高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法

摘 要：高校財務會計檔案的主要作用就是記錄高校的財務收支情況，用以反映高校財務管理總體水平和質(zhì)量。財務會計檔案管理是高校財務管理中的重要內(nèi)容，需要從制度和方法上強化總體管理水平。文章在此基礎上，主要對高校財務會計檔案管理中容易存在的問題進行分析，研究相關解決辦法。

關鍵詞：高校；財務會計；檔案；管理；問題；解決；分析

高校財務會計檔案是反映高校實際財務情況的重要記錄文件，對財務會計進行檔案化的管理，就是要求在日常經(jīng)濟收支活動中保存好收據(jù)、賬簿等相關會計憑證，做到有案可查。高校財務會計檔案管理種由于管理人員的技能水平和外界等影響因素，導致在實際管理中會出現(xiàn)一些問題，需要采取有效措施積極改進。[ 1 ]

一、高校財務會計檔案管理主要問題

（一）財務管理意識淡薄

高校財務管理中由于一些管理人員和領導的管理意識淡薄，對高效財務管理工作不夠重視，相關工作也落實的不到位，影響財務管理質(zhì)量。高校主要是學生接受教育的場所，教師、學生以及外勤、內(nèi)勤人員較多，人員流動性大、財務收支活動頻繁，財務往來增多，財務管理工作任務就重。在實際的會計工作中，由于領導對財務檔案化管理的認識不夠，不了解財務會計檔案管理的作用，容易產(chǎn)生一些應付思想，甚至不配合財務人員的工作。例如在高校活動中，無論是行政撥款、物品采購還是資金籌措等，都需要保管好相關賬簿、收據(jù)、收條等會計憑證，在會計處申領時要出具這些拼爭，但是一些人員認為這些工作浪費時間、耗費精力，不愿參與財務檔案管理，導致會計資料不全，財務檔案管理工作難以落實。

（二）管理制度不完善

高校財務管理工作沒有一定規(guī)章制度的約束，一方面會導致高校人員不重視、不支持財務人員的會計檔案管理工作，另一方面對內(nèi)部財務人員的行為也難以規(guī)范。例如財務管理中沒有明確對票據(jù)的開取規(guī)定，在實際工作中，就會有一些單位裝訂會計憑證后沒有及時封粘，甚至票據(jù)填寫有問題，缺少會計人員簽章或者其他項少填、漏填等。這種形式的票據(jù)上交到財務處沒有實際效力，影響正常的財務管理工作。高效財務管理制度不全，還會讓財務管理人員產(chǎn)生一種懶散、不負責的工作態(tài)度，對于一些會計賬簿、會計檔案亂擺亂放，或者隨意出借，導致檔案缺失、破損，難以完成移交、清冊等。這些都會為高校財務會計檔案管理工作呆料不利影響，使檔案保管不力、查找困難，甚至會造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計差錯、賬額對不上等。

（三）職責、權限不明

由于在許多高校中，財務會計檔案管理人員大多同時兼管會計賬務工作，這就造成管理人員職責模糊、權限不明，同時難以保證財務檔案管理和會計管理工作的高效率、高質(zhì)量。高校財務會計檔案管理人員在管理檔案時需要對相關票據(jù)數(shù)據(jù)進行備案，要按照一定的查閱規(guī)則科學分類、歸檔，這些工作如果有會計人員兼管，由于其專業(yè)意識不夠、管理水平不足，難以對資料及時備案，造成分類混亂、保管不善等，最終影響財務檔案管理總體質(zhì)量。因此，高校財務會計檔案管理人員要明確好自己的工作職責，保證管理工作合規(guī)合矩，保證檔案資料符合保管、借閱規(guī)則。

二、高校財務會計檔案管理問題解決措施

（一）明確職責，加強培訓

對于從事高校財務會計管理工作人員要進行行為和意識上的規(guī)范，促進其不斷學習財務會計管理知識，提高專業(yè)技能。對高校財務會計檔案管理人員要做到積極宣導，明確管理人員的主要職責，使其端正工作態(tài)度。對于會計資料的整理、分類、歸納、查閱、借閱、調(diào)閱等都需要要完整的申請流程，對于每一分檔案，管理人員都要做好安全措施，保密負責。會計檔案管理工作中，高校要派選專業(yè)人員進行不定期的抽檢工作，檢查財務管理是否按照規(guī)章制度執(zhí)行，檔案材料是否分類清晰、歸檔完善。財務檔案管理人員需要強化自己的責任意識，明確工作的主要內(nèi)容，積極接受監(jiān)督和檢查。[ 2 ]

（二）材料正確歸檔

在高校財務會計管理工作中，涉及最多的就是會計檔案的搜集、分類和歸檔，對于不同賬簿、收據(jù)等要檢查好必填項和選填項是否合法合規(guī)，日期、簽章、數(shù)額等是否符合事實。有高校的財務往來較多，原始會計憑證要有會計主管和會計人員共同檢閱之后裝訂成冊，對于一些財務報表、財務賬簿和手工登記冊等要及時檢查是否符合納稅登記要求、財務申報要求等；憑證數(shù)據(jù)要及時利用會計電算化登記在系統(tǒng)中，仔細核實后移交清冊，保證憑證及時歸檔、入庫。對于不同性質(zhì)的財務檔案要按照具體要求正確分類、歸檔，可采用編號編輯管理，方面日后的整理和查閱。

（三）先進技術應用

在高校財務會計檔案管理中，要利用好先進的技術水平，優(yōu)化檔案管理程序，提高檔案管理效率。例如對于一些票據(jù)和賬單的數(shù)額錄入等，可以使用會計電算化，在財務系統(tǒng)中錄、登記，這種操作形式一方面可以減少人工手動錄入的誤差，另一方面可以提高數(shù)據(jù)保管的安全性和實效性。

現(xiàn)代信息技術的發(fā)展極大的促進了財務會計管理工作的進行，一些計算機設備和網(wǎng)絡技術應用其中，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。打印機、計算機、掃描儀以及復印機等的使用方便了財務會計檔案的復制、查閱和管理，也成為現(xiàn)代財務會計檔案管理工作中的重要輔助性工具。在高校財務會計檔案管理中，利用計算機等技術完善了財務信息化管理，提高財務檔案材料管理的安全性和科學性。[ 3 ]

三、結語

高校財務會計檔案管理工作是高校管理工作的重要內(nèi)容，要進一步完善高校管理工作，就要提高經(jīng)濟財務管理水平、提升財務會計管理技能。由于在實際管理工作中，財務工作人員的專業(yè)素質(zhì)不夠高、相關會計制度也不夠完善，這就造成財務檔案管理工作中存在一些問題。要解決好這些問題，就要同時提高財務會計管理人員的專業(yè)技能和管理水平，做到嚴格保管重要財務資料、規(guī)范借閱調(diào)閱行為，提高高校財務會計檔案管理水平。

參考文獻：

[1] 戴敏.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].中國證券期貨，2013，04：142.

[2] 劉芳.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].企業(yè)家天地（下半月刊），2014，07：203.

[3] 亓芳.高校財務會計檔案管理存在的問題及解決對策[J].承德民族師專學報，2010，02：63-64.

作者簡介：

邢芳（1979-），女，漢族，河北人，本科，講師，研究方向：財務會計。