現行文件公開與檔案提供利用的比較

許璐

【摘要】現行文件公開與檔案提供利用都是信息公開的重要組成部分，二者都在順應公民知情權實現需求日益增強的趨勢不斷發展，本文主要從概念、開放目的、理論依據、服務對象等方面探討了二者的異同。

【關鍵詞】信息公開；現行文件公開；檔案利用；政府信息

一、現行文件公開與檔案提供利用概念

現行文件是指沒有失去行政和法律效力的文件，現行文件公開是指向社會公眾提供利用除了涉密文件之外的現行文件。根據馮惠玲、張輯哲主編的《檔案學概論》中的概念，檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐中直接形成的具有清晰確定的原始記錄作用的固化信息。檔案提供利用工作亦稱檔案利用服務，是指檔案保管部門以所收藏的檔案文化財富為基礎，通過一定的方式與方法直接提供檔案信息，為社會各項事業服務的一項業務活動。

從兩者的概念可以看出，檔案的前身不僅包括文件，還有許多其他的具有原始記錄作用的信息，比如圖紙，實物等。其中從文件轉化而來的檔案，是文件中有價值的、需長期保存供今后工作查考的那部分文件。因而，現行文件與檔案之間的關系是交叉重合關系。這也就決定了現行文件公開和檔案提供利用之間存在著許多聯系與區別。

二、現行文件公開與檔案提供利用的聯系

（一）信息資源來源的相似之處。觀察檔案的形成，我們會發現許多檔案都是從文件轉化而來的，文件辦理完畢，經過鑒定、整理、歸檔后形成檔案。“文件生命周期理論”也認為檔案的本質是文件，只是在文件的運動過程中，產生了不文件和檔案階段，由此可見，現行文件的公開與檔案提供利的客體都屬于文件。現行文件和檔案信息資源來源的相似性，造就了兩種開放信息在處理過程中的許多相似之處。

（二）開放利用的目的相同。現行文件公開與檔案提供利用的目的具有一致性，都是為了開發信息資源，從而為社會服務。現行文件公開是提供的主要內容實際上是各種政務信息，這順應了公眾對政府透明化要求日趨強烈的趨勢。觀察當前我國的現行文件公開實踐可以發現，其正是圍繞公民對與其生活緊密聯系的政策信息的需求開展的，不斷推進公民知情權的實現，這與檔案提供利用的主要目的是一樣的。現行文件的公開與檔案信息的開放，相輔相成，互利互補，在實踐中有利地方便了公眾。

三、現行文件公開與檔案提供利用的區別

（一）開放利用理論依據不同。現行文件公開是建立在政務信息自擴散性理論基礎上的。政府所產生的信息，大部分都是與社會治理相關的，其主要目的一方面是實現政府對社會的管理，一方面也要滿足社會需求，因而政府信息必須向行政環境中的社會組織和個人擴散，以實現其最終行政目標。這種自擴散性，內在地決定了公開現行文件的必然與合理。

檔案開放利用的理論依據則主要是檔案作用理論和檔案價值理論。檔案的作用只有在檔案利用實踐中才能實現，在檔案提供利用實踐中，檔案部門應該自覺地根據檔案利用價值的實現程度、檔案機密性的變化，合理地組織和開展檔案提供利用工作。

（二）提供服務的主體不同。現行文件公開的主體是在一定范圍內的，其主體往往是國家行政機關或者其下屬單位，以及經行政機關授權的社會組織。這是由于現行文件仍在其生命周期中的運行階段，屬于以上機構管理。至于檔案的提供利用，則沒有對服務主體加以限制。我國的檔案館保管的檔案根據檔案法規定，在其形成后滿30年即可向社會開放，但被動提供利用并不受這一時間規定的限制，因此任何國家機關、社會團體、企事業單位或者個人都可以成為檔案提供利用服務的對象。

（三）滿足的利用需求不同。現行文件公開的內容主要是當前政府的行政法規、規章和規范性文件，一些國民經濟和社會發展規劃、專項規劃、區域規劃及相關政策財政預算、決算報告，以及一些扶貧、教育、醫療、社會保障、促進就業等方面的政策等等。這些信息都與民眾的日常生活息息相關，利用者會根據自身需要及時查詢利用相關信息。由此可見，現行文件公開需主要滿足利用者“現實的”利用需求。至于檔案利用，不論是非現行期的文件，還是其他各種形式的檔案，記錄的都是在檔案形成之前一段時間的事物，保存下來以備查考。因而利用者從檔案中得到的往往是歷史信息，所以，檔案提供利用更多的是滿足利用者“歷史的”利用需求。

四、小結

根據以上分析可以看出，現行文件公開與檔案提供利用之間存在著許多區別與聯系，二者都是我國現行文件，公開方式方法仍需摸索，相對于現行文件公開，檔案提供利用工作開展的更加有序，更加成熟一些，但是仍需不斷改進，我們應當利用以后經驗，再公開加快政治民主化建設，真正實現公民知情權。

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