淺談人力資源管理中人事檔案管理的作用

趙冰

【摘要】在人力資源使用和開發(fā)的過(guò)程中，科學(xué)的人事檔案管理具有極大的促進(jìn)作用，如果人力資源和人事檔案存在矛盾，會(huì)嚴(yán)重影響人力資源管理作用的發(fā)揮。筆者在本文中首先分析了人事檔案管理中人力資源管理的重要意義，然后探討了完善人事檔案管理的措施。

【關(guān)鍵詞】人力資源；人事檔案；重要作用

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織記錄人事管理的重要載體，反映人員在工作中的具體表現(xiàn)。筆者在本文中首先分析了人事檔案管理中人力資源管理的重要意義，然后探討了完善人事檔案管理的措施。

一、人事檔案管理對(duì)人力資源管理的重要意義

作為人力管理中用人的重要依據(jù)，人事檔案具有重要的作用，扮演著重要的角色，人事檔案和人力資源管理中的各項(xiàng)工作息息相關(guān)，有效的人事檔案可以極大地促進(jìn)人力資源的開發(fā)。其主要作用有以下幾點(diǎn)：

（一）人力資源開發(fā)具有真實(shí)的信息。在人事檔案的幫助下，可以對(duì)員工的人生軌跡進(jìn)行分析，了解他的過(guò)去，把握現(xiàn)在，對(duì)其發(fā)展的潛力進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè)。人事檔案中承載很多的有用信息，保障組織及時(shí)地發(fā)現(xiàn)有用的人，避免人才被埋沒，雖然人具有不同的類型、作用也有大小，但是只要對(duì)單位的工作有力都是有用的人才。對(duì)人事檔案提供的信息加以利用，保障人才發(fā)揮最大的作用，為單位的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）有利于合理配置人力資源。在人事檔案的幫助下，我們對(duì)員工可以全方位地了解，制定合理的管理措施。有效地人事檔案管理可以促進(jìn)共享人力資源信息，合理地配置組織內(nèi)的資源，以人才的能力、特點(diǎn)等實(shí)際情況為基礎(chǔ)，選擇合適的人，發(fā)揮人員的優(yōu)勢(shì)，更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

（三）科學(xué)規(guī)范地預(yù)測(cè)人力資源需求。組織內(nèi)部是影響人力資源需求產(chǎn)生的主要因素，通過(guò)有效的分析人力資源檔案，有助于組織對(duì)人才的實(shí)際需求有所了解并科學(xué)地把握，根據(jù)人才的實(shí)際情況制定合理的管理計(jì)劃。一個(gè)組織首先要保障人事檔案的真實(shí)性，從中獲取人真實(shí)的過(guò)去，通過(guò)多種信息的綜合分析，全方位地了解個(gè)人，滿足個(gè)人的實(shí)際需求，這對(duì)員工工作積極性的激發(fā)很有幫助。

（四）提升人力資源的管理水平。作為人力資源管理的重要組成部分，人事檔案管理需要和其同步發(fā)展、協(xié)調(diào)進(jìn)步，他們之間的關(guān)系如魚和水般，不可分離其一。人力資源管理中需要人事檔案承載的相關(guān)信息，所謂的人事檔案管理，其主要的工作對(duì)象和業(yè)務(wù)范圍就是人的信息，而承載人信息的主要載體為檔案，他們或輸出、輸入信息，服務(wù)于人力資源的開發(fā)。企業(yè)人事檔案管理的科學(xué)性是保障人力資源管理科學(xué)性的前提，從而提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

二、完善人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)

（一）優(yōu)化人事檔案管理制度。就人事檔案管理而言，應(yīng)該立足新的歷史時(shí)期，主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，做出適當(dāng)?shù)母母铮员阌诮ㄔO(shè)出符合實(shí)際情況和時(shí)代特點(diǎn)的人事檔案管理制度和方式，把人事檔案管理工作向制度化、法律化的方向引導(dǎo)。建立健全檔案材料的傳遞、登記等制度，對(duì)人事進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的管理和考核，一旦發(fā)現(xiàn)人事管理工作出現(xiàn)丟失，要及時(shí)地補(bǔ)救，時(shí)刻保障檔案資料的完整性。同時(shí)，我們要重視人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性，具有鑒別真?zhèn)蔚哪芰ΓＵ先耸虏块T對(duì)其認(rèn)識(shí)、了解的正確性、真實(shí)性。

（二）建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工的個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代化信息手段為依托的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，在微機(jī)終端和互聯(lián)網(wǎng)相連接，從而用微機(jī)檢索和互聯(lián)網(wǎng)查詢信息，對(duì)檔案信息也可以及時(shí)的更新。其一，建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，動(dòng)態(tài)化管理人事檔案。其二，局域網(wǎng)之間的連接，網(wǎng)絡(luò)化管理人事檔案，保障工作人員根據(jù)自己的工作和需求，可以隨時(shí)的調(diào)閱檔案資料，高效率地利用信息。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。從整體上提高人事檔案管理人員的素質(zhì)是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。從事檔案管理工作的人員不僅政治素質(zhì)高，而且需要有較高的紀(jì)律意識(shí)以及職業(yè)道德，因此這就要求我們要強(qiáng)化建設(shè)人事檔案人員的思想和業(yè)務(wù)，讓人事檔案管理人員的知識(shí)領(lǐng)域更寬，保障可以在新的時(shí)代背景下適應(yīng)人事檔案管理工作。不僅如此，強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，讓其積極、主動(dòng)地和各部門交流、合作，保障各部門和人事部門能夠及時(shí)地獲取所需的信息，以便于更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，讓決策者獲取第一手的人事動(dòng)態(tài)資料，便于人事的調(diào)整，真正發(fā)揮人才的作用。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，人事檔案對(duì)企業(yè)、事業(yè)單位而言具有重要的作用，扮演著不可替代的角色。作為從事企業(yè)人事檔案管理工作的人，我們要有使命意識(shí)，明白這項(xiàng)工作的重要意義，同時(shí)要不斷完善自我。

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