論信息時代檔案管理的創新

李藝

【摘要】檔案具有重要的社會和歷史價值，在信息時代檔案發揮著更加重要的作用。信息技術的發展和普及給檔案管理工作帶來了挑戰和機遇，隨著各行各業的信息化，檔案的信息化創新管理勢在必行。文中分析了我國檔案管理存在的問題，提出了檔案管理創新的對策。

【關鍵詞】信息時代；檔案管理；信息化

檔案是記錄人類歷史和社會發展的寶貴資源，具有重要的保存和研究價值。隨著信息技術的發展及其在各行各業的普及，現代檔案管理也必須改革傳統的手工操作模式，創新管理體制和服務方式，提高管理人員的專業水平和業務素質，確保檔案信息的安全可靠。

一、信息時代我國檔案管理工作存在的問題

（一）管理信息規劃和體制落后。根據調查分析發現造成我國檔案管理工作信息規劃設計滯后的原因是多方面的：第一，我國檔案管理體制落后，檔案資源在空間分布上是相互分離的，受制于資金和權限等因素無法在全國范圍內統一設計和規劃檔案信息資源。第二，檔案信息化具有很大的不確定性，因為檔案的數字化信息化正在建設中，處在不斷的發展變化過程中，這樣就不好設計檔案數字化管理的系統，所以導致信息化檔案不夠全面和真實。對于檔案信息化首先要完成的是整合分裂的檔案資源，但是要實現信息檔案的共享還有一定的困難。另外，地方檔案館的信息化要符合當地行政部門職能轉變要求，既要整理歷史檔案，工作中正在生成的檔案也要納入信息化系統。

（二）檔案管理服務手段落后。進入信息時代以來我國認識到檔案管理信息化的重要性和必要性，大力建設信息高速公路，大背景下我國檔案管理信息化水平不斷提高，但是距離社會的需要還有很大的距離。我國檔案資源不夠完整全面，在檔案查詢和對接方面技術落后，無法達到用戶的使用要求。很多檔案管理人員在工作中還是手工檢索和編輯，經常出現檔案資料不按時歸還的現象，影響了檔案信息的完整性和安全性。

（三）缺少高素質的檔案管理人員。檔案管理看似是很簡單的工作，但是它需要強烈的責任心，因為檔案管理枯燥乏味，需要良好的職業道德來支撐繁重的工作。檔案管理又有一定的專業性，需要檔案管理專業知識和一定的信息技術才能勝任，目前我國檔案管理人員很少是科班出身，缺少專業知識和信息技術，影響了檔案管理信息化的創新工作。

（四）檔案管信息化創新缺少制度保障。檔案資料復雜、繁多，檔案管理需要科學制度的保障，這樣才能提高檔案管理的安全性和工作效率。但是目前我國檔案管理工作缺少標準化的制度保障，同時部門溝通不暢，導致單位信息流通不暢。這些弊端影響了信息時代檔案管理工作的創新，甚至導致信息外露影響檔案信息的安全，阻礙了檔案管理事業的發展。

二、信息時代檔案工作的創新策略

（一）檔案管理體制要創新。要充分發揮檔案信息的價值，最重要的是對檔案信息進行統一管理，實現資源的全面共享。但是目前我國檔案管理信息化仍在不斷地摸索，檔案管理體制存在很多不足，比如檔案信息管理不夠集中。這是我國檔案信息分割管理造成的，每個機構在檔案管理上各自為政，無法實現資源共享。所以檔案管理創新的當務之急是檔案管理體制的創新，對不同地區不同結構的檔案進行統一管理，實現資源共享，提高檔案信息管理和使用的效率。

（二）檔案管理服務手段的創新。首先在檔案收集和上傳方面要實現自動化。信息時代檔案管理的重要一環是收集和錄入信息，和紙質檔案資源相比，信息化的檔案資源管理依靠工作人員的下載和上傳，在這個過程中出現問題就影響了檔案信息的真實性，所以工作人員必須充分利用信息技術，利用程序軟件實現資源的自動化管理，確保檔案信息的真實有效。其次，實現資源在線查詢服務，信息技術的發展極大地方便了人們的生活，也改變了人們工作和生活的方式，人們更加依賴信息技術帶來的便捷性和時效性。傳統檔案管理必須去檔案館室查閱文獻，耗費時間，檔案管理服務創新就是要利用信息技術開放檔案查詢端口，讓人們隨時隨地使用檔案資源。

（三）提高檔案管理人員素質。第一，每個勞動者都需要具備一定的職業道德，檔案管理人員也不例外，愛崗敬業、一定的事業心和責任感是做好任何一份工作的前提。只有具備良好職業道德的檔案管理人員才能積極投入工作，總結工作經驗，發現工作中的問題并研究解決辦法，推動檔案管理的創新發展。第二，檔案管理有一定專業性，管理人員必須具備專業知識和一定的信息技術，關注社會變遷和檔案工作的發展，這樣才能勝任新時代的檔案管理工作，才能有創新管理的能力。另外，現代社會各界普遍對人才提出了創新要求，檔案管理人員也要有一定創新意識和創新能力，破除陳舊觀念和成規，用創新的方式解決工作中遇到的各種問題。

（四）加強制度管理，確保檔案安全。檔案管理工作因為制度不完善，管理不規范，容易造成檔案機密的泄露影響檔案管理安全。所以，在進行檔案信息化管理創新的同時必須高度重視檔案資源的安全問題。相關部門要建立科學嚴密的管理制度，加強網絡平臺的安全建設，確保我國檔案信息的安全。

三、結束語

在現代社會信息成為重要的社會資源，人們對信息的需求更加迫切，檔案資源也更加受到人們的重視，成為人們工作、學習和生產的重要資料。各級檔案館室要順應信息時代的發展，利用信息技術帶來的巨大的基于創新檔案管理，促進我國檔案事業的發展。

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