檔案管理規范化、科學化、現代化

于東　楊發　章余浩

【摘要】宣漢縣是一個國貧大縣，人口眾多，教科系統隊伍龐大，許多學校都深處大巴山區，交通極為不便，因此加強檔案管理規范化、科學化、現代化顯得特別重要。

【關鍵詞】規范化； 科學化；現代化；管理；利用

一、加強領導，統一思想

胡錦濤同志曾指出：“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，它不僅對深化改革、發展經濟、推動科技進步、提高國民素質有促進作用，而且對維護維護祖國統一、加強民族團結、保護社會穩定具有重要作用。”教科局上下已形成共識：檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。為保證檔案工作的正常開展，教科局機關、直屬事業單位、各級各類學校分別成立了以主要領導為組長的檔案領導小組，配備了檔案專兼職人員，保障檔案工作必要的經費，建立健全了檔案工作制度和管理制度，將檔案工作列入領導議事日程，納入單位工作計劃和目標管理，同時納入檔案人員年度考核，作為評職評優、提拔任用的重要依據。

二、強化依法行政，全面進行制度建設

在檔案管理工作中，教科局堅持推行依法行政，按制度操作、完善功能，在嚴格落實《檔案法》的基礎上，建立檔案查閱制度、檔案借閱制度、檔案管理工作制度、檔案安全防火保衛制度、檔案崗位責任制度、檔案庫房管理制度，形成了系統、全面、操作性、針對性都很強的制度體系。這一做法得到了上級領導的肯定和認可。

三、注重宣傳，強化業務培訓

增強全員檔案管理意識，提高檔案工作人員的綜合素質，建立一支合格的檔案管理隊伍。再好的制度也需要人來執行，如果執行的人對檔案工作不了解，不能按照規定操作，必然使得管理制度變成“一紙空文”。所以必須加強對檔案管理員的業務培訓。我局改變以前單一的集中培訓，集中培訓有諸多弊端：受制于固定性安排、針對性差、還有一些受培人員存在于一種敷衍了事，完成任務的想法，他們培訓結束回到學校又以教學任務為重，將培訓事項拋之腦后。

現在采取到校進行業務指導和培訓。為了能夠把這項工作扎扎實實開展下去，教科局檔案工作人員采取到校培訓和業務指導。一是要求每所學校上崗的檔案管理員必須是本地人，防止流動。二是要求每所學校的檔案管理員，在清理整理檔案過程中要有三度：整理檔案要站在歷史的高度，對待查詢人員必須有熱情的態度，銷毀過時檔案要有替未來著想的角度。三是要求檔案管理員要有三心：對待工作要有熱心，面對查詢人員要有耐心，對待檔案事業要有恒心。四是要求學校檔案管理員要與教科局檔案業務人員隨時保持聯系，做到信息暢通，在實際工作中遇到疑難問題便于討論，協助解決，確實拿不準的就請示縣檔案局定奪。經過努力，很多學校做到了三統一：統一領導、統一機構、統一制度，檔案集中，很多政策都逐一落實，教職員工無不拍手稱快。

四、檔案工作是一項民生工程

隨著依法治國進程的推進，查找檔案依據、證據的人絡繹不絕，在工作中盡力做到惠民、利民，成為教科系統的主旋律。教職工個人檔案兩年一復核。近兩年在復核過程中，發現一份檔案誤裝入另一位教師的檔案袋中，取出一看，萬分驚喜，這是一份已尋找多年的檔案。正是這份檔案，解決了一位多年信訪，多次到縣教科局、信訪局鬧事的教師身份，政策得以落實。此人系邊遠山區一位女教師，如今50多歲，早在上世紀70年代就是一名民辦教師，八幾年嫁到宣漢縣，在大山深處的一所村小任教。她的檔案在轉移過程中不知去向，組織無法確認其身份，只能把她當成一名代課教師對待。這次水落石出，她本人萬分感激，因此教科局檔案工作人員也得到了社會的高度贊譽。還有一位早年去世的老師，死前吹噓了一些當老師前在部隊的瑣事，通過社會誤傳，該鄉人民把他當成一位英雄敬仰著，鄉人民政府在立功德碑時把他塑造成一名烈士，通過檔案查證，取消了他的功名，還原了歷史本面目。

五、檔案的目的在于應用

我們在抓好檔案的收集、整理、歸檔、立卷工作的同時，始終堅持把檔案的綜合利用作為重點。根據學校工作特點制訂了檔案利用檢索工具和檔案利用登記，并由教科局檔案管理人員牽頭，及時收集檔案利用的有效信息。每年為教職工及畢業生評職、晉級、參軍等查檔服務3000余人次；為解決原來的代課教師查檔5000余人次，得到確認1750人次，為買社保提供了重要依據。近幾年，全縣教職工的二學歷公示，共計3000余人。通過檔案查閱，發現3人辦理了假畢業證書，其中有2人辦了大專畢業證書而招進教師隊伍，通過檔案查證，將之清出教師隊伍，贏得了民心。另一位教師為評中級職稱辦了假文憑，通過檔案查證，取消了該教師的中級職稱，做到了公平競爭，依法辦事，純潔了教師隊伍。

檔案資料的利用也為教科系統解決了很多棘手問題。教職工出生時間認定，以本人檔案最先記載的時間為準，減少了很多不必要的口角糾紛。又如我縣有位80高齡的老師，在1962年體制改革，機構精簡人員中，原則是先本人申請，后組織批準決定，他自愿放棄工作回家。后來他多次到教科局請求復職領退休生活費，一直是個老大難，無論怎樣做工作，他總說是先前的領導強迫他回家。最后，通過查找檔案依據，拿出當年他本人親筆寫下的申請，他才無話可說，多年的問題才得以解決。檔案是一項功在當代，利在千秋的事業得到進一步詮釋。