新形勢下檔案管理工作的規范化措施分析

楊燕玲

摘 要：隨著社會的不斷發展，我國的人口流動性十分巨大，這就意味著檔案管理工作在各行各業都顯得十分重要。檔案管理工作的完善不僅關系到資料的真實性、可靠性，同時還是領導決策、員工升職等的重要依據。但是在實際的檔案管理工作中，明顯的缺乏規范化，從而使得檔案管理工作的效率受到了非常大的影響。因此在新形勢下，對于檔案管理工作的規范化措施分析有著不可或缺的重要意義。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；規范化；措施

從日常的生活中，可以了解到檔案管理工作對于國家政府、學校、企業都有著十分重要的影響。這就意味著在各行各業的發展中一定要重視檔案管理工作，并且不斷的提升檔案管理工作的效率[1]。隨著我國漸漸步入高科技的新形勢下，做好檔案管理工作的關鍵就是實現檔案管理工作的規范化。

一、新形勢下檔案管理工作中所存在的問題

隨著我國經濟的不斷發展，我國各行各業都在不同程度上進行著改革，這就意味著各行各業的領導對于檔案管理工作也有一定的改革，但是由于我國歷史原因，各行業的領導對于檔案管理工作的規范化落實沒有給予足夠的重視。正是由于這種不重視，從而導致了檔案管理工作的規范化沒有得到有效的落實[2]。與此同時，由于各行各業雖然一直在自身的經營和管理體制上進行不斷的完善、改革，但是對于檔案管理工作，卻沒有實質性的改善，究其原因是檔案管理工作的體系不健全，從而致使檔案管理規范化得不到有效的落實。嚴重的影響了檔案管理工作效率的提升，也在一定的程度上限制了新形勢下我國經濟在國際上的競爭力。隨著我國科技的不斷進步，計算機技術已經廣泛的應用到我國各行各業當中，同時在特定的環境下帶動了各行各業的發展，但是在檔案管理當中，迫于時代的發展要求，各行各業將計算機技術應用到檔案管理工作當中去，正是由于這種現狀，從而導致了應用效率的降低，也沒有根據企業的發展、檔案管理工作的需求，構建有效的檔案管理系統，嚴重阻礙了檔案管理工作的效率。

二、新形勢下檔案管理工作的規范化措施

（一）提高各行業領導對于檔案管理工作的重視

在新形勢下，要想提高檔案管理工作規范化措施的前提，就是要提高各行業高層領導對于檔案管理工作規范化的重視度，讓各行業高層領導充分意識到只有加強檔案管理工作的規范化措施，才能將檔案管理的作用發揮到最大[3]。在新形勢下，由于我國國門的開放，從而使得我國的市場和國外的市場融合在了一起，逐漸形成了全球經濟化發展趨勢，促使了各個行業之間激烈的競爭，所以作為行業的高層領導者，一定要充分的意識到只有不斷的加強檔案管理工作的規范化，才能不斷的提升行業企業的市場競爭力，其中主要的是提高行業的檔案管理效率，因為只有不斷地提升檔案管理工作的效率，才能有效的促進檔案管理規范化的落實，為領導選拔人才提供重要的依據；在學校中加強檔案管理工作的，有利于學生的管理。

（二）完善檔案管理體系

在新形勢下檔案管理工作中，各行各業的領導為了落實檔案管理的規范化，就應該先認識到檔案管理中存在缺陷的體系，認識到檔案管理工作無法得到有效落實的原因，從而采取針對性的措施，并且將檔案管理體系和制度實現進一步的完善。在檔案管理工作中，檔案管理總部一定要組織檔案管理人員將所有的檔案進行收集、整理、記錄、存儲，并將已有資料的真實性、可靠性進行核對，以便后期的查證[4]。與此同時，在企業的檔案管理工作中，一定要將人力資源檔案、儀器設備檔案、物資管理檔案等各種類型的檔案進行分類管理，將這些檔案管理進行分類、集中處理，從而有效的實現檔案管理的規范化、合理性、科學性，但是值得注意的是一定要根據我國相關的法律法規制定相關的檔案管理體系，從而不斷的提升檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的工作量，從而使得檔案管理工作滿足新形勢。

（三）提高信息技術水平

在新形勢下檔案管理工作中，為了實現檔案管理工作的規范化，最關鍵的就是提高檔案管理信息技術水平，從而有效的落實檔案管理的信息化。這就意味著，各行各業的高層領導一定要建立完善的檔案信息管理系統，但是切記，在檔案管理信息系統的構建過程中一定要根據實際情況以及檔案管理的需求，在將國外先進的檔案管理信息系統充分的研究之后，通過進行小規模的試驗，根據試驗的結果，再決定是否推行，當結果不理想的時候，一定要不斷的進行摸索、總結、試驗，從而建立適合我國國情，或者是適合本企業的檔案管理信息系統，切記盲目行事，追求形式，構建一個華麗的檔案管理信息系統外殼，但是不對其進行科學、合理的使用，這樣從根本上就阻礙了新形勢下檔案管理規范化的落實。

（四）加強檔案管理人員的考核

在新形勢下檔案管理工作中，為了實現檔案管理工作的規范化，檔案管理總部應該進行相對應的績效考核活動，具體的就是指讓領導以及企業中所有的員工客觀的評價檔案管理工作的高效性，以及檔案管理人員在工作當中的高效性。通過績效考核方式，檔案管理人員可以快速的將檔案管理部門，以及檔案管理人員在工作中所存在的問題找出來，進行改正，或者是讓企業的員工對存在的問題提出針對性的措施，進而檔案管理人員對其進行及時的改正或者是完善。從日常的管理中可以發現，一定要將檔案管理工作作為重點，不能將經濟利益看的太過重要，否則會給整個企業帶來巨大的損失，嚴重時甚至可能導致企業面臨倒閉。

三、結束語

新形勢下，隨著科技的不斷進步，傳統的檔案管理工作已經漸漸跟不上時代的步伐，但是檔案管理工作對于政府、企業、學校等起著非常重要的作用，所以一定要落實檔案管理工作的規范化，從而有效的提高檔案管理工作效率，減輕檔案管理人員的工作量，在新形勢下更好的推動我國經濟的持續發展，進而提高我國在國際市場上的競爭力。

參考文獻：

[1]劉影.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].民營科技，2014，03：119.

[2]徐進康.新形勢下檔案管理工作規范化探析[J].商，2016，07：78.

[3]趙志玲.新形勢下檔案管理工作的規范化探討[J].辦公室業務，2015，23：93.

[4]姜福寧.探究新形勢下檔案管理工作的規范化策略[J].黑龍江史志，2015，09：140.