試論企業音像檔案的數字化

王軍

【摘要】檔案資源的數字化是當前檔案工作的一個重要課題。目前，很多企業的紙質檔案的數字化已經取得了一定的進展，但音像檔案的數字化還是一個薄弱點。本文探析了企業音像檔案數字化的必要性和緊迫性，分析了存在的問題，提出了解決問題的一些對策和建議。

【關鍵詞】企業；音像檔案；數字化

音像檔案是企業檔案資源中的重要組成部分。很多企業的檔案館（室）都有一定數量的音像檔案。隨著時代的發展，音像檔案的數量還在大量增加。在信息化時代的今天，如何搶救、保護、整理、利用好這些音像檔案，不僅是擺在企業領導和檔案人員面前的一個重要課題，也是擺在全社會面前的一個重要課題。因為企業的音像檔案不僅是各企業的檔案資源，也是全社會檔案資源的重要組成部分。搶救、保護、整理、利用好這些音像檔案，前提是要盡快實現音像檔案的數字化。

一、企業音像檔案數字化的主要含義及其必要性

企業音像檔案是指企業在社會活動中形成的，具有保存價值的照片、磁帶、唱片、磁盤、光盤、縮微片、幻燈片等，以感光材料或磁性材料以及光盤為主要載體的檔案。音像檔案在維護歷史真實面貌、彌補文字檔案的不足等方面具有獨特的地位和重要的作用。套用現在網上的一句流行語，叫作“一圖勝千言”。

（一）企業音像檔案數字化的含義。要分析音像檔案數字化的含義，首先要弄清楚數字化的含義。一般認為，數字化就是將許多復雜多變的信息轉變為可以度量的數字、數據，再以這些數字、數據建立起適當的數字化模型，把它們轉變為一系列二進制代碼，引入計算機內部，進行統一處理，這就是數字化的基本過程。說白了，就是要把音像檔案按照一定的格式，錄入計算機當中的數據庫，以便實現長久保存和隨時調閱、遠程調閱。

（二）企業音像檔案數字化的必要性。企業音像檔案數字化具有如下幾個必要性：

1.降低管理成本。傳統的音像檔案的管理需要較大的檔案室和較多的管理人員，管理成本較大。而數字化管理檔案使傳統的音像檔案信息轉為機讀檔案，可以節省占地空間，節約保管費用。

2.提高辦公效率。數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。檔案數字化管理可通過計算機和網絡立即提供檔案信息，為領導決策提供服務。

3.增強檔案原件保護。將音像檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑對其是更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

二、音像檔案數字化的作用和意義

針對傳統音像檔案面臨的風險，通過音像檔案數字化，即利用信息技術將音像檔案原有的模擬聲音（視頻）信號轉換為可被計算機識別的數字音（視）頻文件，是安全保管和有效利用這些重要檔案的唯一出路。因此，音像檔案數字化，不僅是有效解決傳統音像檔案面臨問題的不二選擇，更是對檔案工作的長遠發展和歷史文化的有效傳承都具有重要意義。

三、企業音像檔案數字化過程中存在的主要問題

企業音像檔案數字化過程中存在如下幾個問題：

（一）是觀念落后。由于音像檔案只是近一個世紀以來才逐漸出現的，它積累的數量與紙質檔案相比是九牛一毛，在檔案工作中一直處于邊緣的位置。而許多檔案部門也就逐漸形成了“重紙質檔案而輕其他專門檔案”的思想觀念，使得音像檔案長期得不到重視，而音像檔案數字化也就自然地落下了。

（二）是缺乏標準。音像檔案數字化是一項系統工程，需要統籌規劃、全程控制，需要確定工作流程和環節，需要綜合選定各種技術指標和參數，必須要有專門的標準作為指導才能順利地開展，但我國目前仍沒有出臺關于音像檔案數字化的國家標準或行業標準，標準的缺失嚴重制約了音像檔案數字化工作的發展。

（三）是人才短缺。與紙質檔案數字化相比，音像檔案數字化涉及的技術更復雜，對數字化加工、組織和管理人員的要求也比較高，而檔案部門在這方面的技術力量和人才儲備大都比較薄弱，從而使音像檔案數字化具有了一定的難度。

