現代企業文秘工作的特征及工作方法研究

李新紅　韓宗奎

【摘要】伴隨著改革開放步伐的加快，市場經濟體系的確立，傳統的企業文秘工作也發生了巨大的變化。現代企業運行方式以及科學技術的深入，特別是互聯網、物聯網技術的廣泛運用，要求現代企業秘書具備更高的職業素養和專業技能。本身通過分析現代企業文秘工作的特征，進一步展開文秘工作方法的研究。

【關鍵詞】現代企業；文秘工作；特征；工作方法

現代社會的發展和企業競爭的加劇，使得文秘工作的重要性凸顯出來，企業領導和管理者也都提高了對文秘工作的重視，文秘工作已經演變成為企業參與管理的特殊手段，一般來說，文秘的角色定位是輔助功能，幫助企業領導進行日常事務的處理，但現代社會中，文秘除了要完成本部門工作之外，還需要做好與其他部門之間的溝通工作，構建完善的人際關系網絡。如何有效地完善文秘工作則是現階段文秘工作進一步研究的問題。

一、現代企業文秘工作特征

（一）從屬性。從屬性作為現代企業文秘工作的根本特征，也就是說文秘工作是需要緊緊圍繞企業領導的活動開展的，企業領導工作涉及的范圍，也就代表著文秘工作者需要延伸的范圍。例如，企業領導需要召開會議，文秘工作者就要整理好會議的各項事務。

（二）被動性。現代企業文秘的所有工作都是將領導的需求作為中心和導向的，受企業領導活動支配和制約較為明顯，此外，文秘工作還負責進行其他日常事務的處理工作，更要學會應對突發事件，文秘工作本身存在較大的被動性。

（三）職業性。伴隨著現代企業制度的建設和不斷的完善，讓現代企業文秘工作活動領域也在不斷的擴展，“內務”與“外務”的有機融合，“傳統”與“現代”的相互沖擊，也使得文秘工作的職業化特征表現的越發明顯。

（四）綜合性。由于企業文秘工作本身涉及的方面較廣，并在整個企業中承擔著溝通上下，聯系左右的橋梁作用，此外，文秘工作人員還在企業決策、市場調研以及企業文化建設等多項工作上發揮著重要作用，這也充分表現出了文秘工作的綜合性特征。

二、現代企業文秘工作方法分析

（一）提升現代企業文秘服務意識。企業文秘工作第一步要做的就是為企業領導服務，在為企業領導服務過程中要始終堅持高效率和全過程的原則，提高企業文秘工作的效率。全過程原則主要是要求文秘工作人員要將企業領導的意圖和決策全面、準確和詳細地傳達給員工，并將員工的實施情況仔細、真實地向領導匯報，讓企業領導能夠全方位地掌握和了解員工的實施狀況，為今后企業各項決策奠定良好的基礎。高效率原則主要是企業文秘工作者工作的過程中，除了要確保工作的質量還需要保證工作開展的效率，確保企業各項工作得到有效的實施。

企業的文秘工作者需要完善自身所在部門的服務工作，文秘工作者作為連接企業領導和員工，以及企業內部各部門之間的一個重要紐帶，在整個企業和企業辦公室中發揮著積極的作用，完善現代企業文秘工作，需要調動文秘工作者的主觀能動性，富有創造性地開展各項工作。

最后就是要求現代企業文秘工作人員服務好企業內部員工，文秘工作人員作為企業領導面向員工的窗口，所以在工作開展過程中，需要文秘工作人員注重自身形象，并耐心地解答企業員工在工作中遇到的各類問題，真正實現企業員工反映問題的渠道是通暢的，大大提升企業員工對文秘工作的滿意程度。

（二）提升現代企業文秘的文字表達和演講能力。文字表達能力主要體現在以下幾個方面：首先是文字綜合能力，幫助企業領導寫講話稿、制定工作計劃以及總結各類文件是文秘要寫的第一稿。材料需要寫得實、寫的精，絕對不能雜亂無章和沒有邏輯性，此外，還需要企業文秘具備小到收據借條、表揚信、悼詞，中到講話稿、解說詞、日常應用文，大到法律文書、合同等寫作能力，這樣能夠確保企業緊急情況發生時能夠應付。除了要求文秘工作者具備一定的書寫技能外，還需要文秘工作者能夠具有一定的演講能力，能夠運用流暢的語言進行各種事物的應對和處理。

（三）提高現代企業文秘的隨機應變能力。文秘工作人員是在領導身邊，與領導接觸最為頻繁的工作者，在與領導接觸過程中會發生各種事情，因此，需要文秘工作具備靈活多變的能力，例如，在客人接待、食宿安排、會議安排、場地布置等一系列工作中，都需要文秘工作者能夠辦理得妥妥當當，減少和避免問題的出現。

現代企業文秘工作是企業發展過程中的需求，健全現代企業文秘工作者自身工作方法和工作思路，運用全新的事業去看待和處理新時期文秘工作，積極有效地應對現代企業領導的工作需求，順應新時代下企業的發展需求，提升自身的服務意識、文字處理能力以及隨機應變能力，高效率和高標準的完善自身的文秘工作，帶動現代企業各項工作的順利有序開展。

【參考文獻】

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