試析商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象與企業(yè)形象的關(guān)系

周星宇

【摘要】：在現(xiàn)代社會(huì)，企業(yè)形象主要表現(xiàn)為客戶(hù)和社會(huì)大眾對(duì)企業(yè)的整體評(píng)價(jià)，它不僅包括企業(yè)的外在形象，更包括企業(yè)的內(nèi)在形象。商務(wù)秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是職業(yè)規(guī)范的表率，其言行舉止代表著企業(yè)的形象并對(duì)工作環(huán)境的人事關(guān)系產(chǎn)生著重要的影響。從一位商務(wù)秘書(shū)的表現(xiàn)就能在一定程度上感知到其所在企業(yè)的品質(zhì)特征以及其上司的品質(zhì)特征。本文通過(guò)商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象在企業(yè)形象建設(shè)中的作用、企業(yè)形象對(duì)商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象塑造的影響這兩個(gè)方面來(lái)探析商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象與企業(yè)形象之間的關(guān)系，再聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)形象與二者的關(guān)系進(jìn)行了進(jìn)一步的探討。商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象與企業(yè)形象之間是相互聯(lián)系、相互依存、相互影響的，商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象在提升企業(yè)形象的過(guò)程中發(fā)揮著積極的作用。

【關(guān)鍵詞】：商務(wù)秘書(shū)；職業(yè)形象；企業(yè)形象

一、商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象在企業(yè)形象建設(shè)中的作用

（一）商務(wù)秘書(shū)作為對(duì)外窗口直接影響企業(yè)形象

企業(yè)形象是員工形象的總體反映。員工形象反映的是公眾對(duì)組織員工的總體素質(zhì)、能力、文化修養(yǎng)、道德水準(zhǔn)等方面的評(píng)價(jià)和看法。它是員工的集體形象，也是企業(yè)所帶給外界的形象[]。在企業(yè)的各部門(mén)中，商務(wù)秘書(shū)作為企業(yè)對(duì)外的窗口，與外界交往最多。商務(wù)秘書(shū)在對(duì)外交往中的口耳相傳，其實(shí)是一種更直接，更有效的進(jìn)行企業(yè)形象宣傳的方式。

許多大、中型企業(yè)都有自己的公關(guān)部門(mén)，公關(guān)人員的根本任務(wù)就是使企業(yè)贏得客戶(hù)與公眾的理解和信任，這里的公關(guān)人員實(shí)際上就是一種專(zhuān)職秘書(shū)。小型企業(yè)沒(méi)有公關(guān)部門(mén)，而這類(lèi)工作則是由秘書(shū)一并完成的。[]商務(wù)秘書(shū)的工作任務(wù)及特殊地位直接影響著企業(yè)形象的對(duì)外宣傳。秘書(shū)工作主要包括辦文、辦會(huì)、辦事，尤其是在接待來(lái)訪、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、參加會(huì)議中，商務(wù)秘書(shū)自身的衣著打扮、言行舉止、文化素養(yǎng)都直接影響著他人對(duì)其職業(yè)形象的評(píng)價(jià)，進(jìn)而上升到對(duì)整個(gè)企業(yè)形象的認(rèn)知和判斷。因此，商務(wù)秘書(shū)作為員工集體形象的濃縮和鏡子同時(shí)又是企業(yè)形象的感性體現(xiàn)，對(duì)于建設(shè)和塑造良好的企業(yè)形象責(zé)無(wú)旁貸。

