檔案工作保密需求實踐與探討

杜柏林

【摘要】隨著社會市場經濟的飛速發展，檔案管理工作的重要性受到了較大的關注，而對于檔案的保密工作具有較高的要求。檔案的保密工作貫穿在檔案管理的全過程，對提高檔案管理工作的質量和水平具有重要的影響，同時其也是檔案管理中不可缺少的一個環節，因此必須加強對檔案保密工作的建設，提高檔案管理的質量，滿足社會發展和人們生活的需求。現本文就檔案工作保密需求實踐與探討進行探究，僅供交流借鑒。

【關鍵詞】檔案管理；保密需求；實踐

檔案管理工作對社會和個人的發展具有重要的作用，因此必須加強對檔案管理工作的重視，檔案的保密管理作為檔案管理中一個重要的內容，需要采取有效的措施提高檔案的保密管理是水平的提高，從而促進我國檔案管理工作質量的提升。事實上，檔案保密管理與檔案管理的目標是存在很大的矛盾的，檔案的管理就是方便人們的使用，但是檔案的保密管理卻造成了一部分檔案資料的查閱受到限制，嚴重的影響了檔案資料的利用效率。

一、做好檔案保密管理工作的基礎是規范文件材料歸檔

1、文件材料的歸檔部門在進行歸檔過程中需要將文件材料的密級標識清楚。首先，在對文件資料進行歸檔之前，工作人員需要清理和鑒定涉密文件，按照本單位對文件材料歸檔的范圍和要求，將不具有查閱價值的涉密文件材料排除在文件資料的歸檔之外。其次，對于具有保存價值的涉密文件資料，工作人員的審查工作需要做到嚴格，從而使文件是否具有降解密工作得以確定；對于還存在保密期限之內的涉密文件材料，保存方式需要按照文件材料原來的密級進行，而對于保密期限已滿的文件資料，按照相關部門的實際要求，對其進行解密處理，然后按照非涉密文件資料的保存方式進行管理。2、對于歸檔的文件資料，檔案管理部門需要認真的審查，避免存在漏洞。在文件資料歸檔的過程中，檔案管理部門需要選派專業人員的涉密文件的歸檔范圍進行重點檢查，還要審查歸檔文件目錄上的密級標識和保密期限是否存在不規范的情況，如果一旦發現有漏標和錯標現象存在，那么需要退回檔案歸檔部門重新進行密級的編制。

二、管理好涉密檔案的直接要求是嚴格控制檔案的利用程序

1、分開管理涉密文件和普通文件。保范圍是檔案保密工作的核心，也就是國家密級的知悉范圍不擴大的保證，一旦，涉密文件資料的知悉范圍被擴大，那么國家的安全和利益就有可能會遭到破壞。為了有效的保證涉密文件的安全，需要將其與普通的文件資料分開保管，對于這項工作，所有的檔案管理閉門已經達成一致意見，對于涉密文件的查閱和借用都是具有明確的規章制度的，然而需要強調的是要嚴格執行檔案管理的規章制度。2、在開展檔案信息公開的過程中，保密審查的手續需要嚴格的履行。現階段的和諧社會的構建需要以人為本，公眾對檔案信息具有知情權，對于這項工作提出了較高要求，而社會公眾對檔案的利用效率在逐漸的提升。在這種情況的基礎上，不同的檔案服務形式被檔案管理部門的提出來，隨著科學技術的發展，檔案服務的手段具有多樣化特點。近年來逐漸盛行的檔案服務形式是政府信息公開和數字化檔案館的建設。在檔案服務形式開展的過程中，需要掌握好尺度，將文件保密工作和公開工作的關系處理好，做到保放有度，既能夠使國家秘密安全又確保，同時還能夠合理的利用檔案信息資源。（1）開展檔案展覽、公布與開放檔案、編輯出版檔案文獻匯編、建立愛國主義教育基地等需要面對社會公眾的檔案服務時，承辦者、檔案形成部門、保密管理部門要嚴格把關，要對所有涉及到的檔案一一審查，禁止將涉密檔案納入利用目錄。（3）要將檔案信息在網站上公開，應堅持履行審查程序，先由檔案形成部門提出初審意見，再經保密管理部門審核，最后由檔案館（室）主管領導審批，做到先審查登記、后公開；對不能確定的事項，由檔案形成部門和保密管理部門共同討論決定是否能公開。3、要定期的開展降解密工作。由于對文件材料進行了定密處理，但是由于一密定終身的缺陷造成檔案資源的利用受到了很大的阻礙，這在一定程度上，極大的浪費的文件資源，影響檔案資源作用的發揮。因此，需要將檔案的降解密工作做好。為做好涉密檔案降解密工作，各級檔案館（室）應做好以下幾個方面工作：一是按照國家檔案和保密工作的法律法規要求，建立健全本單位相應的涉密檔案降解密規章制度和標準，使降解密工作有章可循。二是按照館室藏涉密檔案的實際情況，成立和完善涉密檔案降解密工作領導小組和專家組，要涵蓋相關業務部門、保密部門和檔案管理部門的人員，能夠承擔降解密工作的組織、協調及定期開展涉密檔案降解密具體工作。三是加強對相關人員的培訓，包括對檔案形成部門人員的培訓和對降解密工作領導小組及專家組成員的培訓。

三、做好檔案銷毀工作是做好檔案保密管理工作的最后一關

1、要加強檔案銷毀的組織領導。在銷毀檔案前，要成立有本單位檔案管理部門和檔案形成部門組成的檔案銷毀工作領導小組，組織有關人員學習相關規章制度，開展對到期檔案的鑒定銷毀工作。2、要確保檔案銷毀的程序和場所規范。要按照本單位檔案銷毀方面的規章制度，嚴格遵守提出檔案鑒定工作申請→對到期檔案進行直接鑒定→編制銷毀清冊并報批→到指定銷毀機構銷毀的工作流程，并執行兩人以上監銷制度，確認待銷毀檔案、特別是其中的涉密檔案當場銷毀，嚴禁將待銷毀檔案當作廢品出賣或轉作他用。

四、結語

綜上所述，檔案保密管理是管理檔案過程中不能缺少的一個環節，對提高檔案管理的質量和水平具有較大的促進作用。為了做好檔案的保密工作，檔案管理人員需要增強對檔案保密工作的認識，并從不同的渠道和不同的方式增加自身檔案專業素質的提升，從而做好檔案的保密工作，也需要廣泛的使用現代化技術進行檔案的保密管理，有利于提高檔案管理的現代化建設，還能夠促進檔案資源等的合理開發和有效利用。

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