面向科研項目生命周期的檔案管理服務創新

蘇娟

摘要：信息技術的發展，為檔案管理帶來巨大的發展機遇，也將促使檔案管理的服務理念與方式發生重大變化。本文分析了面向科研項目生命周期的檔案管理服務的需求及其相關影響因素，并在此基礎上，探討了支持科研項目全過程的檔案管理創新服務的模式及其挑戰。

關鍵詞：檔案管理；項目生命周期；服務創新；科學研究

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）23-0023-02

科研檔案是在科研活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的歷史記錄，直接記錄了每一個研究活動的全過程，具有客觀真實性和完整成套性的特點，它既是科研項目的直接產物，又是繼續開展科研項目的基礎和階梯[1]。因此，對于科研檔案管理顯得尤為重要。然而，大數據時代的到來[2]，科研項目的復雜化以及科研用戶的檔案信息需求的轉變，促使傳統檔案管理服務模式的轉變；與此同時，檔案信息的來源廣泛、載體豐富、內容復雜，導致由傳統的檔案查閱服務逐漸轉向主動式服務，給數字檔案館的檔案管理實踐提出了新的挑戰。

一、面向科研項目生命周期的檔案管理服務的需求

1.大數據時代的挑戰。大數據對國家的治理模式，對企業的業務模式、組織和業務流程，對個人生活都將產生巨大的影響。整個世界步入了大數據時代，這給檔案管理工作帶來了翻天覆地的變化[3]。伴隨著大數據時代的到來，一方面，傳統檔案的紙質文件管理，已遠遠不適應信息發展的需要，同時各類文件的增多，庫房資源也成為檔案管理存儲的瓶頸；另一方面，傳統的檔案系統已無法滿足大數據檔案的管理，必須采用新技術對大數據檔案進行分布式存儲和快速化檢索。因此，全方位的平衡科研用戶的研究資源及其檔案處理工作，支持科研項目的順利推進，對檔案管理服務提出了新的要求。

2.科研項目的挑戰。信息技術的日新月異，各類學科的逐步交融，提升了科研項目的規模性[4]，必然促使著科研項目朝著復雜化的方向發展。科研項目覆蓋學科多，涉及人員多，更加注重全球性、跨領域的協同研究，使得研究過程中檔案的編研與分類工作具有極強的多變性和綜合性特征；另外，科研項目的復雜性要求科研用戶必須自己從得到的檔案信息中進行二次加工，增加了檔案用戶對信息理解和分析的工作量，同時也拉大了數字檔案管理主體與檔案服務對象的距離。因此，這種綜合性與交叉性的科研項目不斷促使著檔案管理的理論含義不斷擴展，檔案管理的技術手段不斷創新，檔案管理的業務環節不斷靈活，檔案管理的內容載體不斷豐富。

二、面向科研項目生命周期的檔案管理服務的影響因素

科研用戶、檔案資源與檔案管理服務團隊是服務活動得以順利開展不可或缺的主體，只有把握三者之間的交互關系，才能充分發揮其相應的優勢，其中重要環節包括：（1）檔案管理服務團隊。面向科研全生命周期開展檔案管理服務工作，具有專業背景強、支撐材料復雜的特點，傳統被動的檔案查閱服務已阻礙了檔案管理服務的發展，因此，必須對檔案采取進一步的加工、轉換，因此，依靠專業化的檔案管理員和檔案信息分析師是檔案管理創新服務的重要條件。（2）科研用戶溝通機制。建立穩定的科研用戶溝通反饋機制是開展檔案管理服務的重要環節。事實上，此環節貫穿于科研項目的整個過程，需要多種服務溝通機制來保證服務模式的開展。因此，檔案管理服務團隊與科研用戶定期或不定期地開展交流會，及時收集科研用戶需求，輔助其完成檔案編研工作，保證檔案工作持續規范地推進，此外，在借助傳統面對面、電話等交流方式的基礎上，同時采用討論組、微博、論壇、微信等即時工具進行反饋交流[5]。（3）檔案分析利用模式。傳統的基于館藏檔案的手工整理、匯總和歸檔，已經不能滿足大數據環境下的檔案信息工作，在大數據時代，檔案管理將是在云平臺上建設云檔案系統，實現云存儲，并基于此，將支持檔案的各類有價值的信息資源進行不斷地整理、分析、挖掘，形成檔案的智慧分析庫，為科研項目的實施提供支持。

