探析檔案信息管理與知識(shí)管理之融合

吳蓉蓉

【摘要】隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案資源的重要性逐漸凸顯出來，為了有效的提高檔案管理工作水平的提高，需要對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理，并在管理過程中與知識(shí)管理模式相互融合。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案資源的需求了，因此需要對(duì)檔案管理方式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式進(jìn)行檔案管理，只有這樣，檔案管理工作的質(zhì)量和水平才能得到較大的提升。現(xiàn)本文就檔案信息管理與知識(shí)管理之融合進(jìn)行探究，僅供交流借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案資源；信息管理；知識(shí)管理；重要性

在檔案管理過程中，檔案信息管理是一個(gè)重要的階段，對(duì)提升檔案管理工作水平具有重要的影響，然而隨著科學(xué)技術(shù)的逐漸發(fā)展，在檔案管理工作中，很多新型的技術(shù)得到廣泛的應(yīng)用，獲取了顯著的效果。經(jīng)過實(shí)踐得出，檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢(shì)是知識(shí)管理，有利于檔案管理工作中不足之處的避免，但是這也對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了較高的要求，所以檔案管理人員需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和積極參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，從而有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)我國檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

一、分析檔案信息管理和知識(shí)管理必要性

從目前我國發(fā)現(xiàn)現(xiàn)狀來看，經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)都發(fā)展的非常迅速，尤其在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)變化中，有越來越多的知識(shí)因素參與在其中占據(jù)重要地位，所以說知識(shí)管理已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)變革以及社會(huì)快速發(fā)展的必然要求，將其應(yīng)用在檔案信息管理中同樣能讓檔案信息管理工作質(zhì)量有所提高，讓檔案管理工作效率更快遞提升上來，同樣能讓檔案管理工作和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展步伐相一致，讓檔案管理工作開展的更加全面，也能充分發(fā)揮出檔案信息的自身作用。從前的檔案信息管理工作的工作流程都是非常復(fù)雜的，也缺少有效的管理方式，讓很多有利用價(jià)值的檔案信息都不能得到更好的應(yīng)用，檔案管理效率更是很低，實(shí)際的檔案信息管理工作中有很多缺陷問題，讓檔案管理工作沒有實(shí)效性；要是想讓檔案管理工作的問題都得到解決，就要在檔案信息管理中充分融合知識(shí)管理理念，這樣能夠讓檔案管理工作很好地和時(shí)代發(fā)展相接軌，讓其工作價(jià)值真正發(fā)揮出來。

二、分析檔案信息管理和知識(shí)管理可行性

1、分析站在檔案信息屬性角度去。知識(shí)屬性是檔案中一個(gè)重要的屬性，存在于檔案中的知識(shí)都是我們可以看得見并且是摸的著的，而檔案就是記載所有知識(shí)的載體，也是人們研究事物成果集中的體現(xiàn)。所以說檔案管理的對(duì)象和知識(shí)管理的對(duì)象都是一樣的，在檔案信息管理中最基本的管理內(nèi)容就是管理文檔中那些顯性的知識(shí)。2、分析站在檔案信息屬性的角度。本身知識(shí)管理久經(jīng)歷了一個(gè)比較漫長的時(shí)期，在這個(gè)過程中必然會(huì)有獨(dú)特的管理理論和管理方法形成，既便是在某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，也都有了創(chuàng)新和完善。要想讓知識(shí)管理體系更加系統(tǒng)化和科學(xué)化，最應(yīng)該注意的就是管理方法一定要有較高的可行性，研究對(duì)象的選擇上也要恰當(dāng)，而且在研究對(duì)象明確了之后，還要依據(jù)自身的實(shí)際情況和條件去選擇更合適的研究方法。知識(shí)管理所要求的基本條件，在上面已經(jīng)簡單介紹過了，這同樣也是檔案管理和知識(shí)管理之間相互融合最有利的技術(shù)保障以及理論保障，任何體格條件的缺失都是不可以的。

三、知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新

1、知識(shí)管理可以完善檔案信息管理職能。在檔案信息管理過程中，知識(shí)管理方式是一種管理方式的變革，其對(duì)檔案管理過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)具有十分重要的影響，但是在影響方式和影響程度上存在很大的不同。在檔案信息管理管理的未來發(fā)展過程中，知識(shí)管理的作用越來越大，在運(yùn)用知識(shí)管理方式進(jìn)行檔案信息管理時(shí)，明顯的轉(zhuǎn)變過去檔案信息管理的內(nèi)容和方式，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先是改變了以往只是對(duì)實(shí)體檔案的管理，轉(zhuǎn)變后的檔案信息管理不再注重管理的載體，而是更加注重管理的內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)了對(duì)檔案信息的開發(fā)和利用，采用高科技手段對(duì)檔案信息實(shí)行現(xiàn)代化、智能化的管理，這也促進(jìn)了檔案信息管理在觀念上的轉(zhuǎn)變，將檔案信息管理和知識(shí)管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，在知識(shí)管理的前提下不斷改進(jìn)檔案信息管理的相關(guān)內(nèi)容。2、知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。業(yè)務(wù)流程再造，是對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識(shí)管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對(duì)信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對(duì)電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化了對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。

四、知識(shí)管理可以強(qiáng)化檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)

不斷提高檔案信息管理工作的工作質(zhì)量是知識(shí)使用管理的一個(gè)重要目的，同時(shí)也是連接檔案管理部門和其他部門之間的重要橋梁，信息化的發(fā)展與進(jìn)步為檔案信息管理的發(fā)展與進(jìn)步提供了一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展更是使得檔案管理工作在工作方式上有了以此非常重要的轉(zhuǎn)變，知識(shí)管理不但能夠促進(jìn)知識(shí)的傳遞與共享也能使檔案信息更加全面，相關(guān)的服務(wù)質(zhì)量較以往也能夠有非常明顯的提升。因此，在檔案信息管理的過程中一定要加強(qiáng)包括網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在內(nèi)的各項(xiàng)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，只有這樣才能不斷促進(jìn)檔案信息管理工作的智能化，提高服務(wù)質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作的重要性隨著社會(huì)的發(fā)展而逐漸顯現(xiàn)出來，在知識(shí)時(shí)代下，需要運(yùn)用知識(shí)管理的方式進(jìn)行檔案資源的管理，從而有效的提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促使檔案管理工作符合時(shí)代發(fā)展的需求，能夠滿足社會(huì)各行業(yè)發(fā)展對(duì)檔案資源的需求。傳統(tǒng)檔案管理方式帶有嚴(yán)重的滯后性，因此需要對(duì)其進(jìn)行改革和創(chuàng)新，有利于促進(jìn)檔案管理工作水平的進(jìn)一步提升，檔案信息管理和知識(shí)管理的有效結(jié)合，有利于促進(jìn)我國檔案事業(yè)的長足發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]朱良兵.從檔案信息管理走向企業(yè)知識(shí)管理[A].“紀(jì)念建國60周年”檔案學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集[C].2009.