檔案管理工作中存在的問題與策略探析

張毅

摘 要：隨著時代在不斷發展與變化，社會大眾越來越重視檔案管理，在檔案管理工作中還存在這許多的問題，這些問題嚴重影響到檔案管理的質量，因此對這些問題需要合理的解決措施。本文論述的主要觀點是檔案管理工作中存在的問題以及解決策略。

關鍵詞：檔案管理工作；問題；策略

近幾年來檔案管理被應用在各個領域中，這就充分證明檔案管理工作能夠一定的社會價值，主要的價值體現在檔案中包含了個人非常重要信息內容，是一個人的在社會上生存的一種體現。

一、檔案管理工作的重要性

在檔案管理中進行科學規范的管理工作是衡量企事業單位管理水平的一個重要指標，企事業單位在發展的過程中都會用檔案的形式記載發展歷程，這些重要的檔案資料對企事業單位來說非常的重要。在現代社會發展中，檔案管理工作的重要性體現在各個方面，在對文檔進行整理歸納時，還包含著豐富和廣泛的科學內容，在遇到疑難需要參考的問題時，可以查閱相關資料。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）管理體制不健全

由于檔案管理體制存在一定缺陷，導致相關的工作在管理過程中對工作的內容模糊不清，包括在文件歸檔整理中、分類以及保管期限劃分等問題中認識不足，沒有及時對文檔進行歸納整理，延誤檔案管理工作。同時也存在著一些工作人員責任心不強，以及保密工作的力度不夠。造成這種現象的主要原因是，相關單位對檔案管理工作重視度不夠，領導忽視，致使監督力度不夠，沒有制定合理的管理體制，對員工的行為進行約束和獎勵[1]。

（二）管理人員素質水平不高

在很多的企事業單位中由于檔案管理工作沒有收到重視，在管理中的沒有專業的管理人員，導致管理工作的整體水平不高；同時工作人員缺乏工作的積極性和主動性，對檔案管理工作沒有科學、正確的理解，在管理中眼高手低，對一些細節問題容易忽略，導致檔案管理水平不高。造成這種現象的主要原因是，企事業單位沒有專門的檔案管理的文秘人員，大多數工作人員屬于兼職，沒有更多的精力投入到檔案管理工作中；同時業務水平也不高，再加上缺乏相應的系統培訓，最后嚴重影響檔案管理工作的質量[2]。

（三）在檢查中發現更多的問題

由于在平時檔案管理工作中存在很多的問題，但是相關的工作人員沒有引起足夠的重視，把很多問題都放置不去處理。導致領導在檢查的過程中漏洞百出，一些很嚴重的問題在檢查中都凸顯出現，像配套設施不健全、文件歸檔不正確、使用登記不規范等。出現這種現象最主要的原因是檔案保管的條件太差，很多的企事業單位為了節省經費的開支，并沒有設立專門的檔案管理室，與國家規定的檔案相關標準相差甚遠，在管理上達不到要求，與整齊劃一、規范統一的標準差距很大。還有不少的企事業單位由于房屋不夠，把檔案管理室變成了雜物室，導致檔案管理工作保密性存在一定問題，并且管理體質不到位，在管理過程中容易造成檔案文件受損。

三、提高檔案管理的工作策略

為了提高檔案管理的整體水平，必須要加強對檔案工作的監督力度，經過系統科學的培訓，提高管理人員的專業素養以及工作的積極主動性，同時需要不斷完善相關的體制，提高相關工作人員管理的水平。以下是具體的實施策略。

（一）加強對管理工作的認識

提高對檔案管理工作認識主要是從三個方面進行論述，首先，需要健全檔案管理的相關規章制度，利用嚴格的獎懲制定來約束員工的行為，對積極的行為進行物質表揚和精神表揚，對不合格的行為規范根據輕重必須予以懲罰。其次，相關組織領導需要對檔案管理工作重視起來，相關部門需要加強宣傳力度，使檔案工作人員認識到檔案管理工作的重要性，同時需要加大對檔案管理工作的資金投入力度，需要設立專門的檔案管理室，對管理中所需的器材嚴格按照規定進行選購，不斷的完善檔案管理室的環境以及相應保管的條件，使檔案管理室統一整齊規范。最后，提高文秘人員的綜合素質，對檔案管理工作人員必須要經過系統嚴格的培訓，對政治思想以及業務水平不達標的人員一律不允許錄用[3]。

（二）加強檔案管理中的保密性

對于加強檔案管理中的保密性主要體現在三個方面，首先，需要提高檔案管理人員的保密意識，在工作人員入職前，需要進行安全保密工作的培訓，引導員工提高自身素質，做好本職工作。工作人員在實際的檔案管理中需要保持清醒的頭腦，對保密的相關規定必須熟知，要嚴守保密紀律。其次，需要加強檔案管理室的保密工作，要把檔案管理室進行獨立設置，與雜物室區分開來，規定保密區和非保密區；需要在檔案管理室中安裝警報系統，做到設施安全，防范得當；同時值班人員需要做好執勤工作，需要派專門的人員進行監督。最后，需要建立系統的文檔管理的規章制定，包括閱覽制定、外借制定、復制制度等；同時需要根據實際情況制定合理的使用范圍以及相關的手續制度[4]。

（三）加強檔案管理的信息化

檔案管理工作也需要緊跟時代發展的步伐，在管理的過程中需要引進現代信息技術來提高檔案管理的水平。為了使管理人員提高信息技術操作水平，企事業單位需要對員工進行培訓，多途徑多層次的培養信息化人才。同時也需要引進先進的管理設備，健全檔案管理的管理系統；利用現代化手段使檔案管理資源共享；管理人員可以利用現代化信息技術，擴大自身的知識范圍，提高管理水平[5]。

四、結語

社會在不斷的發展，社會大眾對維護自身權益越來越重視，對檔案的需求也非常的急迫，在檔案管理中檔案人才非常的關鍵，關系到檔案管理工作是否合理、合法性，特別是在信息化檔案管理系統中，檔案人才更為重要，是保證信息數據的準確性的前提。因此，相關部門需要重視對檔案人才的培訓，在上崗前必須要經過嚴格系統的選拔，同時相關工作人員在實際工作中也需要不斷學習積累經驗，保證對檔案進行科學、合理、有效的管理。

參考文獻：

[1]何繼先.談中小企業公共服務平臺網絡環境下復合型檔案管理人才的培養工作[J].黑龍江檔案，2014，04：100.

[2]夏鵬.企業檔案管理工作中存在的問題及對策[J].機電兵船檔案，2015，03：27-29.

[3]賈秋.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創新導報，2013，07：209.

[4]康燕萍.檔案管理工作的重要性探討[J].人人健康，2016，02：220.

[5]吳巍娜.淺談檔案管理工作的重要性[J].環球市場信息導報，2014.