信息時代下檔案管理工作的創新對策探求

武浩

摘 要：目前我國已經步入信息化時代，人們對于檔案管理工作提出了更高的要求，這就意味著相關工作人員一定要對信息時代下檔案管理工作進行創新，實現檔案管理網絡化和數字化，提高檔案管理的工作效率。因此筆者針對信息時代下檔案管理工作的創新進行了深入的探析。

關鍵詞：信息時代；檔案管理工作；創新；對策

計算機的誕生，標志著科技發展到全新階段，這就意味著計算機的誕生對于社會的整個行業都有著巨大的影響，因此對于檔案管理這門歷史悠久的古老學科也不例外，因此也就使得傳統的檔案管理工作受到了巨大的沖擊和挑戰，為了適應目前的發展，所以檔案管理人員必須對檔案管理工作進行創新改革。

一、信息時代下檔案管理工作的創新對策

在如今這個快節奏的時代，對于檔案管理工作提出了更高的要求，這就意味著在檔案管理工作期間，工作人員一定要將傳統的檔案管理工作模式摒棄，采取創新的管理方法，從而使得檔案管理工作適應信息化時代，提升檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的工作壓力[1]。

（一）管理上的創新對策

隨著科技的不斷進步，計算機被廣泛的應用到各行各業。近幾年，我國檔案管理工作中存在著眾多的問題，即就是檔案管理系統的建設異常分散。這就意味著，檔案管理部門要求檔案管理人員將所有的檔案進行登記造冊，并記錄在總系統中，這樣做得目的是為了使整體的檔案管理井然有序[2]。在實際的檔案管理工作中，總會有著各種各樣的因素從而使得部分機構的信息丟失，但是檔案管理人員早已將檔案記錄在總系統中，這就意味著總系統中有備份，從而減少了由于各種因素所帶來的損失。與此同時，檔案管理相關部門一定要將技術操作及軟硬件的設施進行統一的規劃。

（二）工作人員的創新

從檔案管理工作中，可以了解到基層檔案管理工作人員是屬于第一線的，這就意味著一定要將他們在檔案管理工作所存在的問題進行研究發現，并及時的進行糾正。與此同時，檔案管理的相關部門之間一定要加強溝通，對出現的問題進行及時的交流、探討[3]。檔案管理部門可以建立一個信息交流平臺，并將所用的檔案管理工作人員以及領導都邀請進來，員工可以將自己在工作中出現的問題、困惑提出，大家來共同商量解決；或者是員工對于檔案管理制度有著自己創新性的并且能實際解決問題的提議，領導也要及時的聆聽和采納，并進行經濟獎勵，對員工加以鼓勵；而當員工提出的創新性提議在實際工作中不能有效的開展時，或者是不能有效的解決已經存在的問題時，領導要將這種精神給予口頭的鼓勵，堅決不能采取打擊措施，這樣嘉獎分明的手段，使得更多的員工在工作中發現問題，并提出相對應的創新措施，同時也能保證領導能夠及時的聽取員工的心聲，保證更多的員工在交流學習的時候解決工作中出現的問題，這就意味著檔案管理總部應該加強對檔案管理工作人員的培訓工作，從而使得檔案管理人員在創新的過程中有一定的文化底蘊，從而促使檔案管理人員在工作的時候能夠有效的提高工作效率。

（三）檔案信息共享上的創新

從日常的檔案管理工作中可以清楚的了解到，檔案管理相關部門之間缺乏溝通，各部門將“各人自掃門前雪，哪管他人瓦上霜”這句話發揮的淋漓盡致，這就意味著檔案管理信息之間缺乏共享性、系統性。由于檔案管理部門缺乏一個完整的系統，從而使得信息顯得雜亂無章，在選取資料的時候顯得毫無條例。因此檔案管理總部一定要定期組織各部門進行交流，將各部門之間的工作進行明確的分工，但是又要緊密的聯系在一起，因為只有這樣，工作人員在選取資料的時候，才可以做到有跡可循，對于資料的來源也能方便的進行查詢。因此檔案管理總部，必須將所有的檔案信息電子文件妥善的保管起來，將先進的信息化設備、先進的信息化軟件等技術引進到檔案管理工作當中，其中最重要的管理系統是：信息管理系統、資源管理系統。在檔案信息化管理的時候，一定要根據當下的情況將需要的管理文件納入到檔案管理化建設當中，從而使得檔案信息資源實現共享。

（四）檔案管理的數字化

現在是高科技飛速發展的時代，這就意味著檔案管理工作的創新，離不開高科技下的數字化技術，因此檔案管理人員需要建立相對應的數據庫[4]。為了順應檔案管理工作的創新潮流，檔案管理人員一定要學會將現代信息技術和創新思想觀念結合在一起，建立一個完善的數字化網絡平臺，并且將檔案管理服務系統與其他的網絡信息系統，科學的結合在一起，將互聯網服務形式充分的利用起來。將檔案管理工作人員的視野拓寬，這樣有利于檔案管理工作中創新思維的形成，開拓檔案管理工作的新途徑，順應時代的潮流。與此同時，為了更加方便檔案管理工作的有序開展，檔案管理總部需要給所有的檔案管理辦公室安裝多臺計算機，由于計算機具有強大的存儲功能，因此檔案管理總部可以具有選擇性的將一部分檔案存儲在電腦里，這樣有利于檔案管理人員在最短的時間之內將檔案進行管理、分類、整理等工作流程。但是值得注意的是在建立相關的數據庫的時候，一定要因地制宜，根據地區相關行政管理部門的體制來進行。

二、結束語

信息時代的到來，意味著人們面臨著巨大的挑戰和機遇，順應時代就能很好地發展下去，如若無視信息時代的到來，那么只能泯滅在歷史的洪流之中，這就意味著檔案管理工作一定要順應時代的潮流不斷地創新、不斷地改革。檔案管理工作的創新對于我國政府、學校等組織有著非常重要的作用。多媒體技術是信息時代發展的物質基礎，這就意味著檔案管理工作人員一定要與時俱進，將檔案管理工作和多媒體技術科學的、合理的結合在一起。但是切記“欲速則不達”，不能盲目的去進行改革、創新，一定要進行深入的調查、研究之后進行小范圍的實驗，根據實驗的結果，選擇是否推行。

參考文獻：

[1]徐輝.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2012.

[2]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].勞動保障世界（理論版），2012.

[3]張玲.分析信息時代下檔案管理工作的創新發展[J].赤子（上中旬），2015.

[4]莉偉.信息時代下檔案管理工作的創新[J].黑龍江史志，2013.