（二）商務(wù)秘書(shū)通過(guò)其勞動(dòng)成果間接影響企業(yè)形象

從環(huán)境管理的角度來(lái)說(shuō)，接待者的形象和企業(yè)的環(huán)境是該企業(yè)給他留下的第一印象。在構(gòu)成企業(yè)形象的諸要素中，環(huán)境非常重要。這里的環(huán)境既包括整個(gè)企業(yè)的大環(huán)境，也包括企業(yè)中類(lèi)似于辦公室、會(huì)場(chǎng)這樣的小環(huán)境。對(duì)于大、中型企業(yè)來(lái)說(shuō)，一般會(huì)有專(zhuān)人或?qū)ｉT(mén)的部門(mén)負(fù)責(zé)，而小型企業(yè)則通常是由商務(wù)秘書(shū)適時(shí)組織人員來(lái)完成。秘書(shū)部門(mén)是協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)的窗口，既要接待企業(yè)內(nèi)部的來(lái)訪者也要接待外來(lái)客戶(hù)。因此，現(xiàn)代企業(yè)的形象建設(shè)需要商務(wù)秘書(shū)對(duì)環(huán)境進(jìn)行得體的布置并在辦公環(huán)境的管理過(guò)程中保持環(huán)境的舒適整潔，從而營(yíng)造出理性且合乎人性化的辦公氛圍。

從公文工作的角度來(lái)說(shuō)，公文是各級(jí)組織實(shí)施管理的重要工具，公文處理是各類(lèi)組織秘書(shū)人員的一項(xiàng)常規(guī)性工作。這里的公文，除了法定公文外，還包括日常事務(wù)性文書(shū)。商務(wù)秘書(shū)是公文寫(xiě)作的擬制者，在撰寫(xiě)公文的過(guò)程中如果出現(xiàn)了文種不恰當(dāng)、格式不規(guī)范、文理不通順、語(yǔ)言不準(zhǔn)確等問(wèn)題將直接損害企業(yè)的社會(huì)形象，甚至讓企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。因此，商務(wù)秘書(shū)要從企業(yè)形象的高度來(lái)認(rèn)識(shí)公文工作的重要性，并在公文工作中準(zhǔn)確表達(dá)文意、準(zhǔn)確使用文種、準(zhǔn)確傳遞公文等。

二、企業(yè)形象對(duì)商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象塑造的影響

一般而言，我們?cè)谔岬狡髽I(yè)形象的同時(shí)也會(huì)涉及到員工個(gè)人形象，只有良好的員工形象帶動(dòng)著企業(yè)的形象，才可以使這個(gè)企業(yè)在其他企業(yè)中突顯自身的與眾不同，從而使企業(yè)更加發(fā)展壯大，企業(yè)形象也能得到一定幅度的提升。商務(wù)秘書(shū)應(yīng)以企業(yè)的價(jià)值觀作為自己的工作指南和行動(dòng)綱領(lǐng)，認(rèn)同于企業(yè)文化并實(shí)踐于企業(yè)文化。那么企業(yè)在提升自己形象的同時(shí)，也會(huì)積極作用于商務(wù)秘書(shū)。對(duì)于已經(jīng)具備優(yōu)良的企業(yè)形象的公司而言，企業(yè)文化建設(shè)發(fā)展的重要程度不言而喻。企業(yè)文化建設(shè)發(fā)展的過(guò)程中，秘書(shū)個(gè)人的發(fā)展需求是必須要考慮的，企業(yè)需要適時(shí)地向商務(wù)秘書(shū)給予一定的物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)。充分的激勵(lì)不僅可以極大地激發(fā)商務(wù)秘書(shū)的工作熱情，還可以提高其工作的積極性。在被激勵(lì)的同時(shí)，商務(wù)秘書(shū)也會(huì)對(duì)自身能力有著更高的要求，并且更好地塑造自己的職業(yè)形象（如圖1所示）。

三、商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象和企業(yè)形象之間通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)形象的相互影響

商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象、企業(yè)形象、領(lǐng)導(dǎo)形象這三者是息息相關(guān)的。通過(guò)探究商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象和領(lǐng)導(dǎo)形象的相互影響、領(lǐng)導(dǎo)形象和企業(yè)形象的相互影響，能夠更深入了解到商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象與企業(yè)形象的關(guān)系。商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象、領(lǐng)導(dǎo)形象和企業(yè)形象之間，兩兩相互影響、相互作用，是統(tǒng)一且不可分割的整體。

（一）商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象與領(lǐng)導(dǎo)形象之間的相互影響

