大數據時代背景下的檔案管理探討

韓冠軍

摘 要：大數據時代下給檔案管理帶來了新的發展機遇，同時也使檔案管理面對著更加艱巨的挑戰，所以在大數據時代下，如何處理好檔案管理，是需要得到廣泛關注的。本文從大時代背景下檔案管理的優勢出發，分析了大數據時代背景下檔案管理面臨的挑戰，最后提出了優化大數據時代背景下的檔案管理的策略。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；問題；對策

一、大數據時代背景下檔案管理的優勢

（一）大數據時代背景下的檔案管理保障了檔案數據信息的完整性。目前，從政府機關到企事業單位都建立了檔案數據庫來解決巨大的檔案管理工作，但是，由于數據的不斷增多，而檔案數據庫的容量有限，就會出現檔案數據庫儲存已滿的問題，所以在錄入新的檔案信息就必須將原本已經錄入的檔案信息進行刪除和銷毀，使得大量的檔案信息缺失，導致檔案信息不完整，為日后查找需要帶來不便與困擾。而大數據時代背景下的檔案數據管理，由于大數據技術的迅速發展，解決了檔案數據庫存儲空間有限的弊端，檔案管理中的各種數據信息可以大量貯存以及可以備份保存，這大大的保障了檔案數據信息的完整性。

（二）大數據時代背景下的檔案管理使檔案數據信息利用變得方便與快捷。傳統的檔案管理多以紙質檔案和電子檔案的形式進行管理，這就使得檔案數據信息的利用十分的繁雜，查找紙質檔案和電子檔案需要耗費大量的時間與精力，甚至是金錢[1]。這不僅讓檔案管理人員的工作量加大，而且查找的效率相對較低。大數據時代背景下的檔案管理，檔案數據信息進行有效的存儲與分析，而且運用了云計算機技術，使得查找者可以快速的檢索到自己需要的檔案管理信息，使得檔案數據信息利用變得方便與快捷。

二、大數據時代背景下檔案管理的挑戰

（一）大數據時代背景下的檔案管理給傳統的檔案管理帶來了很大沖擊。傳統的檔案管理主要是對于各類檔案進行分類處理，而在大數據時代背景下的檔案管理是將各類檔案數據信息交織在一起的[2]，這就要求檔案管理者在有原本檔案分類處理的能力之外，還要具有極強的決策能力、信息識別能力以及信息發現能力，而這對傳統的檔案管理來說具有很大的沖擊。

（二）大數據時代背景下的檔案管理要求對管理工作做出改變。大數據時代背景下的檔案管理進入大數據時代，這就表明檔案數據信息的量在飛速的增長中，這就使得原有的管理手段和管理方式不能夠滿足在大時代背景下的檔案管理的需求。因為在大數據時代背景下的工作重點是對所存儲的信息進行專業化得處理與分析，來發掘檔案數據信息中蘊含的深層價值，而不是傳統的檔案管理要做的檔案數據信息的存貯。因此，在大數據時代背景下的檔案管理要求了檔案管理者對管理工作做出改變，來滿足大數據時代的檔案管理需求。

（三）大數據時代背景下的檔案管理對檔案管理人員有著更高的要求。大數據時代背景下的檔案管理工作不斷的專業化、多元化以及開放化，而且涉及到與計算。大數據時代背景下的檔案管理的檔案收集、檔案管理以及檔案的利用都在不斷的改進與改變，而檔案管理的這些改進與改變，對檔案管理工作者的管理理念、管理專業能力、以及檔案處理技術等都有著更高的要求，需要檔案管理者的管理能力能夠跟上大數據時代檔案管理的發展需求。

三、優化大數據時代背景下的檔案管理的策略

（一）優化檔案管理人員結構，提高檔案管理人員素養。大數據時代背景下的檔案管理對檔案管理人員的管理理念、管理專業能力、以及檔案處理技術等都有著更高的要求，一次檔案管理部門的主管者應該要加大對在職檔案管理人員的培訓，改變檔案管理工作人員的原有工作理念，并提高檔案管理人員的專業能力，使得檔案管理工作者能夠適應和符合大數據時代背景下的檔案管理對管理人員的要求，來更好的進行檔案管理工作。通過對在職員工的培訓不僅可以促進管理員工的檔案管理能力的培養與發展，而且可以使得大數據時代背景下的檔案管理進一步的多元化、專業化以及開放化。同時，檔案管理部門的主管要招錄現代專業化高素質管理人員，來優化檔案管理管理人員結構，通過招錄現代化專業化高素質管理人員，來更好的進行大數據時代背景下的檔案管理，使得檔案管理工作能更加順利、專業。

（二）完善大數據相關技術在檔案管理中的應用。為了檔案管理工作在大時代的背景下更進一步的優化與發展，就必須要完善大數據相關技術在檔案管理中的應用。這就需要，檔案管理部門積極與大數據公司或者機構進行合作，在大數據公司的技術支持下，結合本檔案管理部門的實際情況，開發設計出適合本檔案管理部門的大數據技術和工具，來滿足本檔案管理部門的發展需求。在大時代背景下的檔案管理還與云計算、云儲存以及虛擬技術有關，因此為了檔案管理更好的發展，還必須與這些技術部門進行合作，在大時代背景下的檔案管理中應用到的相關技術都可以得到專業的技術支援，進而不斷的完善，使得檔案管理工作可以更加有效的、高效的、高質量的進行。

（三）嚴格大數據時代背景下檔案管理的準入制度與監管制度。大數據時代背景下的檔案管理，與傳統檔案管理相比有著很大的優勢，同時也面臨著很大的挑戰。大數據時代下的檔案管理數據信息變得的更加多元、更加開放、以及更多，因而在對檔案數據信息管理過程中會存在著許多安全性風險，這就要求了必須嚴格大數據時代背景下檔案管理的準入制度，并且加大對檔案管理工作的監管，建立監管制度。通過嚴格大數據時代背景下的檔案管理準入制度以及監管制度，可以進一步的保障各類檔案數據信息的安全性，并且對各類檔案數據信息進行全面的保護，有效的避免在大數據背景下的檔案管理數據信息的安全性風險，保證檔案數據信息不會被輕易的泄漏或者丟失。另外，要及時的更新檔案管理信息化技術，防止出現漏洞使得黑客或者不法分子入侵，造成檔案數據信息的泄漏、損毀，并要對機密性的檔案數據信息進行專門的加密保護措施，來進一步的提高對檔案數據信息的安全保護。

四、結束語

在大數據時代背景下的檔案管理，對檔案管理的發展和改進來說有著很重要的作用與意義，但是同樣也使得檔案管理面對著不少的問題，這就需要檔案管理部門針對性的提出解決方案，來不斷的優化大數據時代背景下的檔案管理。

參考文獻：

[1]李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013，06.

[2]邢蕾蕾.大數據時代下檔案管理發展的有效途徑[J].科技展望，2014，21：245.