事業單位檔案管理信息化建設問題

趙光月

【摘要】由于社會主義經濟水平不斷提高，加上科學技術水平不斷提高，所以對于事業單位來說，檔案的數量不斷增多，同時也推動了事業單位檔案管理工作形式變化。現在來看，事業單位的檔案管理工作逐漸實現信息化，發展成新的管理方式與管理潮流。不過，對于現在的事業單位來說，其信息化建設里出現了一系列問題，文章針對這些問題提出了相關措施，以此來推動事業單位檔案管理信息化。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化建設；進程

在事業單位里，檔案管理信息化是進行檔案保存的手段。對于事業單位來說，要利用高科技的信息技術實現物質化信息資源轉換，然后保存檔案，建立起檔案的全文數據庫，同時建立起檔案目錄數據庫，使得事業單位里的每個人都可以享受檔案服務。實現檔案管理工作的信息化可以和傳統的檔案管理方式相結合，推動兩者共同促進、共同發展。

一、事業單位檔案管理工作信息化建設的問題

（一）合理開發檔案信息資源

對于現在的事業單位來說，它們并沒有合理利用檔案信息資源，沒有對檔案信息資源進行采集，除此以外，對于信息資源容易重復加工，綜合來看，對于檔案信息化資源來說，要不斷提高質量。發展到現在來看，國內的檔案資料開放程度并不高，檔案信息資源的利用率也比較低。

（二）缺乏必要的檔案信息內容安全的措施

對于事業單位來說，其中的有些檔案資料和普通檔案的資料存在差異，事業單位中的資料會涉及國家機密，所以要處理文件資料必須注意其保密工作。對于各個事業單位來說，在進行信息化建設時，必須保障資料的保密性。不過，在具體的實踐里，很多單位都會忽略這一問題，所以導致檔案資料容易泄露。具體來看，事業單位在進行審查時缺乏嚴格的程序，很容易使黑客侵入電腦，盜取機密性高的文件。所以，對于事業單位來說，必須依據相關規定，實行對事業的有效管理，充分保障機密資料的安全。

（三）檔案檢索效率比較低

依據不同的檢索方式，可以把檔案檢索分為計算機檢索和手工檢索兩種檢索方式。在進行檔案檢索時，其效率高低是受檔案硬件設施影響的。由于科技不斷發展，所以在現在的全部檢索工具里，計算機是最有效率的工具。在很多部門里，由于要達到提高檔案檢索效率的目的，所以投入了大量的人力物力進行對檢索工具的研發，他們認為，檢索工具多的話，檢索速度越高。他們的錯誤思想導致了檢索效率變低，更嚴重的還會導致檔案重疊現象。

二、事業單位檔案管理工作信息化建設的途徑

（一）制定規范的檔案管理工作的制度

由于我國的基本國情，所以事業單位具有一定的特殊性。在事業單位里，檔案管理部門是一個邊緣化的機構。在法律法規里明確規定了事業單位的檔案管理工作。所以，對于檔案管理工作來說，要實現其信息化就要以遵守法律法規為前提，使檔案管理的信息化受到法律規范，實現事業單位檔案管理工作的制度化和規范化。對于不同的事業單位來說，要按照自身的具體狀況，進一步制定適合自身單位的相關制度，實現對于工作人員的培訓。

（二）合理規劃事業單位檔案管理的信息化

對于事業單位來說，要按照自身企業的經濟發展目標，進一步制定合理進程。在歷史階段里，盡管檔案管理工作在發展中必然會實現其信息化，但是不可以具有盲目性。在加強事業單位信息化發展中要實行科學的規劃，有序推進工作開展。通過和實際狀況相結合，制定完善信息化管理的目標，有步驟的推進工作展開，實現檔案管理工作可持續發展。

（三）完善對事業單位的檔案信息化的監督制度

通過實行強有力的監督制度，進一步保障事業單位檔案管理工作發展，逐步實現對檔案管理信息化的有效制約，使得在法律約束下有效開展工作。制定監督制度促進可以推動檔案管理工作人員的創新意識，同時還可以提高檔案管理工作人員的工作熱情，最大化的保證檔案資料的安全。對于事業單位來說，要充分利用好內部監督和外部監督兩種方式，通過兩種方式有機結合，實現相互合作和發展，及時發現隱藏在檔案管理信息化中的問題，糾正錯誤觀點和做法，最大化保障檔案管理信息化高效、安全發展。

（四）建設實用的檔案管理信息化網站

在實行檔案管理信息化中，通過網頁的形式建立站點，可以推動檔案管理信息化進程。在實行信息化的過程中，網頁化服務是重要的方式，通過這一方式發展，可以實現信息資源高效傳遞，所以在不斷發展下，這一模式將逐漸變成實行檔案管理信息化的主要模式。要提高檔案管理信息化的效率，就要不斷更新網站的開發力度，提高其能力，滿足信息需求。

（五）加強建設檔案管理工作的信息化

在事業單位里，加強管理工作信息化就要緊跟潮流，通過先進的科技和技術，不斷增加檔案管理工作效率，提高檔案管理工作效率。通過計算機的輔助作用，相關檔案管理工作人員必須及時更新檔案的具體內容，保存好檔案的信息，通過計算機、掃描儀等現代化的設備，保存好重要的圖片資源和聲像等。這樣一來，檔案資料保存對紙的依賴性降低，一方面可以大量節省檔案管理工作資金，另一方面還可以節省空間。

三、總結

在我國經濟發展水平不斷提高的背景下，面對上面提及的對于事業單位檔案管理工作中的問題要積極處理。通過上文簡單論述，分析了相關解決措施，一方面可以加大對于事業單位檔案管理工作的了解，另一方面還和社會主義市場經濟相符合，實現對事業單位檔案管理工作有效展開。對于不同的事業單位來說，要實現對于信息化的科學規劃，通過合理的步驟規劃，保障信息安全工作開展，實施新的管理方法。除此之外，在進行事業單位的改革中，要抓住機遇迎接挑戰，沉重應對，實現創新。通過和傳統的檔案管理方式有機結合，做到單位事業檔案管理工作的可持續發展，推動事業單位進步。

參考文獻

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