關于人事檔案網絡化管理的探討

陸梅

【摘要】在檔案的信息化建設中，認識檔案的網絡化管理具有重要的地位。實施人事檔案網絡化管理能夠促進人才的合理利用，實現人才資源的優化配置。目前我國所實行的人事檔案管理具有經濟體制的濃厚色彩，存在著一定的問題。目前人事檔案網絡化管理正處于起步階段，應將主要精力放在數據庫建設、集中管理以及聯網建設方面。對此本文結合醫院人事檔案管理方面問題，探討網絡化管理的重要性與實踐意義。

【關鍵詞】人事檔案；網絡化；管理方法；應用方法

計算機網絡技術的不斷創新與廣泛應用，給人事檔案管理模式的創新提供了有利條件，進行人事檔案網絡化管理，能夠顯著提升管理效率、檔案管理的安全性與保密性，促進人力資源的優化配置。

一、醫院人事網絡化管理的重要性

人事檔案的網絡化管理就是將人事檔案中的信息進行數字化，建立人事檔案管理數據庫，并將孤立的數據庫與網絡相連接，為社會提供網絡化調查服務。人事檔案網絡化管理是建立在社會經濟發展以及信息科學技術的廣泛應用之上的。進行人事檔案網絡化管理是進行人才資源優化配置與促進人才強國戰略的基本要求。人才資源在社會建設中是社會發展的動力源泉。人事檔案網絡化管理，通過集中的管理制度以及網絡技術的優勢，利用計算機進行統計分析，能夠有效地為人才選拔提出合理的建議。同時人事檔案網絡化管理能夠充分地利用信息技術，對人才資源進行優化配置，能夠在一定程度上促進社會經濟發展。應用與醫院管理中，能夠為醫院的廣大醫務人員提供更加詳細、具體、完整、豐富的檔案資料資源，為醫院領導層的工作管理、人事決策等工作提供更加真實、可靠、全面的檔案數據及信息資料，優化人力資源。

二、目前醫院人事檔案管理中存在的問題

目前所實施的人事檔案管理制度中存在濃厚的經濟體制色彩，隨著社會主義市場經濟的發展，人員流動量增加，檔案的調動頻率明顯提高，傳統的檔案管理中所存在的問題逐漸的暴露出現。存在的主要問題有：分散多頭管理，這種管理形式存在兩方面較大的影響，首先不利于管理隊伍的專業化培養，容易導致檔案管理不規范，保密意識淡薄等。同時在檔案保管與調檔環節中容易出現真空區，因此容易發生棄檔、擅自建檔現象。

三、醫院人事檔案網絡化管理的相關建議

目前我國人事檔案的網絡化管理正處于初步發展階段，實施人事檔案網絡化管理應注意以下幾方面：

（一）注重人事檔案中的數據庫建設。數據在人事檔案的網絡化管理中的地位不可替代，人事檔案的網絡化管理中建議設立三類節點：各級政府人事檔案中心、高校人事檔案中心以及商業性人事檔案中心。其中各級政府人事檔案中心以各地的檔案館為基礎，充分將已有的技術與人才優勢進行利用，建立一支專業化較強的隊伍。各個用人單位不再進行單獨的人事檔案保管科室，而是由縣級以上各地檔案館對本級政府管轄內的國企用人單位與行政事業單位的人事檔案進行管理。高校人事檔案網絡中心將高考招生考生的紙質檔案與電子檔案作為基礎。學生入校后，在該基礎上進行完善、豐富，當畢業生走出高校后，便將這些電子檔案與制作檔案轉入學生家庭住址或用人單位的各級政府人事檔案中心。商業性人事檔案中心將現有的人才服務中心為依托，根據數字化網絡化的標準，接收個人或者企業的委托人事檔案代保管的業務。

（二）加強聯網建設。應該將上述三類數據庫與互聯網進行連接，這樣在人才發生流動時，才能提供電子檔案的傳送與接收服務，同時在網絡下對相應人事檔案實體進行傳送。這樣當個人、公檢法以及用人單位由于升學、人才選拔以及其他工作緣由發生改變時，只需要通過網絡提出查詢申請，各級檔案管理中心均能夠根據檔案管理的相關法律、姓名對查閱者提供相應權限可查詢的內容。

（三）集中人事檔案管理。實施人事檔案的網絡化管理，應該有效地克服目前人事檔案中存在的多頭、分散管理模式中所存在的問題，將檔案文件、管理權限集中到專業的管理部門。這樣不僅能夠有效地精簡管理隊伍，同時還方便對人事檔案管理人員進行專業知識培訓、保密意識培養，有利于促進人事檔案信息的集約化管理，實現網絡化服務與信息化處理。

想要切實做好人事檔案的網絡化管理工作，除了需要進行數據庫建設、聯網建設以及集中管理等措施外，同時還應該制定數字化標準，完善法律、法規，制定信息安全制度，培養專業能力強，綜合素質高的管理隊伍。目前我國的人事檔案網絡化管理正處于起步階段，不能因為人事檔案網絡化管理放棄紙質檔案管理。目前甚至以后的一段時間內，紙質檔案與電子檔案應處于并存的狀態，逐步提升人事檔案網絡化管理在人事檔案管理中的作用。

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