工程檔案管理工作探討

孫鳳輝

摘 要：工程檔案資料是工程建設質量的綜合反映，與工程建設質量密不可分，同時對公司建設發展有著積極的意義。當前，工程檔案管理工作中存在不可忽視的一些問題，制約著檔案管理工作進一步發展。我們要重視工程檔案管理工作，多措并舉，促進檔案管理工作科學發展。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策；作用

1 工程檔案管理工作存在的主要問題

1.1 工程檔案人員素質有待提高

工程檔案資料應包括招投標、勘察、設計、施工、監理等單位形成的檔案資料，涉及面廣，專業性強。但就工程現場的情況看，大多項目部都未配備專職的檔案管理人員，往往是其他人員兼職或臨時抽調人員擔任，大多沒有參加過正規的檔案業務知識培訓，專業知識欠缺。加上現場工作繁忙，人員調動頻繁，原始資料丟失、損毀嚴重，檔案管理處于一種被動應付狀態，這必然影響到工程檔案的質量。

1.2 檔案意識淡薄

部分施工單位對工程檔案管理的重要性認識不夠，重施工輕檔案管理的現象普遍存在，如工程技術資料的收集整理，本應始于工程開工，終于工程竣工驗收，列入工作日程，同步施工進展。在工程項目中，平時不重視工程檔案的收集整理， 檔案工作與工程建設不能同步管理，資料不規范、收集不齊全。甚至出現為應付竣工驗收或有關檢查搞突擊、“做”資料的現象，造成原始資料失真，工程檔案造假，甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視，使工程檔案管理工作處于被動局面。對于施工單位來講，一般都未配專職人員，更沒有專門的資料室與相應的設備，往往使應該歸檔的資料分散在專業技術人員手中，很容易丟失或損毀。

2 做好工程檔案管理工作的對策

2.1 制定工程檔案管理規范

2.1.1 實施四同步原則

我們在貫徹執行國家有關基建檔案項目管理，驗收方面的規定和辦法時，結合廣汽菲亞特克萊斯勒汽車有限公司實際情況，制定出符合該司的規定，以便于遵照執行，同時還應把檔案資料管理職責納入有關的部門和專業技術管理人員的崗位責任和業務檢查考核程序中，要保持建設項目資料管理與工程建設的四個同步：即簽訂合同時同步提出項目檔案資料歸檔份數與質量要求，落實好檔案資料歸檔驗收的經濟責任；工程開工建設與檔案資料形成積累同步，落實好建設單位、設計、施工單位相關部門和人員的管理責任；工程建設過程與檔案資料跟蹤指導管理同步，落實好建設單位主管部門和人員監督指導責任；工程交工竣工驗收與檔案資料整理交付驗收同步，落實好施工單位保證交工技術資料完整準確和業主單位的質量驗收把關責任。保證工程建設項目檔案管理資料管理、登記、驗收等環節工作的規范和有序控制。

2.1.2 工程檔案歸檔責任書文件的簽署

不僅影響工程形象，而且影響到操作、維護、管理、更新、擴建和技術改造等。通過一年多前的項目檔案工作實踐，筆者認為由于工程檔案不及時是主要原因，多數參與單位的領導、工程技術人員和管理人員要重點抓好項目的進度和質量，對項目檔案工作不落，把檔案工作作為“軟”，造成難以歸檔的項目。由于多項目參與單位，如果不是一個強制性的管理手段參與單位備案工作，項目文件歸檔會出現很多問題，會影響項目檔案歸檔時間和檔案質量。筆者認為對項目文件歸檔和管理責任書的形式，加強參與單位領導下的檔案管理意識是一種行之有效的方法。因此，我們應采取項目文件歸檔和管理責任書的“辦法和參與單位”，明確規定了參與單位檔案工作的要求，項目檔案，檔案質量，違約處罰，參與單位領導真正從思想價值工程檔案歸檔。這種方法可以從源頭上把住工程建設的施工單位歸檔，檔案損失情況的有效控制，使它在工程建設中不僅注重材料的積累，還要注意檔案材料的質量，才能保證檔案工作的順利進行。

2.2 實施工程檔案專項檢查工作制，做好工程檔案的業務指導工作

建設項目的特點是任務繁重、工作量大、施工周期長、參與單位多、文字材料、圖紙、圖表、聲像資料等。任何一個參與單位，一個部門，一個工程技術人員，在工作的某些方面一個工作時間沒有做好在關鍵項目檔案的形成、積累、整理工作中可能對項目文件的管理造成困難甚至損失。為了使施工和監理單位可以在工程竣工驗收后三個月內公司檔案傳輸完成完整的、準確的和合格的數據文件，我們應對工程檔案歸檔工作做專項檢查，一是指定檔案工作者和工程專業技術人員負責檢查和指導工作的項目文件，對施工單位的工程文件的收集整理工作，及時跟蹤。二是檔案部門定期參加項目監理會議，一方面要了解整個項目的進展情況，另一方面要參加相關單位會議，對工程檔案專項檢查工作進行專項檢查，及時協調和解決備案工作中出現的問題。這種方法可以對發現的問題及時進行整改，歸檔檔案的質量也提高了。

做好檔案專項工作檢查的同時，為確保工程檔案的質量，應優質、高效做好工程檔案的業務指導工作。例如該司所有工程可從可行性研究報告審查會、初步設計審查會、工程管理工作例會，到其他有關專題工作會議以及單位工程劃分工作、工程交工驗收等，檔案部門都應參與進去。通過深入參與工程建設的有關工作，檔案部門能及時掌握、了解工程建設的主要內容、進展情況、材料形成情況，并有效地監督、指導職能部門，做到及時發現問題，及時了解指導、解決問題，做到檔案工作與工程建設“四同步”，確保審理檔案時做到情況清楚、心中有數。同時，檔案部門參與工程管理也有利于檔案人員與其他部門人員聯系溝通，得到他們的配合、支持。

2.3 監理發揮工程檔案審核檢查中的作用

在工程實際項目檔案管理工作中，由于人事檔案并沒有親自參與到工程建設中；二是檔案人員不是工程技術人員，對項目文件的質量檢查是有限的，對施工過程中的一些具體問題和環節的監督也只有更多的理解。簽名和監理人員由于熟悉工程的每一個環節，每一個過程，掌握每一個隱患和質量事故的原因，發現過程和結果，所以我們需要監督單位提交的建設單位項目文件，認真負責地審計，檢查。如發現問題應及時返回施工單位整改資料檔案，直至項目文件質量符合歸檔要求后才能簽名，這對提高工程文件的質量，確保工程項目完成后的項目及時傳遞起著重要作用。

參考文獻：

[1]肖永福.加強重點工程檔案管理，努力做好服務工作[J].云南檔案，1992.

[2]晉旺英.重點建設工程檔案管理工作探討[J].天津治金，2006.