淺議流動人員人事檔案信息化建設

李曉玲

【摘要】流動人員數量增多的同時其人事檔案的數量也在不斷躍升，檔案管理問題也在不斷涌現，本文主要從意義和內容兩個方面闡述了流動人員人事檔案信息化建設的必要性，以期對今后流動人員人事檔案管理有所裨益。

【關鍵詞】流動人員；人事檔案；信息化

一、流動人員人事檔案與信息化

隨著城市化進程的不斷加快，人才流動的頻率遠高于以往任何時代，流動人員在勞動者群體中所占比重逐漸加大。在我們實際工作中，也遇到過有的單位招工，但卻只能靠交談和看自薦材料等簡單方法來了解應聘人員的情況。以此同時，計算機、掃描儀、互聯網等先進現代化設備和技術廣泛應用于檔案管理中，紙質檔案數字化、信息化趨勢逐漸加強，流動人員人事檔案工作面臨考驗，傳統檔案管理模式和方法已經不能很好適應現代化的需要，建議信息時代發展要求相適應的管理模式顯得極為迫切。

二、流動人員人事檔案信息化建設的意義

（一）流動人員人事檔案信息化避免了檔案傳遞過程中存在的問題。由于建構編制和用人制度的改革，一些單位的人事檔案管理人員變動比較頻繁，對于工作把握不到位，在接收、利用或者轉出檔案等環節中容易忽視國家規定的手續，如讓當事人自己攜帶檔案、在轉接檔案時不蓋密封章等時有發生，導致私拆、私改、私刪等負面現象發生，嚴重影響了人事檔案的真實性。流動人員人事檔案信息化的建立，能夠實現流動人員檔案信息在網絡平臺上的資源共享，相關組織和部門只要擁有相應審閱權限就可以隨時隨地查詢和審核流動人員的個人信息，及時掌握流動人員和德才表現，既節省成本，又方便快捷，避免了檔案傳遞過程中存在的種種問題。

（二）流動人員人事檔案信息化拓展了人事管理和人才服務的空間，實現了人才的合理配置。人員的頻繁變動是社會發展的必然趨勢，流動人員所占比重逐漸加大，管理好流動人員人事檔案是科學合理地管理流動人才的基石。流動人員人事檔案以網絡為基石，將人事管理和人才服務拓展到全社會，開展了一系列社會化的人才服務，為人才流動搭建一個合理有序的平臺，既為國家建立人才資源庫，又促進了人才的合理配置，使流動人員人事檔案趨于規范化，實現了人才資源的合理配置和有序流動。

（三）流動人員人事檔案信息化有助于流動人員人事檔案的動態管理。檔案管理工作是一項動態管理工作，要確保檔案的完整性與真實性，必須不斷更新檔案內容。受人事部委托，人才服務機構是管理流動人員人事檔案的主要機構，但是現有的人才服務機構中檔案管理人員配備相對不足，無法保證檔案的及時更新，致使大部分流動人員人事檔案仍處于剛進來時的狀態，當事人的升遷、技術培訓、工作業績、工作鑒定等方面的情況未能及時入檔，嚴重影響了檔案的實效性和完整性，削弱了檔案的價值。

三、流動人員人事方案信息化建設的內容

（一）流動人員人事檔案信息庫的建立。所謂信息庫，就是指在各個省（市）流動人員信息資源系統基礎上建立的全國范圍內的流動人員信息資源體系。流動人員人事檔案信息庫，就是覆蓋全國流動人員的信息的集合體，主要包括人事檔案跟蹤系統、人事檔案共享系統、人事檔案代理網上辦公系統、個人電子信用檔案系統等子系統。改信息庫的建立旨在最大限度地收集全國范圍內的流動人員資源，實現全國流動人員人事檔案的統一管理，是一項長遠工程，不是孤立努力的結果，而是需要在相關主管部門的統一領導下逐步展開。

（二）流動人員人事檔案信息化標準規范的制定。流動人員人事檔案信息作為國家人力資源信息的重要組成部分，要實現全國最大范圍內的信息庫資源共享，必須統籌規劃，建立統一的標準化的系統管理體現。具體來看，流動人員人事檔案信息化標準規范主要包括三個方面：一是法規規范，流動人員人事檔案信息化相關法規，是確保信息化順利開展的首要任務，主要包括檔案資料的數字化和信息化標準。二是基礎管理規范，包括數字檔案的描述、數字檔案文件格式、元數據、對象數據格式規范等。三是實際操作規范，包括計算機軟硬件基礎設施規范、存儲壓縮格式以及安全保障等規范。

（三）流動人員人事檔案信息化人才隊伍的建設。人才是社會建設的掌舵手，缺少人才，任何領域任何行業就會失去前進的動力。隨著信息技術的高速發展，檔案管理已逐漸由勞動密集型轉變為以現代化辦公設備為依托的知識密集型工作模式，流動人員人事檔案信息化的建設需要一批既懂信息化和系統分析知識，又懂檔案管理、信息組織與計算機操作知識的復合型人才來完成。如檔案信息采集、處理與數據庫加工、信息技術及計算機系統和網絡的設計與開發、檔案信息分析、研究與咨詢、檔案數字化研究與管理、檔案信息安全維護等方面的人才是流動人員人事檔案信息化建設所需的人才。

檔案工作人員必須加強對檔案專業知識和數字化建設的培訓和再教育，及時更新知識、不斷擴大知識視野，同時人事檔案管理部門要積極引進各層次和各類型人才，合理調整檔案工作隊伍中人員的背景專業、業務水平、年齡結構等，確保各層次人才的比例均衡、知識互補、能力協調。當然，人才組成不是一成不變的，須根據檔案信息化的發展需要，隨時調整和補充，以保證機構內的構成關系經常處于最佳組合狀態。＼

【參考文獻】

[1]中共中央組織部.人事部.流動人員人事檔案管理暫行規定.人發〔1996〕118號.

[2]王雁賓.規范流動人員人事檔案管理[J].中國人才2006（09）.