高校干部人事檔案開發(fā)利用研究

周瑩

摘要：高校干部人事檔案是對教職工經(jīng)歷的真實反映，開發(fā)利用高校干部人事檔案能夠全面了解教職工的基本情況，為高校選拔與使用人才提供重要參考依據(jù)，對提高高校干部人事檔案的利用率具有重要的意義。本文以高校干部人事檔案為研究對象，從我國高校干部人事檔案管理中存在的問題、提高高校干部人事檔案利用的措施以及對高效干部人事檔案管理的思考三個方面進(jìn)行詳細(xì)論述。

關(guān)鍵詞：高效；干部人事檔案；開發(fā)；利用

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）28-0011-02

在高校管理過程中，高校干部人事檔案是一個重要的管理內(nèi)容，也是高校人事工作的一個重要組成。高校干部人事檔案主要是對教職工個人的經(jīng)歷、德才表現(xiàn)以及工作表現(xiàn)等方面真實記述，為高校組織以及人事部門選拔或者是使用人才提供了有效依據(jù)。因此，加強(qiáng)開發(fā)利用高校干部人事檔案具有重要意義。

一、我國高校干部人事檔案管理中存在的問題

1.高校干部人事檔案內(nèi)容單一。目前，我國高校干部人事檔案的內(nèi)容中，老干部的人事檔案往往以政治表現(xiàn)內(nèi)容為主，而年輕干部的人事檔案內(nèi)容則主要以學(xué)歷及其職稱評定為主，因此，這種干部人事檔案往往不能充分反映高校教師干部的整體情況。與此同時，每年填寫一次的考核表能夠?qū)Ω咝＝處煾刹康钠返?、能力等情況進(jìn)行一定的反映，但是，高校教師干部填寫考核表的時候往往是以一種敷衍的態(tài)度，沒有結(jié)合自己本年度的具體情況認(rèn)真填寫，而且基層組織對高校教師干部的評價意見也往往是千篇一律，導(dǎo)致高校教師干部人事檔案信息的利用價值較低[1]。此外關(guān)于干部人事檔案的材料主要包括十個類別，通常情況下高校干部人事檔案材料中的內(nèi)容僅僅只包括第四類與第九類，其余類別材料十分有限，因此這種干部人事檔案材料的信息十分片面，無法充分反映高校教職工的特點，缺乏一定的利用價值。

2.高校干部人事檔案的整理較為復(fù)雜。在整理干部人事檔案的時候，往往需要先進(jìn)行信息的收集、分類、編號以及整理，然后再對整理后的檔案進(jìn)行打孔裝訂。雖然裝訂后的檔案具有一定的美觀性，但是這種方式存在補(bǔ)充材料較為困難、復(fù)制困難以及容易泄密等缺點。由于高校干部人事檔案的內(nèi)容需要及時進(jìn)行更新，因而每年都會形成一系列新材料，而在每次插入新材料的時候都需要對原有的檔案進(jìn)行拆裝，這就導(dǎo)致檔案內(nèi)容容易被破壞，從而縮短了檔案材料的使用壽命[2]。此外對于檔案中超出材料要求的部分必須進(jìn)行剪裁或者是折疊，這就極有可能會裁去一些需要使用的內(nèi)容，而對于一些小于材料要求的內(nèi)容必須進(jìn)行裱糊、加邊等操作，從而影響檔案材料的原始性及真實性。

3.高校干部人事檔案管理設(shè)施不到位。目前，我國依然有部分高校對干部人事檔案進(jìn)行管理時采用手工操作方式，沒有建立專門的干部人事檔案管理部門，沒有配置相應(yīng)的辦公室或者是庫房等，更沒有配置計算機(jī)、掃描儀等設(shè)施[3]。因此，高校組織或者是人事部門要想了解某一位教師職工的基本情況，就必須將其紙質(zhì)人事檔案調(diào)出，然后才能查閱教職工的檔案內(nèi)容。此外，由于部分高校干部人事檔案管理人員沒有接受專業(yè)的檔案管理技能培訓(xùn)，也沒有檔案現(xiàn)代化管理的相關(guān)知識，這就導(dǎo)致高校干部人事檔案管理的現(xiàn)代化落實具有一定難度。

