新時期檔案的數(shù)字化管理

【摘要】檔案數(shù)字化是運用現(xiàn)代網(wǎng)絡的一種技術。但是我國的檔案數(shù)字化水平并不樂觀，現(xiàn)階段存在的問題還有很多，檔案工作數(shù)字化進程中還有很多不足需要我們?nèi)浹a，我們的任務還很巨大。本文就新時期檔案的數(shù)字化管理中出現(xiàn)的問題以及解決措施進行了討論，從而提高我國檔案數(shù)字化水平。

【關鍵詞】檔案數(shù)字化；管理；安全

近幾年來，我國在網(wǎng)絡方面有了快速發(fā)展，從而在檔案的數(shù)字化管理方面也有了一定的發(fā)展，但是現(xiàn)階段我們在檔案管理水平和檔案管理方法使我國的檔案數(shù)字化建設出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，影響社會的整體發(fā)展和進步。檔案數(shù)字化對我國的檔案管理工作具有重要意義，應引起我們的重視，我們應該認真思考在其管理中出現(xiàn)的問題，發(fā)現(xiàn)問題并且盡自己的最大努力解決問題，進而使我國的檔案數(shù)字化的發(fā)展更加快速和科學。

1、檔案數(shù)字化管理的意義

1.1能夠更加快速的查找檔案。在以前，如果我們想準確找到一本想要的檔案，我們將花費我們大量的時間去翻找我們需要的檔案信息。但是隨著科技的發(fā)展，我們無需再像以前一樣，我們在查找資料的時候，只需要一臺計算機，然后將關鍵詞速入其中，就能準確找到我們想要的檔案。除此之外，以網(wǎng)絡作為橋梁，檔案數(shù)字化管理能在尋找檔案的人們面前表現(xiàn)出來，通過這種方法，就能讓廣大讀者不用再去翻找紙質(zhì)版的檔案，既費時又費力，從而能夠讓讀者更加有目的性、更加省時省力，讓檔案管理工作更快更好地向前發(fā)展。

1.2達到了大量儲存信息和自動化管理的目的。伴隨著我國科技和人口數(shù)量的劇增，人們對檔案的數(shù)量和質(zhì)量都有了更高的要求，而檔案的數(shù)字化管理能夠很好地解決這個問題。在以前紙質(zhì)的檔案館中儲存檔案的方法已經(jīng)不能滿足廣大人們?nèi)罕姷男枨罅?，并且舊的檔案館需要大量的員工去做繁雜的工作，無論對讀者還是對檔案館的員工都是沒有效率的。而檔案數(shù)字化符合時代的要求，符合廣大人民群眾的需求。檔案的數(shù)字化管理主要功能是在較小的數(shù)據(jù)庫中保存大量的檔案信息，這樣彌補了原來檔案館的弊端。與此同時，檔案數(shù)字化管理達到了自動化的目的，不在需要大量的員工，僅需要一部分員工進行程序操作，并且進行分類。這樣也解決了查閱者盲目查詢浪費時間的問題，這是檔案數(shù)字化管理的一個突出性優(yōu)點，應值得我們充分利用。

2、檔案的數(shù)字化管理中存在的問題

2.1計算機設備容易破損的問題。在這個信息發(fā)展的時代，我們要保證計算機設備不出現(xiàn)故障，這是我們要實現(xiàn)檔案數(shù)字化的首要條件。硬件故障對數(shù)字化檔案信息的危害性很大，最大的危害性就是在硬件出現(xiàn)障礙的同時，會使很對響應的檔案發(fā)生錯亂，甚至某些檔案會發(fā)生消失現(xiàn)象，因此我們應對這個問題引起重視。

2.2檔案數(shù)字化缺乏高素質(zhì)管理人員。因我們之前并沒有重視人才培養(yǎng)的問題，以至于我們嚴重缺乏檔案管理的高素質(zhì)人員。使我們既在基礎管理知識方面有嚴重不足，更不能將各種現(xiàn)代化知識進行結合。與此同時，許多檔案數(shù)字化管理的工作人員的年齡偏大、對計算機的操作不夠駕輕就熟，甚至對基礎知識的理解不夠扎實。正因如此，檔案數(shù)字化的管理才發(fā)展緩慢，缺少活力。周而復始，更多的優(yōu)秀人才不在選擇在檔案館工作，最終導致各類人才外流。

2.3計算機經(jīng)常有病毒的侵入。我們在數(shù)字化管理檔案的過程中，經(jīng)常有病毒和黑客的侵入，這會導致計算機系統(tǒng)和已設定的程序發(fā)生癱瘓，最終導致大量數(shù)據(jù)的破壞和丟失，因此病毒及黑客入侵是影響數(shù)字化檔案信息安全的主要問題之一。

3、針對數(shù)字化管理檔案中問題的措施

3.1增加資金投入，避免硬件故障。由于計算機硬件故障發(fā)生愈加頻繁，對硬件設備進行科學選擇與管理，應根據(jù)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的實際情況選擇合適且性能良好的硬件及軟件設備。另外在選擇過程中應重點考慮計算機服務器的品牌及客戶機，全面審核硬件設備的兼容性及拓展性。而這一系列的工作都需要足夠的資金的支持，因此，我們應向相關部門說明檔案的數(shù)字化管理的重要性，盡量的爭取更多的資金。在資金充足的基礎上，我們在選擇技術和產(chǎn)品時，應優(yōu)先考慮其先進性和安全性，從而更好地對檔案進行數(shù)字化管理，使之能夠更加科學安全地發(fā)展。

3.2加強檔案數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)。在面對檔案數(shù)字化管理人才匱乏這一問題的時候，我們要積極采取一定的措施。一方面我們要加大人才培養(yǎng)的力度，例如定期開展專業(yè)技術培訓，有目的有計劃地選派技術骨干去參加數(shù)字化專業(yè)技術的培訓和研討會，不斷學習和掌握新技術、新技能。另一方面我們要積極推廣檔案數(shù)字化管理的重要性，并且強調(diào)高素質(zhì)人才在現(xiàn)代化檔案館中工作具有廣闊的發(fā)展前景，從而廣泛地引進各類高素質(zhì)人才，為現(xiàn)代化檔案館注入更多的新鮮血液。館員不僅具有檔案館學、情報學以及相關學科的專業(yè)知識，還需要計算機技術、網(wǎng)絡技術、通訊技術等相關的知識，因此，檔案館應通過各種方式建立起能留住高層次人才的待遇機制。在中國這樣一個人口眾多的國家，將大量的檔案管理的僅僅有條，是我們的目標，更是檔案館不可推卸的責任。

3.3引進更加先進的信息技術。面對病毒入侵等問題，我們可以引進一些先進的信息技術。例如可以設置信息訪問身份驗證、防病毒體系，還可以對相對機密的數(shù)據(jù)進行加密操作，采取數(shù)據(jù)加密的方式可以有效防止信息數(shù)據(jù)在傳輸過程中被一些木馬病毒及非法網(wǎng)站入侵，通過這樣的方法保證數(shù)字化檔案的安全和完整。

結語

檔案數(shù)字化管理工作不僅需要現(xiàn)代管理科學作為管理的基礎，而且需要現(xiàn)代信息技術作為輔助，只有將兩者正確的結合在一起，才能使檔案數(shù)字化管理工作做好，才能促進檔案數(shù)字化更加科學、更加國際化、更加飛速的發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介

劉麗（1982--）；女；籍貫：黑龍江省甘南縣甘南鎮(zhèn)；本科；館員；研究方向：檔案管理.