水利工程技術檔案管理與資料整理

張勝男

[摘要]水利工程檔案是保證水利工程完成的重要標準，管理檔案以及收集資料并且整理是每個水利工程的管理應完成的工作。本篇文章主要講述了水利工程檔案管理以及資料整理。

[關鍵詞]技術檔案；管理；重要性；資料整理

1、檔案工作的意義

水利工程檔案是歷史的記錄，是水利科技檔案的重要組成部分。它來源泉于工程建設全過程，不僅在建設過程中具有重要作用，而在工程建成后的運行、管理工作中，也是不可缺少的依據和條件。借助檔案，人們可以查尋需要了解掌握過去的資料與情況，尤其是在建立工程質量終身負責制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準確，將直接影響檔案資料作用的發揮。所以水利部領導曾經強調，水利工程“五不驗收”中，就包括“檔案不合格不驗收”。

2、水利技術檔案管理的措施

因為水利檔案是管理工程的依據，而且也是開展與水利工程有關活動的憑證。水利工程各個部門在交流的時候，也需要利用檔案信息來完成交流。水利工程的檔案出現在工程的所有環節中。水利工程檔案的重要性，決定著要合理的管理工程的檔案。

2.1在管理檔案的時候，要讓檔案保持完整，而且確保所有的檔案信息是準確的，檔案的管理也要有系統性。通常情況下，管理工程的檔案應從項目設立的時候開始，與工程有關的所有批復文件都要管理。如果建設的工程是中小型的工程，那么在收集檔案的時候，盡量做到一次收集。如果建設的檔案是大型的檔案，在管理檔案的時候，就要從工程的前期開始。由于工程的總施工時間長，設計環節出現的檔案以及施工的檔案等都要分成不同的階段完成。2.2管理檔案的行為要符合有關的檔案法，管理的思想要切合實際，保證管理的實用性。管理的方法要多樣，工程的檔案管理也要完善的制度。工程的檔案管理比較具體，在管理的時候，要將所有的內容精細化分。從而使檔案管理規范。

（1）保證使用的檔案管理方法是標準的，在收集檔案的時候，積累檔案以及立卷等到要有技術標準。然后是檔案的程序也要有保準，各部門之間的工作范圍都要在運行圖中顯示，從而使管理方法走向程序化。（2）在管理檔案的時候，要按照標準的制度管理。水利工程在剛剛開始建設的時候，具有的批復文件，在設計環節出現的各類設計資料，資料的整理以及收集還有回收都有統一的標準。這樣的標準也要固定下來。在建設標準化的管理制度上，還要有合理的獎賞制度，獎賞制度有助于完善檔案資料。部分人員在處理檔案的時候較為粗心，從而使水利工程的檔案管理工作有損失。因此對于這些不利施工的檔案管理工作，必須嚴厲出分。要選出積極工作的人員給予獎勵，使其成為其他檔案管理人員的榜樣。起到示范作用，使得檔案管理工作能夠做好。（3）在統計檔案的時候也要做到標準。統計就是對檔案的類型以及內容進行調查。通過對各類檔案的收集，形成一套完整的檔案管理資料，從而對檔案管理工作監督。具體的統計內容主要是基本的收入、移出檔案、保存檔案、鑒定檔案的有效性，利用這些檔案來指導其他的檔案管理工作。在統計檔案信息的時候，要有一個標準的格式，使用相同的計量單位，使得檔案信息能夠完整的保存。只有完整的保存了檔案，這樣才能讓水利的檔案信息發揮作用。在出現可疑問題需要解決的時候，可以使用檔案解決。

2.3 其它方面檔案存放的庫房管理也要達到標準化，庫房標準化管理要有一套標準的辦法，庫房的建設包括防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠等，均有一定的標準。除此之外，還要設有良好的通風設備，保持庫房通風，濕度等項指標都要達到《檔案法》的要求。檔案庫房的設計還應有檔案柜架的平面布置圖及檔案存放位置圖，達到利用查找迅速、準確。目前檔案查找效率多半根據檔案人員對檔案的熟悉程度而定。但是隨著檔案的增多，時間的延長，人員的更替，只靠記憶是不行的，由于技術檔案專業性較強，其檔案不能象書架上的書刊那樣可直接挑選，借閱者必須借助于檢索工具，才能找到所需的技術檔案，因而檢索工具也要做到標準化。

3、整理工程資料

3.1工程資料整理的意義和現狀。水利工程資料是指在水利工程建設管理工作中直接形成的、有保存價值的各種表格、文字、圖紙、圖片、報告等不同形式與載體的各種記錄，是對工程項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收及運行、維護、改造的需要依據。工程資料的整理是監理工程師對工程建設管理的重要組成部分，工程資料的整理水平體現了監理工程師對工程建設的管理水平，規范齊全的竣工資料來之于規范的建設管理和嚴格的質量控制。水利工程大多地處偏僻，工地條件較差，工程建設一般要歷時半年以上，工程師在保存好原有資料的同時，還要不斷地對新資料進行整理存檔，而且各種表格、檢驗報告如果保存不好，很容易丟失、污損、造成不必要的損失。多數水利工程因工期和冬季無法施工等種種原因，工程資料整理偏后的現象普遍存在。

3.2如何快速便捷地整理工程資料。3.2.1 建立資料庫。根據不同的資料形式建立不同的資料庫：（1）對工程建設中的評定表格、檢驗表格、施工日志等各種資料，可直接建立保存到相應的資料目標。（2）對于照片、圖紙、攝像等資料可通過數碼相機、掃描儀、數碼攝像機傳入計算機，存入相應的資料庫。（3）對于工程文件，如：工程建設的有關單位批文、工程批復文件、征地用地批文等，用掃描儀可對文件原件進行掃描，存入相應的文件夾中。3.2.2 資料庫的管理。首先要對當天的評定、檢驗表格等有關資料及時歸檔，分類做好登記和鏈接。對于不再修改的資料要進行寫保護或設成只讀，同時，要對資料及時備份，防止丟失，另外，要做好計算機防病毒工作，將計算機保持在實時監控狀態。

4、結束語

綜上所述，在水利工程建設施工過程中要注意對技術檔案的整理和歸納，保證技術檔案的完整性，為以后水利工程的維修和維護提供完整的數據支持。

參考文獻

[1]姚麗娟.淺析水利工程文件歸檔與管理[J].黑龍江水利科技，2007.

[2]龔義壽.水利水電工程造價管理[J].中國科學技術出版社，2011.