企業文書檔案實行現代化信息管理的措施探討

李娜

【摘要】當前，傳統企業文書檔案管理已經不能夠滿足當前企業發展的需求，隨著科技的發展，社會的進步，信息化技術的不斷應用，企業文書檔案管理也迎來重大的改革期，現代化信息管理下的企業文書檔案管理開始實踐，并得到推廣，然而在實際運用過程中，也出現了一些新的問題，需要解決。本文通過對企業文書檔案現代化信息管理技術進行了分析和研究，并提出了一些措施。

【關鍵詞】企業；文書檔案；信息管理

文書檔案管理是企業檔案管理的重要內容，在一定程度上事關企業發展的重要工作，通過對文書檔案的整理、搜集、保管和調閱實現企業重要數據的利用。然而，隨著企業發展規模的不斷擴大，現代化企業部門的豐富和完善，企業的管理文書數據等不斷增多，其中涉及的傳統文檔在管理上存在一定的混亂。為提高企業文書檔案管理的效果和質量，現代化的信息管理技術被不斷引入，在一定程度上，促進了企業的發展，但同時，也出現了一些新的問題，存在著一些隱患影響企業的安全發展。

一、企業文書檔案現代化信息管理內容

企業文書檔案現代化信息管理與傳統文書管理不同之處在于其處理內容的數字化，通過對傳統文書檔案以數字數據形勢進行整理、收集、保管和交流等手段實現文書檔案的有效管理。因此，企業文書檔案現代化管理的核心是數字化，基礎是網絡化，前提是安全化，只有做到這三點才能真正實現企業文書檔案的綜合管理。

（一）數字化。隨著技術的發展，想實現現代化信息管理，前提是數字化。通過對數字化設備如掃描儀等設備的運用，對傳統紙質文件進行掃描備份，在傳統檔案管理的基礎之上，通過對掃描備份文件的快速查詢以實現工作效率的提高。而較先進的公司通過電子文書的形式進行運用，檔案管理部門以及其他各部門第一時間均能獲得電子文書檔案。

（二）網絡化。企業文書檔案現代化信息管理的基礎是網絡化，通過對網絡技術的運用，現代化信息管理技術實現了以電子文件的形式對重要文檔進行管理操作，其消除了傳統文書檔案的空間限制，實現了高效運用。同時通過內外網絡的建設，使得企業文書檔案的流通性和實時性大大增強。

（三）安全化。現代化信息管理的前提是安全化。隨著網絡技術的發展，網絡安全問題已經成為互聯網用戶的重大安全問題。同樣，對于企業來說也是一樣。因此，企業現代化信息管理要想得以有效的運用其前提必須是確保信息管理的安全化。沒有安全的信息管理，將造成企業的重大問題、核心機密的外流，造成企業發展和生存的困難。

二、對企業文書檔案實行現代化信息管理的分析

企業通過對傳統文書檔案管理工作進行改革升級，利用現代化信息管理技術對其進行改良，通過數字化工作的實現，大大提高了企業的管理效率和文書檔案管理的質量。一方面，通過對數字化技術、網絡化技術的運用，大大提高了文書和重大文件的下達效率，克服了傳統的空間限制，提高了企業精神下達的實現。另一方面，通過數字化的處理和管理，降低了檔案管理人員的勞動內容和勞動強度，減少了檔案管理對空間的要求，提高了文書檔案的調閱、查詢和使用效率。此外，以數據庫的形式對文書檔案進行管理和備份，降低了傳統文件易損、易丟等缺點，提高了相關文件的保存效果，降低了數據損失的風險。

三、企業文書檔案實行現代化信息管理存在的問題

雖然現代化的文書檔案管理有諸多優點，但在實際使用中，也出現了一些問題，其中還存在一些重大問題，直接影響著企業的生存和發展。

（一）檔案管理安全要求高。隨著黑客技術的發展，互聯網的安全都是相對的，因此，企業在網絡化發展的今天，采用信息管理方法也是存在著相當的風險，尤其是商業競爭日益激烈，不排除一些卑劣的競爭手段威脅著現代化的企業文書檔案管理。此外，由于電子文件以數據的形式存在，其文件的修改和變化較傳統紙質文書要容易的多，因此產生的風險也較大。

（二）檔案管理人員要求較高。傳統文書管理以紙質管理為主，對計算機等電子設備的操控要求較少，因此對人員的素質要求不高。現代化信息管理的基礎是計算機技術，因此，對文書管理人員要求管理人員要有較好的計算機技術運用技能。此外，由于電子數據的的更改、刪除、備份等操作簡單，因此，造成數據變更、丟失和損壞也相對容易，因此對企業管理人員的忠誠度也有較高的要求。

四、針對企業文書檔案實行現代化信息管理問題的措施

（一）優化系統管理，構建安全環境。一方面，通過建立健全企業文書檔案管理系統，對文書檔案管理操作進行系統化管理和控制，通過對文書檔案根據機密程度進行權限的設定，不同文件有不同使用權限，以此來保障機密文件的安全。另一方面，通過構建隔離內外網管理系統，將文書管理網絡進行內外網隔離，將重要文件，權限內文件置于內網，與外網隔離，以此來實現內網數據和文件的安全。此外，加強文書檔案管理系統和設備的維護與管理，對系統與設備進行升級，保障系統運行的穩定性和安全性。

（二）加強管理人員教育培訓，提高文書檔案管理質量。首先，加強對人員的教育和培訓，提高操作人員的技術水平，以此來實現文書管理工作效率和質量的提升。其次，通過積極的培訓和各類活動，調動員工的積極性和忠實度，避免企業文書管理系統內部人員造成重要信息的損失、丟失和泄漏等事故。最后，積極開展人才戰略，通過對人才的引進，提高文書檔案管理質量。

五、結語

企業文書檔案施行現代化信息管理雖然當下存在一些問題，但它終將是時代發展的必然趨勢，企業只有順應時代的發展，對現代化信息技術進行運用，才能實現企業文書檔案管理的質的飛躍。

【參考文獻】

[1]王鸝.企業文書檔案實行現代化信息管理的措施探討[J]. 計算機光盤軟件與應用，2014（03）：132-133.