三、面向科研項目生命周期的檔案管理服務分析

科研項目生命周期包括項目開題、項目計劃、項目執行和項目結題，科研項目的檔案管理服務團隊根據不同層次用戶的研究進展，以合作的方式，獲取項目生命周期每個階段的實時檔案資源需求，同時以檔案資源集為基礎，建立檔案智慧分析庫，為其提供個性化的檔案分析與管理服務。檔案管理服務團隊圍繞科研項目的整個生命周期，對科研用戶的需求進行分析與獲取。首先，檔案管理服務團隊通過深入到科研用戶的物理場所，了解、分析和解答科研用戶的檔案編研等相關問題；其次，檔案管理服務團隊成為科研用戶的成員，共同參與到科研項目之中，在了解科研用戶檔案文獻資源需求的同時，能夠及時地提供檔案資源管理服務；最后，檔案管理服務團隊通過檔案信息管理系統，進行檔案資源的分析與服務[6]。這樣，通過多種方式的綜合應用和靈活轉化，確定科研用戶需求，并結合檔案管理服務團隊關于項目的具體推進情況，實時提供檔案管理的專業化服務。

1.相關檔案推薦。在科研項目選定過程中，由于科學項目具有一定的復雜性，檔案信息對于科研用戶對研究問題趨勢的了解和思路的梳理是很重要的。檔案管理服務團隊通過當前現狀的調查，向科研人員提供其支持項目研究發展的相關研究歷史檔案成果，為科研用戶提供系統化的檔案報告。

2.規劃檔案咨詢。由于科學的整體性、系統性和全局性，檔案管理服務團隊可以根據項目的總體規劃綱要，幫助科研用戶能對項目的檔案分析管理在一定程度上實現整體性的把控，同時，通過與科研用戶的溝通和反饋，提供個性化的檔案信息咨詢服務。從而，加快了科研用戶的技術路線報告、技術方案文件等檔案的編研工作進度，促進項目推進。

3.文件檔案分析[7]。在科研項目執行過程中，針對支持項目的數據檔案公共平臺，科研人員必須利用相關項目的檔案信息文件，從中發現問題的解決思路和經驗，防止重復性工作。而通過對具體相關科學領域檔案的組織，檔案的分析、支撐科研問題的檔案鑒別是檔案管理服務團隊的優勢。利用這一優勢可以減輕科研人員的負擔，能夠形成嚴格標準地面向過程監控的科研檔案集，其中包括和資源協調文件等相關文件檔案。

4.專題檔案總結。在大型科研項目結題過程中，由于檔案信息門類繁多，項目持續時間較長，因此，檔案管理服務團隊可以作為整個科研項目組的一員，依據數據生命周期全面分析整理并記錄科研用戶的紙質和數字檔案處理情況，同時，依據研究生命周期，細致總結各階段研究成果和檔案文件資源，并進行相關性的處理、統一的整理和歸檔，從而能夠進一步促進科研成果的總結與推廣。

四、面向科研項目生命周期的檔案管理服務的挑戰

當然，面向科研項目生命周期的檔案管理服務工作，在實際過程中主要有兩方面的挑戰：

1.檔案信息安全性。檔案管理服務團隊對科研用戶的檔案信息是實時獲取的，并且與其進行深度的反饋，但是，一個完成的科研項目持續的時間比較長，在這整個時間段，由于人為或突發事件的影響，可能導致科研用戶的部分檔案信息遭到泄露。因此，檔案管理人員必須樹立檔案安全保密意識。另外，科研用戶在與檔案服務人員共享檔案的同時，應該及時告知檔案信息的重要程度以及存儲訪問方式，這樣，通過科研用戶與檔案服務人員的協同，就可以保證檔案信息的安全性。

2.檔案信息的深度整合[8]。檔案管理服務是在傳統相關檔案信息資源有序配置的基礎上進行分析的。因此，圍繞一個科研項目，所涉及的檔案信息種類繁雜，同時，參與項目的科研用戶也在不斷地更替和變化，加大了對于龐雜的檔案資源的有序整合難度。此外，為了支持項目的執行進度，還需要對相關檔案信息進行獲取、共享和分析，這又進一步增加了檔案信息的多層次整合的難度。

面向科研項目生命周期的檔案管理服務，能夠以綜合化的方式參與到科研用戶的檔案管理和服務過程中，深化了科研用戶的互動體驗。在充分了解用戶需求的基礎上，能夠發揮檔案管理人員的專業才能，為科研用戶提供基于實際問題的檔案知識資源方案[9]，此外，檔案管理服務團隊能夠與科研用戶進行充分的溝通與反饋，這樣可以對檔案管理服務進行跟蹤，從而有效增強檔案服務價值，提升用戶滿意度。

參考文獻：

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