（四）是檔案數字化硬件嚴重不足。就硬件而言，檔案數字化主要需要三類設備：一類是信息采集設備，一類是信息存儲設備，還有一類是信息利用設備。信息采集設備一般包括：檔案資料和照片的采集設備，如掃描儀；聲音和影像的采集設備，如采集卡；其它的信息轉化設備，如縮微片掃描儀。存儲設備一般包括磁盤陣列、光盤庫。信息利用設備一般包括計算機、互聯網、打印機、復印機等。但由于當前一些企業財力緊張，大部分企業的檔案館（室）這些設備嚴重不足，有的只有少數價值不高的簡易設備，很難滿足音像檔案數字化的需要。

（五）是檔案數字化軟件開發滯后。縱觀當前各企業檔案館（室）所用檔案管理軟件，不是沒有信息管理功能，就是缺乏信息通用功能。現今檔案館（室）使用的計算機型號不一，軟件研發渠道不同，沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機軟件系統。由于不能互調，就不能順利利用計算機完成信息搜集，、信息管理、信息利用等工作，不能快捷地整理、發布、出版信息成果，特別是檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。這在一定程度上制約了檔案數字化的進程。總的來說，數字化的音像檔案對軟硬件設備具有依賴性，內容、結構與存儲載體的可分離性，運動形態的易變性，存儲載體對背景信息和元數據的依賴性，在閱讀及處理手段上具有非直接性音像檔案數字化的根本目的是使信息流動的覆蓋面和反映度都提高到一個新的層次，最大限度地提供人類共享檔案信息資源，實現檔案信息的社會服務。音像檔案的數字化是一項新時期需要盡快開展和實施的工作，同時也面臨不少需要解決和注意的問題，它仍處于起步發展的不成熟階段，但是它的發展前景是廣闊的，需要在實踐當中不斷地加以完善，從而將檔案工作提高到一個新的高度，為社會作出更大的貢獻。

四、音像檔案數字化的可行性和必要性

（一）可行性。1.技術支撐，在電子計算機技術高速發展的今天，計算機的應用已深人到各行各業中，甚至已滲透到人類生活的各個方面，音像檔案的數字化是社會發展的必然趨勢，是社會進步的必然體現。2.人才保障，當代教育事業的飛速發展，為傳統的音像檔案向數字化的音像檔案的過渡做好了人才準備。3.良好的社會環境。國家對檔案事業的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國際合作的開展等等，都為音像檔案的數字化發展提供了良好的社會氛圍。

（二）必要性。1.傳統的音像檔案的保存現狀并不樂觀。以原有形式存在對檔案的利用造成了很多不便，因此需要實施音像檔案的數字化工作，將其轉錄為能被識別的媒體格式文件，使其聲音信號脫離原有的保存介質。2.有利于音像檔案事業的效率的提高。實現音像檔案信息數字化后不僅方便查找，從音像檔案的收集、整理、利用和技術保護方面，提高了效率和效益。3.從長遠來看，錄音、錄像檔案的數量會逐年增加，實行音像檔案的數字化，可以更好地開展對外社會化服務，產生無法估量的社會效益和經濟效益，具有巨大的發展前景。

五、加快企業音像檔案數字化的幾點建議

針對企業音像檔案數字化的現狀，提出如下幾點建議：

（一）建立標準化的規范體系。《中華人民共和國標準化法》指出：“對需要在全國范圍內統一的技術要求，應當制定國家標準。國家標準由國務院標準化行政主管部門制定。對沒有國家標準而又需要在全國某個行業范圍內統一的技術要求，可以制定行業標準。行業標準由國務院有關行政主管部門制定，并報國務院標準化行政主管部門備案，在公布國家標準之后，該項行業標準即行廢止。”這充分闡明了標準化的地位和作用。現在各地的檔案館（室）數字化建設還都處在試驗和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館（室）數字化建設中，標準化的規范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館（室）數字化建設高質量的堅實基礎。在建立標準化的規范體系方面我們應遵循以下原則：

