量的定制等都應提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設與完善，實現數字化、信息化、標準化、規范化的檔案整理工作。

四、結束語

綜上所述，從加強從業人員培訓與人才引進，建立完善的電子信息化檔案整理系統，加大檔案整理資金投入三個方面下功夫，就能在新時代更好地進行檔案整理工作。

參考文獻

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