文檔一體化的重要性

樊新華

【摘要】隨著計算機的普遍運用和互聯網的緊密結合，文檔一體化已成為檔案事業發展的新方向。

【關鍵詞】文件；檔案管理；文檔一體化

文檔一體化是在信息時代背景下提出的一種新型文檔管理的模式，是將相對分散而又各自獨立的文件管理和檔案管理進行有機的結合，組成一個整體進行管理，通過運用計算機和網絡技術進行文檔處理和檔案管理的信息存儲、控制、加工和傳輸的整體結合管理。其宗旨就是改革現行的文件立卷歸檔管理模式，全部納入計算機進行管理，減少人員組合因素，簡化檔案管理工作。文檔一體化可以實現檔案資源的共享，使得更多的信息得以充分地利用，推動檔案管理員工作的與時俱進，大大縮減管理工作中的繁復程序，提高工作效率。

一、強化文檔一體化意識

從思想上認識現有管理上的薄弱、有明確目的提高是實現檔案管理現代化的前提條件和重要保證。用先進的管理概念代替傳統的管理模式，用先進的科學技術改變傳統的管理手段和方法。一份文件的產生、傳輸、借閱、歸檔、銷毀等的每一個環節都是連續、統一的，而且每一個環節的文件質量將直接影響到后一個環節的有效運行，前后銜接的過程組成了一份文件的生命周期，要從管理制度上加強對文件管理的控制，保證檔案的質量，減少檔案管理人員無謂的重復勞動，使檔案工作流程科學化、合理化，這就需要檔案管理人員樹立嚴謹的檔案管理意識，按照“文檔一體化”的要求辦理好每一份公文，在日常工作中樹立文件與檔案工作的有機統一。

二、完善管理機制和組織機構

傳統的檔案管理體制已經不適應現代企業的發展，檔案管理費事費力，無法高效地提供保障服務，文書工作和檔案工作很大程度上處于分離狀態，經常出現查找難、查閱難、流通難，文件的管理和檔案的管理是分開的，文件的運轉缺乏聯系性和連續性，制約了文檔一體化的實現。檔案管理是文檔一體化管理工作中的最后環節，只是起到了保存歷史的作用，檔案管理體制不改變，文檔一體化就無法實現。若要改變現有的局面，首先要建立統一的管理機構，規范部門職責，全面負責管理文書工作和檔案工作，統一協調和指導從文件到檔案的各環節的工作，使文件的形成、處理、立卷、歸檔到檔案的收集、整理、利用都有機結合在一起并在掌控之中。

三、建立文檔一體化平臺

文檔一體化的實現除了人為因素，系統的不完善也是制約實現文檔一體化管理的很重要的原因。實現文檔一體化管理的目標就是通過建立一個以計算機信息管理為核心集中公文處理和檔案管理為一體的綜合辦公自動化系統。要實現文檔一體化管理，必須從文件的產生開始，就運用計算機管理系統進行統一管理，完成文件運行的全部過程。利用計算機自動生成目錄、立卷和自動檢索，可以進行文件、檔案的快速查詢、統計、借閱、銷毀等管理工作。因此，文檔一體化的軟件系統設計中，要使用兼容性強、應用范圍廣、智能程度高的信息化系統，使文件與檔案的運轉、傳遞、處理、管理及以后的開發利用更加快捷方便，以滿足現代化企業文檔一體化協調發展的技術保障體系。

四、提高人員素質

檔案管理人員的素質高低是影響文檔一體化的重要原因之一。文檔一體化管理模式是一種新型的管理方式，匯集信息處理、業務流程、檔案管理與服務于一體的管理模式，這就要求檔案管理人員熟知現代檔案管理業務，了解文書處理的基本知識，樹立掌握計算機及網絡知識，能使用、維護檔案管理軟件，進行檔案信息編輯、存儲、檢索、利用等工作。檔案人員要樹立終身學習的概念，改善自己的知識結構，提高駕馭現代技術的能力，使自己的知識和技能滿足工作的需要，適應新的變化，能夠在文檔一體化方面掌握主動權，從而適應文檔一體化管理的要求。