淺析機(jī)關(guān)檔案鑒定

張海月

檔案鑒定是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，貫穿于檔案工作的全過(guò)程，它直接關(guān)系到檔案文件保管期限的確定及檔案的存毀命運(yùn)。以期以來(lái)，檔案的鑒定是檔案工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，也是一個(gè)難題，一直困擾著檔案人。根據(jù)本人多年的工作體會(huì)，就文書(shū)檔案鑒定提出自己的幾點(diǎn)淺見(jiàn)。

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案室檔案鑒定工作中存在的問(wèn)題

1.檔案保管期限劃定過(guò)寬，片面追求室藏量

檔案的保管期限是檔案價(jià)值的外在標(biāo)志。準(zhǔn)確地劃分機(jī)關(guān)檔案的保管期限是做好檔案鑒定工作的基礎(chǔ)。長(zhǎng)期以來(lái)，機(jī)關(guān)檔案人員在檔案保管期限表制訂過(guò)程中，對(duì)本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案的價(jià)值缺乏深入的思考，僅僅是簡(jiǎn)單地照搬照抄國(guó)家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書(shū)檔案保管期限表》的有關(guān)規(guī)定，至使不少單位存在保管期限劃分不科學(xué)的現(xiàn)象，應(yīng)是短期的劃為長(zhǎng)期，應(yīng)是長(zhǎng)期的劃為永久，導(dǎo)致室藏永久、長(zhǎng)期檔案比例過(guò)大。這種現(xiàn)象機(jī)關(guān)檔案部門(mén)尤為突出，給今后檔案移交進(jìn)館工作帶來(lái)很大壓力。另一方面，檔案室建檔初期，因檔案數(shù)量少，檔案人員沒(méi)有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，又缺乏理論知識(shí)，在收集檔案時(shí)總是抱著?歸總比不歸好的思想，只考慮單位全宗的完整性，片面追求檔案數(shù)量，給檔案管理造成負(fù)面影響。我國(guó)檔案館藏素質(zhì)存在一些問(wèn)題，一些重復(fù)文件和不需長(zhǎng)期、永久保存的檔案進(jìn)了館，占用了有限的庫(kù)房和投入，檔案鑒定問(wèn)題已經(jīng)越來(lái)越迫切地?cái)[在了各級(jí)檔案部門(mén)的面前，需要趕快著手加以解決。并因此呼吁檔案館?要認(rèn)真把檔案鑒定工作開(kāi)展起來(lái)，不然包袱會(huì)越來(lái)越重，影響會(huì)越來(lái)越大。

2.工作人員對(duì)檔案鑒定工作缺乏認(rèn)識(shí)

有些部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為歸檔的目的就是為了利用，需要時(shí)能及時(shí)提供就行了，對(duì)檔案期限的劃分和鑒定知之甚少。近年來(lái)，由于檔案數(shù)量的劇增，許多單位在辦公用房緊缺的狀況下，仍采用擴(kuò)容檔案室的庫(kù)房面積，而不是通過(guò)鑒定銷(xiāo)毀部分過(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的檔案來(lái)增加庫(kù)房空間，往往采用檔案存放空間換取檔案的無(wú)限期保管。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為收集仍是目前檔案室的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，檔案鑒定銷(xiāo)毀不必急于進(jìn)行，對(duì)于銷(xiāo)毀檔案的工作顧慮重重。這其中既有對(duì)過(guò)期檔案鑒定銷(xiāo)毀工作缺乏認(rèn)識(shí)，也有對(duì)檔案人員能否勝任鑒定工作的擔(dān)心，更有的是不愿在任期內(nèi)出現(xiàn)錯(cuò)銷(xiāo)檔案而造成自己工作上的被動(dòng)。同樣，檔案人員也不愿承擔(dān)鑒定工作的重大責(zé)任。怕歸檔不全，怕出錯(cuò)，怕麻煩，能拖則拖，況且不進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀工作既無(wú)法規(guī)約束，也不受考核限制，誰(shuí)也不想在自己從事檔案管理工作期間出差錯(cuò)。因此，在實(shí)際工作中，鑒定工作往往流于形式，有鑒定小組，無(wú)鑒定工作和鑒定結(jié)果。