1.以標準化管理為主，制度管理為輔。標準化適合于技術工作領域的規范化管理，可操作性強，而且與管理體制的關系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標準化管理更有利于不同部門之間的協調。制度通常以法規形式出現，約束力較強，但管理范圍有限，所以在標準化管理的基礎上，配合制度可以形成檔案館（室）數字化工作所需的嚴密的規范化管理體系。

2.首先考慮采用國際標準，其次才是國家、行業及地方標準。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，因此即使在檔案館（室）數字化階段也應優先采用適用范圍盡可能廣泛的標準，盡量做到一次到位。檔案館（室）數字化建設中確定標準的原則是：面向計算機和網絡及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標準；面向綜合性信息的處理優先采用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化的規范體系。

（二）建設高質量的檔案信息數據庫。早在1992年就有學者指出檔案工作現代化的核心是建設高質量的數據庫，這個認識到今天仍然具有指導意義。現在我們檔案館（室）數字化建設的核心依然是建設檔案信息數據庫，并通過網絡平臺進行信息傳遞和信息交流。

檔案館（室）計算機數據庫類型以檢索性數據庫和文件性數據庫兩種較為常見，檢索性數據庫主要用于揭示館藏內容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網上檢索途徑；文件性數據庫，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網絡獲得檔案信息。檔案信息數字化后以數據形式集合成數據庫，檔案信息組織形式就發生了本質上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉變為計算機的直接的、網狀的方式，索引文件、超文本技術可以使信息按本身的邏輯關系組織成相互聯系的網狀結構，依賴先進的智能化信息管理技術，以人工語言或自然語言進行搜索，為用戶提供方便、高效的服務。一個高質量的數據庫中的數字信息要達到以下質量標準：第一、數據的準確性；第二、數據項目和內容的完整性；第三、數據的規范性；第四、數據的穩定性。

（三）檔案信息安全問題。安全是檔案館（室）數字化建設不可忽視的一個重要方面。檔案館（室）與圖書館最根本的不同在于圖書信息基本上是面對普通公眾，而檔案信息則對安全保密有嚴格的要求，有相當一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館（室）數字化建設中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術保證兩類，檔案館（室）在數字化建設中對此應該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應的技術措施進行自動控制，才能做到更加嚴密。如中國第二歷史檔案館在進行民國檔案數字化建設的探索時就十分重視數據的安全問題。他們認為在黑客猖獗和網絡安全保護手段不健全的情況下，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計劃、有步驟、分階段地進行數字化民國檔案網絡化服務。他們首先對已有的檔案信息系統進行改進分化，對館內不同用戶根據權限提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內達到資源共享。當館內數據庫接入Internet網時，除盡最大可能保證網絡安全外，將那些有機密性的、不開放的檔案不存放在網絡服務器上。在當前的技術條件下，為了解決檔案信息的安全問題，也可以使用Intranet技術，提供授權的檔案信息服務。

（四）加快相關人才的培養和使用。人才問題是關系到檔案館（室）數字化建設成敗的另一關鍵。檔案館（室）數字化建設的過程是與新知識、新技術的普及密不可分的。說到底，檔案數字化最根本的還是檔案管理人員素質的現代化。再先進的設備，最終還是要靠人來操作，靠人來應用。為此，要把加快檔案管理人員培養教育工作，作為一項長期的、重要的任務來抓。檔案數字化建設過程中，各級領導要引導和鼓勵廣大干部職工進行知識更新、能力更新、技術更新、工作更新。要通過檔案數字化，進一步完善創業機制，充分調動一切積極因素。建立起一支信息資源庫開發、維護、管理的專業技術人員隊伍，建立起一支應急、咨詢、論證服務的專家庫，并促使現有人員的知識結構全面更新，逐步形成適應檔案數字化建設的中堅力量和專業隊伍。

全球已經進入以“互聯網+”為特色的信息化時代。全社會應高度重視企業音像檔案的數字化工作，各級領導和企業檔案人員要增強緊迫感、責任感和使命感，加快企業音像檔案的數字化步伐，使企業音像檔案更好、更快地服務于企業、服務于社會、服務于國家。

【參考文獻】

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