事業單位檔案計算機管理工作存在的問題及改進措施

李娜

摘 要：檔案是承載信息的重要載體，檔案管理是一個單位日常管理工作的重要一環。 對于事業單位而言，檔案管理內容多、涉及面廣，做好檔案管理工作對事業單位員工考核、選拔等具有重要意義。當前，事業單位檔案管理中還存在一些問題，制約了事業單位的發展。鑒于此，本文對事業單位檔案管理中存在的問題以及改進措施進行了探討，以期對相關從業人員有所幫助。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題

一、事業單位檔案管理工作中存在的問題

1.重視程度不夠

在事業單位大多數人的眼中，檔案管理工作就是一項默默無聞的工作，在短時間內做不出多大的成績，因此不容易引人注意。因此，事業單位檔案管理領導、工作人員對于事業單位檔案管理工作存在著認識不夠的現象，他們普遍認為檔案管理工作就是簡單的保管資料，因此沒有將其作為單位的重要工作來開展，只要檔案數據不丟失、不泄密就可以了，這樣的思想觀念嚴重影響了檔案管理工作的開展。

2.管理秩序混亂

目前的事業單位檔案管理秩序比較混亂，大多數單位都缺乏規范性的檔案管理制度，具體表現在以下幾個方面：第一，檔案收集不完整。因為事業單位檔案收集沒有相應的考核手段，因此出現了收集不全面完整的現象，導致了檔案資源利用率的降低。第二，檔案整理不規范。在大多數的事業單位中，檔案管理人員變動很快，且沒有統一的工作標準，在檔案管理工作中存在著目錄與實際內容不符、遺漏資料等等問題，因此影響了事業單位檔案管理工作有效性的發揮。

3.檔案人員素質較低

由于事業單位領導的不夠重視，因此沒有選擇專業技術人員進行檔案管理，且檔案管理人員一般都是身兼數職，沒有完全地投入到檔案管理工作中，降低了檔案管理水平。此外，事業單位的檔案管理工作中，檔案部門和事業單位內部很少做專業培訓，再加上檔案人員變動性較大，因此很難取得良好的效果。

二、加強事業單位檔案管理工作的措施

1.重視檔案開發與利用，操作統一規范

首先，檔案部門要牢牢樹立服務意識，其工作要緊緊圍繞事業單位的中心工作來開展，積極參與事業單位的各項重大活動，例如周年慶典、各類大型活動、突發性公共衛生活動等，靈活運用多種載體和形式做好檔案管理工作。其次，事業單位檔案管理部門還要積極拓展服務領域。最后，檔案管理部門還要積極開展多種編研活動，即在對檔案信息進行深層加工和利用的基礎上，編寫各類專題匯編材料，例如基礎數字匯編、大事記匯編等，多途徑、全方位地開發檔案中的信息資源，為利用者提供多方面、多層次、高效率的信息，提高檔案在事業單位管理中的地位。這種服務意識和服務行為不僅要在檔案管理部門中推廣，還要在整個單位中推廣，讓負責一部分檔案收集和整理工作的其他部門主動將資料移交到檔案室，從而實現檔案的規范化管理。

2.創新管理理念與方法，完成管理現代化

檔案管理工作要跟上時代的步伐，必須創新管理理念與方法。摒棄“管理就是保管”的傳統落后理念，樹立檔案就是潛在生產力的檔案價值觀；破除“坐等上門”的消極工作作風，樹立檔案管理的動態觀；明確市場經濟條件下的競爭意識，樹立檔案管理的效率觀。要創新檔案管理方法和手段，充分利用現代信息技術，變革傳統的紙質檔案管理模式，加強電子檔案的統一管理，將有價值的電子檔案歸檔，建立各類多媒體數據庫和全文數據庫，并通過設置科學合理的管理權限，將多媒體數據庫和全文數據庫分層對外開放，以提高檔案管理工作的現代化水平。

3.建立高素質管理團隊，實現管理全員化

檔案管理人員是檔案管理活動的實施者和行為者，因此要提高檔案管理水平，必須要建立一支高素質的管理團隊。首先，在人員的任用上要實現標準化、專業化。最好不聘用兼職人員擔任檔案管理職位，盡可能降低檔案管理團隊的流動性，并且，將身兼多職的檔案管理人員轉化為專職檔案管理人員，以確保檔案管理人員專注于檔案管理工作。事業單位應當建立一套科學的檔案人員隊伍管理辦法：一方面，要對已入職的職員進行專業化培訓，提高他們的文字表達能力、計算機能力和獨立應對能力，并提供繼續深造的機會，不斷改善其檔案

管理的方法和手段，確保檔案信息的真實、準確、可靠、有效；另一方面，要積極引進高素質的檔案管理人才，給事業單位注入新的活力，促進檔案管理工作的系統化、科學化。其次，要實現檔案管理全員化，事業單位的領導應當對檔案管理工作予以足夠重視和大力支持，加大檔案管理的人力、物力和財力投入；其他部門也要積極配合檔案管理部門的工作，為檔案管理工作提供便利；在整個事業單位形成一種全員參與檔案管理的文化氛圍，人人參與收集、整理和提交檔案信息，人人善于利用檔案信息，將檔案的價值實現最大化。

4.及時更新檔案

事業單位具有很強的變動性，人員流行頻繁，檔案的更新是一份工作量很龐大的工作，檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，及時的更新檔案信息、檔案內容，及時的為員工提供社會與單位內的新動態、新信息等。對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業單位的工作效率。

總之，事業單位的檔案管理工作中存在著重視不夠、管理混亂、人員素質不高的問題。隨著科學技術和社會經濟水平的不斷提高，事業單位檔案管理工作也要跟緊社會腳步，擺正思想，提高認識程度，建立科學的管理制度，加強檔案管理工作人員素質培訓，并在檔案管理的過程中不斷推行創新與改革，促進事業單位和社會的全面發展。在信息化日益普及的今天，檔案管理工作被賦予了更廣闊的應用環境，事業單位檔案管理工作朝著信息化、技術化的方向發展，這也為事業單位檔案管理工作提出了要求和挑戰。

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（作者單位：海陽市人力資源考試中心）