二、提高高校干部人事檔案利用的措施

1.嚴(yán)格遵循法律要求管理檔案。首先，提高高校教職工的檔案法律意識。高校管理部門可以采用校報、校園網(wǎng)以及知識競賽等方式，向高校的教職工廣泛宣傳國家頒布的檔案法律法規(guī)知識，要求高校教職工嚴(yán)格遵循《檔案法》及《人事檔案條例》等法律中的相關(guān)要求，提高高校教職工的人事檔案法律意識，從而使每一位高校教職工都能夠認(rèn)識到干部人事檔案的重要性，進(jìn)而保障高校干部人事檔案的真實性[4]。其次，建立高校干部人事檔案管理的規(guī)章制度。高校干部人事檔案管理人員應(yīng)該充分掌握國家制定的關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，在嚴(yán)格遵循《檔案法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校具體特點以及管理工作中出現(xiàn)的具體問題，建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，比如檔案室崗位責(zé)任制、檔案保密制度以及檔案借閱制度等相關(guān)制度，從而使高校干部人事檔案管理能夠向著制度化方向發(fā)展。

2.豐富高校干部人事檔案的內(nèi)容。由于高校干部人事檔案內(nèi)容單一，會對檔案利用價值產(chǎn)生一定影響。因此，高校干部人事檔案管理人員應(yīng)該及時對干部人事檔案進(jìn)行收集，并進(jìn)行歸檔，才能保障高校干部人事檔案的完整性。高校干部人事檔案管理人員應(yīng)該通過多種途徑收集教職工干部的信息，可以從教務(wù)處獲得關(guān)于教師教學(xué)數(shù)量及其教學(xué)質(zhì)量的相關(guān)信息；獲得關(guān)于教師科研工作的相關(guān)信息；從專業(yè)培訓(xùn)資料及個人業(yè)績考核表等材料中獲得相關(guān)信息，并及時加入到教職工的人事檔案中，不斷充實高校干部人事檔案的內(nèi)容。與此同時，教職工在填寫年度考核鑒定表的時候，應(yīng)該以認(rèn)真的態(tài)度進(jìn)行如實填寫，而且領(lǐng)導(dǎo)人員對教職工的年度表現(xiàn)進(jìn)行評價時，應(yīng)該根據(jù)該職工的實際情況進(jìn)行中肯評價。此外，高校應(yīng)該建立切實可行的檔案管理機(jī)制，實現(xiàn)對高校干部人事檔案的動態(tài)化管理，并不斷豐富高校干部的人事檔案內(nèi)容，提高高校干部人事檔案的利用率。

3.簡化高校干部人事檔案的整理程序。在對高校干部人事檔案進(jìn)行管理的過程中，為了保障檔案材料的真實性及其原始性，需要對檔案的整理方法進(jìn)行改革。具體來說，我們可以先將干部人事檔案材料進(jìn)行分類，然后采用小活動夾將已經(jīng)分好類的干部人事檔案材料夾住，最后把每一個人的檔案材料分別裝到一個檔案盒中。這種方法不僅能夠方便人事檔案管理人員對檔案材料進(jìn)行管理，同時還能夠提高檔案的利用率[5]。此外，簡化高校干部人事檔案的整理程序，能夠使高校干部人事檔案管理人員為教職工提供服務(wù)的時候，有效處理檔案利用與檔案保密之間地關(guān)系。

