淺談南京市礦山治理檔案的數(shù)字化管理

徐巍巍

摘要：礦山治理檔案資料是規(guī)范礦山環(huán)境治理項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是記錄項(xiàng)目管理活動(dòng)一個(gè)重要手段，也是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)的證據(jù)。為深入開展全市國(guó)土資源“一張圖”及綜合監(jiān)管平臺(tái)建設(shè)，提高南京市廢棄露采礦山環(huán)境整治工作的工作效率和監(jiān)管水平，使礦山環(huán)境治理檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)化，結(jié)合工作實(shí)際，從檔案數(shù)字化管理和利用方面進(jìn)行了一些有益的探索。

關(guān)鍵詞：礦山；環(huán)境治理；數(shù)字化

一、南京市礦山治理檔案管理的現(xiàn)狀及數(shù)字化意義

（一）南京市礦山治理檔案管理現(xiàn)狀

為適應(yīng)新形勢(shì)、新要求，南京市政府成立了南京市廢棄露采礦山環(huán)境治理領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負(fù)責(zé)廢棄露采礦山環(huán)境治理工作的組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督等工作，并在南京市國(guó)土資源局下設(shè)辦公室。南京市依托國(guó)家示范工程、京滬高鐵沿線（南京段）宕口治理等重點(diǎn)工程，對(duì)全市急需治理的109個(gè)廢棄宕口開展了礦山環(huán)境治理三年行動(dòng)計(jì)劃。在治理過(guò)程中每一個(gè)項(xiàng)目都會(huì)產(chǎn)生大量的原始資料，例如：立項(xiàng)批文、方案設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、資金撥付材料等等，這些紙質(zhì)材料一般都存放在處室里或者由各分局負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔，進(jìn)行日常的分解管理，目前還沒(méi)有針對(duì)性規(guī)范的整理模式，在工作中都是參照普通的檔案管理方式進(jìn)行收集整理，僅局限于平時(shí)工作中簡(jiǎn)單的查詢和調(diào)用，這就對(duì)我們及時(shí)開展科學(xué)規(guī)范的檔案整理和利用提出了更高的要求。

隨著當(dāng)前國(guó)土資源管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)，需結(jié)合“一張圖”建設(shè)將礦山環(huán)境治理相關(guān)內(nèi)容納入其中，加快推進(jìn)礦山環(huán)境治理工作和跟蹤管理工作，實(shí)現(xiàn)宕口治理項(xiàng)目相關(guān)內(nèi)容的可查詢、可錄入、可更新、可監(jiān)管、可統(tǒng)計(jì)，提高礦山環(huán)境治理工作效率和監(jiān)管水平。而傳統(tǒng)的檔案管理與傳播方式，即實(shí)施手工管理檔案，信息形態(tài)主要以紙質(zhì)等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的和以點(diǎn)到點(diǎn)的傳播，即使經(jīng)過(guò)編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，利用的覆蓋面也相對(duì)較小，很難適應(yīng)快速準(zhǔn)確的利用要求，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn)。隨著信息化建設(shè)的日益廣泛和深入，檔案數(shù)字化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然方向。

（二）南京市礦山治理檔案數(shù)字化管理意義

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》DA/T 31—2005，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的定義是：采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。

檔案數(shù)字化通常開展的方式，是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高科技，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

開展進(jìn)行礦山治理檔案的數(shù)字化管理，就是將紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，以及電子文件及數(shù)碼影像文件的集中統(tǒng)一的管理和應(yīng)用，主要具有以下兩方面的積極意義：

1. 對(duì)檔案原件具有積極的保護(hù)作用。在日常工作利用中，網(wǎng)上查閱掃描件代替調(diào)閱紙質(zhì)檔案原件，使原件得到妥善的保存保管，有效減輕人員工作量，提高工作效率。

2. 在檔案共享利用的空間和時(shí)間上，提供了更大的可行性和便利度。可以實(shí)現(xiàn)在“一張圖”等統(tǒng)一平臺(tái)的圖形、數(shù)據(jù)、文檔綜合查詢利用，快速簡(jiǎn)便地調(diào)閱自己需要的檔案信息資源。數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)可以多量備份，實(shí)現(xiàn)多地保存和異地傳輸。

