新時期檔案信息資源開發(fā)利用工作的探索

李曉晨

【摘要】檔案作為重要的信息資源，越來越被人們所認(rèn)識，隨著社會檔案意識的逐漸提高，人們從更新、更高、更廣的層次上對企業(yè)檔案管理部門提出需求，即由過去單一門類、單一載體的需求，趨向多種門類、多種載體的需求。滿足社會公眾對檔案的需要，日益成為檔案信息開發(fā)利用的一個重要方面。本文通過對新時期檔案資源開發(fā)利用工作中出現(xiàn)的問題，提出幾點參考意見，需要檔案工作者進(jìn)行深入思考。

【關(guān)鍵詞】檔案信息資源；檔案開發(fā)利用

在信息產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展的今天，知識經(jīng)濟(jì)以信息化為先導(dǎo)高速發(fā)展，人們對信息的需求、重視、依賴程度越來越高，對檔案事業(yè)提出更為嚴(yán)格的要求。在這種趨勢影響下，企業(yè)如何開發(fā)利用檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息中靜態(tài)形式向動態(tài)形式的轉(zhuǎn)變，這是檔案工作者所要面臨的新挑戰(zhàn)。

一 、當(dāng)前檔案信息開發(fā)利用過程中存在的問題

（一）忽略檔案信息與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系。受傳統(tǒng)觀念的影響，檔案部門僅僅按照規(guī)定將信息立卷歸檔，沒有結(jié)合收集的科學(xué)技術(shù)、經(jīng)營、市場開發(fā)動態(tài)等數(shù)據(jù)，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供更好的服務(wù)。

（二）檔案信息資源得不到共享。隨著信息化時代的到來，合理地開發(fā)利用檔案信息資源是當(dāng)前檔案工作者所要面臨的難題，當(dāng)下人們依然受封閉觀念的影響，認(rèn)為檔案信息不能流通，只作為一種保管資料，大大降低了檔案信息開發(fā)利用的有效性。

（三）傳播媒介的安全性。為了強(qiáng)化檔案開發(fā)理念，提高信息能力，檔案人員更加主動地開展工作，通過各種檔案刊物、網(wǎng)站等傳播媒介擴(kuò)大檔案工作的影響力，但往往沒有制定相關(guān)環(huán)境下檔案信息資源的實施細(xì)則，缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、安全性。

（四）檔案工作人員素質(zhì)落后。檔案工作者直接影響著檔案信息資源的加工、分析和輸出能力，隨著檔案工作中各類問題不斷涌現(xiàn)，人們對檔案信息的提供利用和服務(wù)質(zhì)量提出更高要求，檔案工作者往往故步自封，思想意識跟不上新發(fā)展，限制了檔案部門開發(fā)利用檔案信息的主動性。

二、檔案信息開發(fā)利用中幾點新思路

（一）合理開發(fā)利用檔案信息資源，直接或間接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)和社會效益。隨著市場經(jīng)濟(jì)逐漸深入，企事業(yè)單位檔案內(nèi)容不斷豐富和增加，檔案工作者不斷健全企業(yè)自身的檔案信息開發(fā)編研體系。然而在處理信息資源的過程中，不能只重視檔案信息的積累，而忽略檔案信息與生產(chǎn)潛力、經(jīng)營管理、科技創(chuàng)新之間的聯(lián)系。要發(fā)揮檔案最大效益，就要在信息利用過程中有針對性、有計劃、有步驟地掌握規(guī)律和特點，重視信息資源交流，實現(xiàn)檔案信息潛在價值向現(xiàn)實價值的轉(zhuǎn)化，真正實現(xiàn)檔案存在的價值。

（二）重視檔案信息反饋，保證準(zhǔn)確性，發(fā)揮檔案信息資源開發(fā)利用的作用。我們要知道，信息的收集往往不是最終目的，檔案部門必須要對這些信息進(jìn)行定性和定時綜合對比分析，找出利用工作規(guī)律，在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，進(jìn)行財務(wù)、經(jīng)營、生產(chǎn)等專題和利用趨勢的分析、預(yù)測以及業(yè)務(wù)、市場開發(fā)利用方針，經(jīng)營計劃的修正、補(bǔ)充等方面工作內(nèi)容，使作出的決策符合客觀實際，為企業(yè)獲得更大的效益。

（三）提高認(rèn)識，加強(qiáng)檔案工作者在信息利用過程中的法制觀念。新時期下，提高檔案信息資源的傳遞效率是現(xiàn)有形勢發(fā)展的需要，然而在追求開放的同時，需要提供者時刻保持警醒狀態(tài)。比如檔案館藏中多數(shù)下發(fā)的文件構(gòu)不成密級文件，但有的關(guān)于技術(shù)成果、產(chǎn)品開發(fā)、科研成果、財務(wù)數(shù)據(jù)等資料有其自身的市場價值，可謂是企業(yè)的商業(yè)機(jī)密和知識產(chǎn)權(quán)，要求檔案管理者必須嚴(yán)格遵守保密法規(guī)的規(guī)定，在檔案開發(fā)利用階段，依照相關(guān)手續(xù)為借閱者提供相關(guān)的資料，避免發(fā)生丟失、擅自涂改、泄密等行為，給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

（四）增強(qiáng)檔案服務(wù)水平，打造精明強(qiáng)干的專業(yè)化隊伍。隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代的到來，檔案人員做好企業(yè)檔案信息資源的收集、整理和保管工作已經(jīng)不能滿足現(xiàn)有的工作需要。企業(yè)需要培養(yǎng)一支具備廣博扎實的檔案基礎(chǔ)知識，嫻熟掌握計算機(jī)信息、現(xiàn)代化管理創(chuàng)新理念和使用各種現(xiàn)代化檢索工具的技能，還要能夠運(yùn)用較強(qiáng)的邏輯思維、信息分析能力對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的加工整理，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)提供多層次信息的專業(yè)化隊伍。

三、結(jié)語

檔案對于企業(yè)來說有著舉足輕重的作用，而檔案開發(fā)利用是檔案工作的根本目的，有其特殊地位，是考核檔案工作的量化指標(biāo)。企業(yè)檔案部門應(yīng)徹底摒棄舊觀念的束縛，將檔案信息資源的開發(fā)利用工作作為重點，不斷探索新的利用方式，使其更加精準(zhǔn)、更加富有內(nèi)涵，為企業(yè)直接或間接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，為企業(yè)各項實踐工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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