4.提高高校干部人事檔案管理人員的素質(zhì)。第一，加強(qiáng)高校干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)。高校干部人事檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)要為管理人員營造一個良好的學(xué)習(xí)氛圍，不斷為檔案管理人員提供接受教育的機(jī)會，不斷更新管理人員的知識體系，充分調(diào)動管理人員鉆研業(yè)務(wù)的積極性。此外，高校干部人事檔案管理人員在接受繼續(xù)教育的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該提高自學(xué)的積極性，不斷豐富自身的知識體系，充分掌握檔案學(xué)專業(yè)的基礎(chǔ)知識，熟練掌握檔案管理的技術(shù)技能，進(jìn)而提高自身的綜合素質(zhì)。第二，引進(jìn)檔案管理人才。首先，高?？梢栽O(shè)立檔案人才開發(fā)基金，對有意愿從事檔案工作的在校生進(jìn)行資助，培養(yǎng)一批致力于從事檔案工作的人才；其次，可以引進(jìn)一些精通檔案信息管理的軟件或者是能夠熟練制作檔案信息網(wǎng)頁的計算機(jī)人才，開發(fā)出符合本校實際的干部人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的工作效率。

5.加強(qiáng)高校干部人事檔案管理的現(xiàn)代化。第一，從學(xué)校角度上來說，高校應(yīng)該增加對干部人事檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，積極購買先進(jìn)的檔案管理技術(shù)設(shè)備，并積極引入國外先進(jìn)的干部人事檔案管理技術(shù)以及管理經(jīng)驗，建立一套完整的干部人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，進(jìn)而提高高校人事檔案管理的工作效率。第二，從檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)角度上來說，高校應(yīng)該不斷加強(qiáng)高校干部人事檔案信息資源建設(shè)的數(shù)字化及國家化，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的人事檔案信息化系統(tǒng)管理經(jīng)驗，力求建立全國范圍內(nèi)的干部人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)干部人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化，進(jìn)而提高檔案信息的利用率。第三，從檔案資源安全的角度上來說，高校干部人事檔案管理部門應(yīng)該采取嚴(yán)格的保密措施，嚴(yán)格依據(jù)法律規(guī)定進(jìn)行檔案材料的管理，保障高校干部人事檔案信息的真實性，同時還應(yīng)該提高高校干部人事檔案管理人員的政治素養(yǎng)、檔案管理能力及其網(wǎng)絡(luò)辦公能力，要求檔案管理人員及時對教職工干部的人事檔案信息進(jìn)行備案，嚴(yán)格規(guī)定檔案信息數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限，從而保障檔案信息的安全性。第四，從檔案管理的現(xiàn)代化水平上來說，高校干部人事檔案管理人員應(yīng)該采用計算機(jī)對檔案材料中的文字、圖像等信息進(jìn)行數(shù)字化處理，利用計算機(jī)實現(xiàn)對檔案信息資源的遠(yuǎn)距離傳輸，進(jìn)而提高高校干部人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。

三、關(guān)于高校干部人事檔案管理的思考

1.保密與利用之間關(guān)系的處理。在人事檔案管理制度中，保密制度是一項必須遵守的制度。作為高校干部人事檔案的管理人員，必須充分掌握干部人事檔案保密制度的相關(guān)要求，并嚴(yán)格按照保密制度的相關(guān)要求工作。與此同時，在高校干部人事檔案利用過程中，作為高校干部人事檔案的管理人員應(yīng)該做好檔案利用中的監(jiān)督工作，對檔案利用過程中出現(xiàn)的違反檔案保密制度的行為進(jìn)行及時糾正，這樣不僅能夠使檔案資料得到有效利用，同時還能夠保障檔案資料的安全性。

2.適度開放檔案信息。為保障我國人事檔案信息的真實性及其準(zhǔn)確性，我國對人事檔案的管理主要以封閉式管理方式為主，不會對本人開放，因此，大多數(shù)人往往難以接觸到自己的人事檔案。隨著時代的不斷發(fā)展，適度開放檔案信息已經(jīng)成為趨勢，將高校干部人事檔案中一些沒有涉及到個人隱私的信息適當(dāng)向外開放，不僅有利于人才的開發(fā)，同時還有利于資源共享。

四、結(jié)語

綜上所述，高校干部人事檔案存在的目的就是為了能夠?qū)ζ溥M(jìn)行開發(fā)利用，而這也是高校干部人事檔案存在的價值。因此，高校干部人事檔案管理部門應(yīng)該不斷改革檔案管理方法，提高高校干部人事檔案的利用率，真正發(fā)揮高校干部人事檔案的價值。

參考文獻(xiàn)：

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