二、南京市礦山治理檔案數(shù)字化管理需求

（一）需求概述

以“一張圖”系統(tǒng)作為業(yè)務(wù)前臺(tái)開展礦山治理的各項(xiàng)日常管理工作，檔案管理系統(tǒng)作為后臺(tái)做好各種礦山治理紙質(zhì)檔案電子化掃描數(shù)字化處理以及各類電子材料的整合、歸檔和數(shù)據(jù)提供利用工作。兩個(gè)系統(tǒng)之間做好數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)使用。最終實(shí)現(xiàn)在日常管理工作中需要查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案時(shí)，通過(guò)簡(jiǎn)單快捷的檢索方法，如輸入宕口名稱或者代碼，就能及時(shí)準(zhǔn)確調(diào)閱各種業(yè)務(wù)文檔、數(shù)據(jù)和圖表。為日常查閱利用、日常數(shù)據(jù)更新和后續(xù)管理發(fā)揮積極作用。

在開展掃描操作時(shí)，利用高速掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，再結(jié)合大型存儲(chǔ)設(shè)備，組成完整的礦山治理電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。通俗而言，就是將檔案文件的每一頁(yè)看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁(yè)掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。這種方式實(shí)現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機(jī)器，且工作可以定量化，差錯(cuò)率相對(duì)較低，即便有一些錯(cuò)掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。這種方式投入相對(duì)較少，對(duì)人員技術(shù)要求相對(duì)較低，又能較快滿足對(duì)存量檔案的數(shù)字化管理需求。在資金充裕、人員短缺的情況下，也可以委托專門的檔案整理掃描公司，對(duì)存量礦山整治檔案進(jìn)行整理和掃描。

數(shù)字化的礦山治理檔案以掃描文件形式存在，要妥善備份保存，至少備份兩套及以上。按照檔案主管部門要求，與紙質(zhì)檔案一起，實(shí)現(xiàn)雙套制保存。

（二）功能介紹

建立數(shù)據(jù)處理和檔案影像文檔管理統(tǒng)一查閱的礦山治理的監(jiān)管平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)功能。

1. 數(shù)據(jù)安全：采取先進(jìn)存儲(chǔ)設(shè)備，利用磁盤陣列存貯，建立專用數(shù)據(jù)服務(wù)器。數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)進(jìn)行多套備份，保證檔案數(shù)據(jù)安全不丟失。

2. 保密權(quán)限：基于數(shù)據(jù)庫(kù)的安全設(shè)計(jì)，可設(shè)定檔案的查閱權(quán)限，區(qū)別人員的職責(zé)權(quán)限，對(duì)不同的用戶賦予不同的查閱范圍。

3. 查閱功能：在查閱檔案時(shí)定位準(zhǔn)確、查詢迅速、圖像清晰。這要求建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要嚴(yán)格保證檔案著錄準(zhǔn)確率。

4. 統(tǒng)計(jì)功能：監(jiān)管平臺(tái)通過(guò)設(shè)定的各種檢索字段，可以快速準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)各種數(shù)據(jù)，并做好日常更新統(tǒng)計(jì)。并將生成的電子報(bào)表及時(shí)歸檔。

5. 計(jì)劃功能：根據(jù)統(tǒng)計(jì)功能模塊的統(tǒng)計(jì)資料，利用經(jīng)驗(yàn)公式，做出季度或年度計(jì)劃預(yù)算提議，為相關(guān)部門提供參考。

最后兩個(gè)統(tǒng)計(jì)功能，主要依靠“一張圖”的有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能實(shí)現(xiàn)。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)的各種數(shù)字化檔案提供證據(jù)材料。

（三）作業(yè)要求

1. 采取流水線作業(yè)方式。按照工作流程將各個(gè)工序細(xì)化與規(guī)范化，做到分工明確，各個(gè)工序相互銜接，環(huán)環(huán)相扣，工作中互相配合與支持，提高工作效率。

2. 采取高速掃描，彩色與黑白相結(jié)合，對(duì)個(gè)別材料進(jìn)行需要彩色掃描，大部分進(jìn)行黑白或灰度掃描。

3. 在存量檔案數(shù)量較大、掃描量較大時(shí)，也可考慮引進(jìn)第三方監(jiān)理進(jìn)行日常檢查和質(zhì)量檢驗(yàn)工作。日常的少量檔案補(bǔ)充掃描的質(zhì)量檢驗(yàn)工作，可以由地環(huán)部門熟悉業(yè)務(wù)的工作人員擔(dān)任，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)改正。

4. 考慮運(yùn)用條碼技術(shù)管理檔案，即在檔案封面、卷內(nèi)目錄上打上條碼，方便掃描和今后管理使用。

三、南京市礦山治理檔案數(shù)字化操作流程

南京的礦山治理檔案數(shù)字化在操作實(shí)施過(guò)程中，要做好軟件開發(fā)與檔案前期整理、掃描、條目錄入、質(zhì)量檢查、掃描文件管理等全過(guò)程的協(xié)調(diào)配合問(wèn)題。前期要細(xì)化做好礦山治理檔案歸檔范圍確定，掃描流程設(shè)計(jì)、掃描硬件配置等準(zhǔn)備工作，過(guò)程中要重點(diǎn)加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)，掃描后期要考慮做好人員配備，做好日常化的新增檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)礦山治理檔案數(shù)字化的長(zhǎng)效管理。

