淺談當今檔案管理模式變化

馬天夫

摘 要：全世界都在受到大數據時代的沖擊，大數據時代的到來，正在改變人民的生活方式、思維方式和工作方式。涉及到海量數據的檔案管理工作也受到大數據時代的影響與沖擊，是對檔案管理工作能力及水平的檢驗。在大數據時代下，對檔案管理的模式與變化形式進行研究，對保護檔案資源十分有利。優化檔案管理流程，對檔案中的數據進行優化，從數據中發掘有利信息，可以使檔案管理工作得到促進。

關鍵詞：大數據時代；管理模式；檔案

1 檔案管理理論體系的變化

大數據時代，各類數據不斷增加，檔案管理工作如果依然采用傳統的方法，顯然是不能滿足現有的管理要求的。這就要求檔案管理相關工作的從業人員轉變觀念，重新認識檔案管理工作。檔案管理的紙質時代，受到信息化檔案管理的沖擊，新的時代，將有新的檔案管理模式來推動檔案管理工作的發展。

1.1 大數據觀

數據的海量激增標志著大數據時代的到來，數據的增長速度是我們用手寫筆記的的方法無法完成的。傳統的檔案管理辦法既然無法滿足時代的要求，我們就要探尋新的數據管理辦法。大數據定義下的數據分析與整理不是盲目隨機的，沒有捷徑可以選擇，而是全面的數據分析與整理，大數據使得每一個數據的存在都有意義。

1.2 大檔案觀

大數據技術為數據管理提供服務，秉持著一切數據皆有用的思想，強調對數據的重視。大檔案觀則強調的是將一切數據視為檔案。檔案是人類生活的真實反應，是人類智慧的結晶。這些數據從社會生活的各個方面以及各個階層產生。在檔案館中存放的，多是黨政機關的重要文件材料，屬于國家所有，是神圣而不可侵犯的。

1.3 大服務觀

大數據技術為信息科技領域帶來顛覆性的革命，但有不僅僅是技術的革新。從計算機服務誕生以來，就已經對數據進行抽絲剝繭式的總結，充分體現了計算機技術從技術供應型向服務型轉變的過程。

服務的高層次要求是技術的變革，技術進步為社會生活提供了更好的服務。數據存在的最終的意義是被利用，服務于民。大數據時代的到來，改變了人們對生活的要求，檔案管理工作同樣不再滿足于文件的簡單利用，獲得數據背后的隱性知識，挖掘其潛在的信息，是檔案管理工作朝著大數據時代前進的標志，使檔案管理工作走向多元化、社會化的，檔案管理工作的重心正在傾斜。

1.4 大平臺

互聯網思維方式之下，各個行業都在謀求新的發展，構建新的平臺。只有占有平臺，才能對可供收發的信息進行發布與收集整理。信息資源豐富才能更好地吸引客戶。用戶的支持可以保證行業的良性發展。大量數據的產生，使得傳統的數據管理工作滯后于時代的發展。 引用大數據技術對數據進行管理，建設科學的管理模式。大平臺建設可以使操作便捷、服務高效。

2 檔案數據資源體系的變化

檔案管理部門最大的工作優勢是擁有客觀的館藏資源。豐富的檔案管理資源更能夠體現出檔案管理部門的價值。檔案管理部門以豐富的館藏資源維護社會地位，開展對檔案的利用服務。當信息以爆發的方式產生，大數據時代作為檔案被保存下來的資料也就越來越多。當檔案內容不是缺，而是過于豐富時，數據采集的方式也就有了新的變化。

2.1 檔案數據的來源更廣

在大數據時代，檔案數據更多地體現出網絡化、平民化、社會化的特征。當暴漲的網民數量涌入互聯網，從而產生無法計算的數據，這些數據成為檔案的主要數據來源。檔案管理部門開始關注民生，這是檔案數據新的變化。國家號召構成社會的基本元素即每個家庭建立檔案，使得檔案來源更加生活會、草根化。

2.2 檔案數據的內容更豐富

檔案管理的數據龐大。大數據時代的數據產生特點，都是十分迅猛的。檔案數據的類型開始出現多樣化的特點。檔案館的館藏資料有聲像、實物、紙質等幾種類型。信息化變革使得電子檔案及時出現。以后，這些異構化的數據成為檔案館藏的主要數據來源，這些數據成為檔案館數據的主要組成部分。

未來的數據管理，將出現種類繁多、由非結構化數據占據主要比例的發展趨勢。同時，也會出現數據價值密度地的特點。檔案作為真實的記錄，可以真實地反應一段時期的某一個方面的特點，顯示出較高的價值。大數據技術時代，檔案數據的處理速度更快。隨著管理進程的加快，人工檔案管理的模式已經不能夠適合時代的需要，新的管理模式真在走進檔案管理工作。

2.3 檔案數據的收集方式多樣

無論有多大的信息量，在沒有歸類整理之前，都不能稱之為檔案，不作為檔案保存，就不能發揮數據的作用。檔案服務工作以數據收集為第一工作要務。收集數據有幾種方法，強制收集、實時捕捉。

采用新的數據收集方法，可以及時把握數據的變化動態，借助于發達的計算機技術，充分計算，幫助檔案管理者進行科學分析。

3 檔案利用服務體系的變化

作為真實的歷史記錄，檔案被悉心保存。我們的目標是要通過檔案管理維護國家利益，為百姓服務。同時，檔案管理工作能夠滿足社會的服務需求。檔案服務工作，將會朝著多元化、社會化方向發展。以客戶個性、企業、差異化需求為導向。提供更加周到的服務。因此，檔案利用工作在服務的各個方面都會產生新的變化。

3.1 檔案服務對象

在社會安定的發展時期，國家更重視民生檔案的建立。檔案內容向平民化發展，目的是要服務市民和城市發展。為智慧城市的建設服務、為建設新農村服務，將檔案管理工作的服務范圍更廣地延伸。

3.2 檔案服務內容

大數據時代，檔案管理工作要深入人心。對客戶的行為更加關注。對用戶的信息查詢、身份登記、搜索方法，利用數據分析結果得到用戶需要的數據提煉以及規律總結，大數據技術通過各種信息的綜合處理能力，滿足社會個體的要求，為大檔案目標服務。對檔案內容中特定問題的分析，可以使檔案服務內容更加精細化。

3.3 檔案服務方式

發達的網絡服務時代開創了大數據時代新的服務模式。無論是問題咨詢還是解決實際問題，都可以通過網絡，從網站的信息欄取得與檔案館的聯系。接受用戶表達的訴求，通過在線傳輸，解決用戶的問題。大數據時代的到來，開啟了檔案管理的新的服務模式。