3.鑒定標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范缺乏可操作性

檔案鑒定工作在我國(guó)起步較晚，長(zhǎng)期以來(lái)，鑒定工作處于停滯或半停滯狀態(tài)。雖然發(fā)布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書(shū)檔案保管期限表》，但由于現(xiàn)行檔案保管期限表規(guī)定的條款及檔次太少，標(biāo)準(zhǔn)籠統(tǒng)，界限模糊，靈活性太大。因此，在實(shí)際操作時(shí)，檔案工作人員往往不能對(duì)歸檔文件材料的保管期限作出比較準(zhǔn)確的界定，在很大程度上取決于檔案人員對(duì)這些條文的理解程度和把握水平。而目前機(jī)關(guān)檔案室的文檔人員不是專(zhuān)職檔案員，身兼數(shù)職，大都未經(jīng)過(guò)正規(guī)的檔案教育，加上文檔人員調(diào)動(dòng)頻繁，新手較多，不少是半路出家，缺乏鑒定工作的理論指導(dǎo)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，較難承擔(dān)鑒定工作的重任。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室檔案鑒定工作的措施

1.改進(jìn)和完善檔案鑒定的操作標(biāo)準(zhǔn)。做好鑒定工作的前提和關(guān)鍵就是要有詳細(xì)具體，便于操作的鑒定標(biāo)準(zhǔn)

首先，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該按照國(guó)家統(tǒng)一的歸檔文件范圍和保管期限要求，結(jié)合單位自身工作實(shí)際，尊重以我為主的原則，其次結(jié)合檔案移交進(jìn)館的要求，下功夫制定出最具有操作性的保管期限表，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。同時(shí)注意根據(jù)時(shí)間推移和部門(mén)情況的變動(dòng)定期進(jìn)行調(diào)整，提高文件處理期限表的時(shí)效性，使其真正成為鑒定工作的指導(dǎo)性文件。

2.嚴(yán)把檔案鑒定第一關(guān)即歸檔鑒定

檔案室檔案鑒定一般要經(jīng)過(guò)歸檔鑒定、進(jìn)館鑒定和到期鑒定三個(gè)鑒定過(guò)程。歸檔鑒定由機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，兼職檔案員具體操作，即按照文件價(jià)值和歸檔范圍在保證材料齊全的情況下，把文件分為歸檔的和不歸檔的兩部分。在此基礎(chǔ)上再依據(jù)制定的保管期限表劃分檔案的永久、長(zhǎng)期和短期。檔案的歸檔鑒定是保證案卷質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作和重要措施，是立卷部門(mén)的把關(guān)鑒定，把的好，可以大大減輕進(jìn)館鑒定和到期鑒定的工作量。

3.加強(qiáng)和完善檔案鑒定組織

主要由兩個(gè)方面構(gòu)成，一方面建立檔案鑒定工作小組，通常以檔案管理人員為主要成員，同時(shí)吸收文書(shū)工作部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)中工作經(jīng)驗(yàn)豐富、思想認(rèn)識(shí)水平高、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員參加，其負(fù)責(zé)人一般由單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)兼任。具體鑒定由鑒定小組根據(jù)鑒定的對(duì)象、目的、任務(wù)、方法、程序、時(shí)限及要求等，進(jìn)行統(tǒng)一部署實(shí)施。另一方面，在檔案館設(shè)立鑒定機(jī)構(gòu)，由專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)鑒定工作。加強(qiáng)機(jī)關(guān)部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，多聯(lián)系，多溝通。如鑒定過(guò)程中有爭(zhēng)議的，可由上級(jí)檔案行政管理部門(mén)組織有關(guān)部門(mén)、專(zhuān)家鑒定，也可委托有檔案鑒定資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行鑒定。

4.提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平

檔案鑒定工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，難度較高的工作，要以戰(zhàn)略眼光進(jìn)行檔案隊(duì)伍建設(shè)，這對(duì)提高檔案鑒定工作水平乃至整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展都是至關(guān)重要的。因此，要采取人員配置和教育培訓(xùn)雙重措施。首先，由于檔案工作有一定的延續(xù)性，檔案人員要保持相對(duì)穩(wěn)定，這樣有利于檔案工作的開(kāi)展。其次，建議上級(jí)檔案行政管理部門(mén)加強(qiáng)這方面的培訓(xùn)和教育，開(kāi)展工作經(jīng)驗(yàn)交流和專(zhuān)題研究，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，為機(jī)關(guān)文書(shū)檔案鑒定工作逐步走向有序和規(guī)范奠定基礎(chǔ)。

綜上所述，機(jī)關(guān)文書(shū)檔案鑒定要制度化、規(guī)范化。納入檔案評(píng)比升級(jí)的考核范圍，列入檔案人員的年度考核。建立起經(jīng)常化、制度化、科學(xué)化的檔案鑒定秩序，進(jìn)而提高室藏質(zhì)量，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)。

（作者單位：江蘇省灌云縣民政局殯儀館）