新形勢下做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的對策探究

白貴海

【摘要】社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案中包括有養(yǎng)老保險參與人履行繳費義務(wù)的憑證和養(yǎng)老保險參與人享受社會保險權(quán)益的原始憑證。目前，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作在新形勢下，出現(xiàn)了一些問題，致使社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理難以順利為養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)提供保障。本文就此展開分析討論。

【關(guān)鍵詞】新形勢；社會養(yǎng)老保險；業(yè)務(wù)；檔案管理；對策

目前，我國的社會養(yǎng)老保險制度在逐步地完善過程中，但由于參保與交保人數(shù)日益增長，致使養(yǎng)老保險的檔案管理需要進行相應(yīng)地改革。作為記載參保人完整工作經(jīng)歷狀況的載體，社會養(yǎng)老保險檔案是參保人參保的事實憑證。在養(yǎng)老保險檔案管理中，檔案的收集、整理與歸檔等環(huán)節(jié)都是非常重要的。

一、新形勢下的社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理

自改革開放以來，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的檔案管理已經(jīng)進行了多方面的改善。之所以對社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理不斷地進行完善，是因為最終的目的是要避免養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的不真實、不完整和不安全性。社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理是提高養(yǎng)老保險保障性功能的一種重要手段，通過為參保個人及社會有關(guān)方面提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)來促進社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的發(fā)展，其肩負重任。近年來，有數(shù)據(jù)資料表明，在檔案服務(wù)工作趨于信息化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，必須要對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作進行改革，才能適應(yīng)當今時代的需要。因此，在新形勢下，為了不阻礙社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作適應(yīng)社會保險事業(yè)的發(fā)展，必然要對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作提出更高的要求。目前，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理主要存在以下幾點問題：一是缺少規(guī)范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質(zhì)有待進一步提高。

二、新形勢下做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的對策

（一）完善和規(guī)范檔案管理制度。在社會養(yǎng)老保險相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，其原始資料包括參保人個人信息賬戶、繳費資料、養(yǎng)老金的發(fā)放資料以及業(yè)務(wù)有關(guān)的書面資料等，這些都是社會養(yǎng)老保險檔案需要進行管理的資料。完善和規(guī)范檔案管理制度的最終目的是實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。規(guī)范化的檔案管理首先要確保實用性和長遠利用價值的資料檔案在歸檔存檔時，不會出現(xiàn)混淆的問題。這就要求檔案管理人員不僅要確保明確分類，還應(yīng)該做好歸類檔案的記錄。檔案管理部門在完善和規(guī)范檔案管理制度時，需注意制度的合理性、有效性、全面性以及具體化。合理性主要是指有關(guān)檔案管理方式方法符合現(xiàn)實應(yīng)用要求；有效性和全面性是指所建立的檔案制度要涵蓋所有工作環(huán)節(jié)；具體化是指檔案管理具體流程和檔案資料分類方式等都必須明確。此外，完善和規(guī)范檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律為依據(jù)。在檔案管理制度的要求約束下，檔案管理部門對社會養(yǎng)老保險檔案進行科學分類、集中、規(guī)范有序地管理。

（二）提高信息化檔案管理水平。在新形勢下，信息科技水平得到了快速提升，其已經(jīng)惠及到各行各業(yè)，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理也不例外。信息化檔案管理與完全人工方式的檔案管理相比，工作效率得到了大幅度的提升，適應(yīng)當前社會的發(fā)展需求。信息化檔案管理改變了以紙質(zhì)書面記錄與個人檔案的堆放與存放方式，既縮短了工作時間，又避免了占據(jù)了較大的空間進行資料的存放。信息化檔案管理實現(xiàn)了檔案管理電子化，有利于檔案的查詢與檢索，大大地降低信息檢索的不準確性。人工進行檔案資料原件的查找與翻閱既費時又耗力，工作效率較低，而由計算機檢索與掃描獲得信息既節(jié)省了大量的時間，又提高了工作的準確性和效率。

另外，信息化檔案管理在分類與管理時，不可忽視科學的歸檔與提高工作質(zhì)量。針對普通類型的業(yè)務(wù)文件、退休記錄、審計等的存檔時間要明確記錄。對于影音資料與照片等資料檔案，在選取、收集與初步的記錄時，要注意歸類方式的選擇。總而言之，信息化檔案管理的最終目的是為了減少檔案管理工作的無序現(xiàn)象。

（三）提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理的重要組成部分，控制著檔案管理所有環(huán)節(jié)。社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的目標是服務(wù)社會，因此，檔案管理部門不可忽視檔案管理人員的素質(zhì)水平。新形勢下，隨著檔案管理工作要求的提高，與之相應(yīng)的檔案管理人員的素質(zhì)水平也應(yīng)該提高。為此，檔案管理部門需注意管理任務(wù)和責任的分配。通過明確工作職責與標準的方式提升管理人員的素質(zhì)，才能更好地讓檔案管理服務(wù)于社會。

三、結(jié)束語

綜上所述，在形勢下，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作仍然是需要關(guān)注的一個領(lǐng)域。針對社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理中不適應(yīng)當前時代需求的問題，要通過完善和規(guī)范檔案管理制度、提高信息化檔案管理水平以及提升檔案管理人員素質(zhì)等途徑進行改革，才能確保社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的有效性。

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