（一）檔案分類整理，編制流水檔案號(hào)

按照礦山治理檔案分類細(xì)化要求，按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理、排序編頁(yè)，暫不裝訂，待掃描完成后再進(jìn)行裝訂。案卷目錄和卷內(nèi)目錄的樣式，應(yīng)根據(jù)檔案實(shí)際制定和調(diào)整。順序編制流水檔號(hào)。

（二）檔案著錄

礦山治理檔案的著錄，是實(shí)現(xiàn)今后檔案檢索查閱與管理的重要基礎(chǔ)工作，所以對(duì)文字錄入的準(zhǔn)確性要求很高，工作量大。

著錄內(nèi)容按照國(guó)家《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求錄入，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。包括確定各具體著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。通常包括案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等。對(duì)于礦山整治檔案特有的項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目位置、土地權(quán)屬、組織實(shí)施單位、項(xiàng)目承擔(dān)單位等，作為特殊著錄項(xiàng)加以錄入，便于今后的檢索查詢和統(tǒng)計(jì)。

（三）檔案交接

礦山治理檔案分類整理后按年度、類別提出，提卷時(shí)數(shù)字化加工方的提卷人員按照要求，編寫檔案的頁(yè)號(hào)和需要掃描錄入的文件頁(yè)號(hào)后及抽取不需掃描的頁(yè)面，以確保檔案還原時(shí)能夠清楚區(qū)別和核實(shí)頁(yè)數(shù)，并按實(shí)際頁(yè)數(shù)填寫詳細(xì)的檔案交接清單，由雙方主管人員簽字。

（四）檔案的掃描

礦山治理檔案材料原件掃描與存儲(chǔ)格式完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描。可以根據(jù)國(guó)家《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》制定具體的掃描要求，掃描人員按照要求操作，填寫移交清單（此移交清單是檔案拆分人員和掃描人員共同填寫）并簽字領(lǐng)取后進(jìn)行紙介掃描。掃描圖像使用先進(jìn)的圖像掃描處理軟件，掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定義，如自動(dòng)傾斜校正、自動(dòng)去污、自動(dòng)分文件等批處理功能。在由系統(tǒng)自動(dòng)處理功能的同時(shí)，掃描人員根據(jù)原件的實(shí)際情況做相應(yīng)的調(diào)整，如超大頁(yè)面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時(shí)可根據(jù)不同原件的情況，調(diào)整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無(wú)損。

（五）圖像處理

采用自動(dòng)化處理和人工處理相結(jié)合的方式，確保礦山整治圖像質(zhì)量的完美。通過(guò)校對(duì)系統(tǒng)對(duì)圖像進(jìn)行校對(duì)，確保圖像順序正確、去斑點(diǎn)、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗(yàn)。在校對(duì)時(shí)發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時(shí)返回前一工序進(jìn)行改正。

（六）將掃描影像與著錄條目掛接

可以通過(guò)軟件，將質(zhì)量檢驗(yàn)后的掃描影像與系統(tǒng)的檔案目錄自動(dòng)掛接，必要時(shí)手工輔助掛接。通過(guò)掛接實(shí)現(xiàn)再次的檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格做好記錄。

（七）掃描后還原整理和裝訂

完成檔案掃描后，安排專人負(fù)責(zé)案卷整理與還原。逐頁(yè)檢查，在預(yù)留裝訂邊、不缺頁(yè)、頁(yè)面不顛倒，圖件折疊符合要求等基礎(chǔ)上，完成檔案裝訂。按照已編檔號(hào)入庫(kù)上架排放。

（八）質(zhì)量檢驗(yàn)

對(duì)各作業(yè)流程環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量抽檢，重點(diǎn)階段是完成掃描影像與著錄條目掛接后，可以通過(guò)掃描影像的內(nèi)容和數(shù)量，對(duì)著錄項(xiàng)錄入與案卷文件實(shí)體的標(biāo)引等進(jìn)行檢查對(duì)比，發(fā)現(xiàn)不合格情況，及時(shí)登記并退回相應(yīng)流程重新處理。

四、綜述

礦山治理檔案是對(duì)礦山環(huán)境治理工作的真實(shí)記錄，通過(guò)檔案的數(shù)字化管理，便于我們?cè)诳偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，更加科學(xué)有效地開展礦山治理這項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，對(duì)國(guó)土資源工作保障社會(huì)民生、促進(jìn)科學(xué)發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。

（作者單位：南京市國(guó)土資源局）