在商務(wù)秘書(shū)工作的各種人際交往關(guān)系中，商務(wù)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是最重要、最復(fù)雜、最需要方法和藝術(shù)來(lái)處理的一種關(guān)系，在商務(wù)秘書(shū)所有的服務(wù)對(duì)象中，領(lǐng)導(dǎo)永遠(yuǎn)是“第一客戶(hù)”。商務(wù)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系滲透在商務(wù)秘書(shū)工作的方方面面，在很大程度上影響著領(lǐng)導(dǎo)工作的實(shí)施，也影響著商務(wù)秘書(shū)功能的發(fā)揮，還影響著整個(gè)單位的工作作風(fēng)和工作效率。商務(wù)秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的“貼心人”和“代言人”，其工作風(fēng)格與精神風(fēng)貌在很大程度上體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)的價(jià)值取向。社會(huì)公眾對(duì)商務(wù)秘書(shū)職業(yè)形象的評(píng)價(jià)不僅會(huì)影響到他們對(duì)企業(yè)形象的評(píng)價(jià)，也會(huì)影響他們對(duì)領(lǐng)導(dǎo)形象的認(rèn)知度。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于自己的下屬企業(yè)員工具有很強(qiáng)影響力和輻射力，領(lǐng)導(dǎo)形象也會(huì)在一定程度上潛移默化地對(duì)秘書(shū)產(chǎn)生影響。

（二）領(lǐng)導(dǎo)形象與企業(yè)形象之間的相互影響

企業(yè)歸根到底是企業(yè)人的組織，企業(yè)人理念、行為的差異造就了企業(yè)風(fēng)格形象的不同。在所有的企業(yè)人中，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在當(dāng)代社會(huì)中往往作為企業(yè)人格化代表符號(hào)而備受矚目。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)形象不屬于個(gè)人形象范疇，而是企業(yè)整體形象突出而重要的組成部分。在其企業(yè)形象的塑造中往往充當(dāng)著引領(lǐng)者、推動(dòng)者和示范者的角色，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)身體力行固然對(duì)企業(yè)形象的宣傳、導(dǎo)向與輻射產(chǎn)生潛移默化的影響。因此，領(lǐng)導(dǎo)形象在很大程度上也就是公司形象與文化象征和標(biāo)志。良好的領(lǐng)導(dǎo)形象對(duì)企業(yè)形象的建樹(shù)價(jià)值顯著，而較差的領(lǐng)導(dǎo)形象很可能對(duì)企業(yè)形象和信譽(yù)造成一定程度的負(fù)面影響。

結(jié)論

企業(yè)形象的樹(shù)立不是一朝一夕之功，更不是三天打魚(yú)兩天曬網(wǎng)所能完成的。這種形象需要經(jīng)受眾多的評(píng)價(jià)，使得企業(yè)在公眾心中的良好形象繼續(xù)保持。若想提升企業(yè)形象，就需要讓企業(yè)文化真正深入到員工的內(nèi)心深處，這時(shí)，在員工中打造一個(gè)或一些標(biāo)桿和楷模就顯得十分必要，商務(wù)秘書(shū)作為聯(lián)系企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)員工的紐帶，在領(lǐng)導(dǎo)與職能部門(mén)、職能部門(mén)與職能部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)與普通員工之間處于關(guān)鍵位置，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于標(biāo)桿和楷模的最佳人選。商務(wù)秘書(shū)可以引導(dǎo)企業(yè)其他員工提升企業(yè)內(nèi)在形象，也可以向外宣傳公司提升企業(yè)外部形象。其協(xié)調(diào)工作做得越好，團(tuán)隊(duì)的整體效能就會(huì)發(fā)揮得越好，團(tuán)體協(xié)作的意識(shí)也就會(huì)越強(qiáng)烈。商務(wù)秘書(shū)要注意培養(yǎng)自己良好的職業(yè)形象，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部和諧氛圍的形成，只有在工作中創(chuàng)造出了和諧舒暢的情感氛圍，信息的上情下達(dá)和下情上達(dá)才會(huì)比較通暢，企業(yè)的凝聚力才會(huì)增強(qiáng)，才更有利于企業(yè)形象的提升。

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