綜合改革下高校院系辦公室工作思考

羅菲 蔡英明

【摘要】高校院系辦公室在高校管理工作中具有重要作用。在清華大學綜合改革工作不斷推進的新形勢下，本文提出樹立世界一流意識、以制度建設促進工作效能提升、引入“A/B角”、轉(zhuǎn)化工作人員職能等方法，進一步提升辦公室工作質(zhì)量和效率，更好地為學校綜合改革服務。

【關鍵詞】高校；綜合改革；辦公室工作

2014年10月31日，國家教育體制改革領導小組辦公室下發(fā)了關于同意《清華大學綜合改革方案》（簡稱《綜改方案》）備案的函，這標志著清華大學《綜改方案》正式經(jīng)國家批準，開始進入全面實施階段。隨著綜合改革各方面工作的不斷推進，學校將更多的行政權(quán)力下放到院系，從而使院系擁有了更多的管理權(quán)力。同時進一步深化行政管理改革勢在必行，這也是學校《綜改方案》中主要任務之一。因此，院系機關如何保證服務質(zhì)量，提高服務效率，更好地服務一線教學科研工作，是在新形勢下需要思考的問題。

一、 樹立世界一流意識，融入行政工作全程

清華大學綜合改革的總體目標是建立完善中國特色的現(xiàn)代大學制度和治理體系，探索在高等教育大眾化階段創(chuàng)建世界一流大學的發(fā)展模式，為我國高校深化綜合改革、全面提高辦學質(zhì)量探索可復制可推廣的經(jīng)驗。高校行政管理工作是學校教育教學、科學研究和師生管理等工作的基礎，是學校工作中的重要組成部分。世界一流的科研和教學需要世界一流的行政管理服務工作與之相匹配，為其提供支撐和保障。因此對于建設世界一流大學不可或缺的重要力量、學校行政工作重要組成部分的院系辦公室來說，在涉及行政管理、對外交流、服務師生的工作中，要始終圍繞綜合改革的總體目標。思想引導行動，每位職員也應牢固樹立世界一流的意識，凡事都要經(jīng)過“世界一流”這層網(wǎng)進行過濾和篩選，在頭腦中多問自己幾個問題，如果是世界一流大學此事是否可辦？此事如何辦才是世界一流大學的水準？此事辦完后有哪些收獲和心得？

二、以制度建設促進工作效能提升

院系辦公室是高校最基層的行政管理機構(gòu)，是學校各項具體事務的直接組織管理部門。院系辦公室工作涉及面廣、頭緒多，工作任務瑣碎、繁雜，既要溝通上下、協(xié)調(diào)左右，又要保證行政管理工作的正常運轉(zhuǎn)。實踐證明，任何高水平的管理，都必須以科學的制度為先導。因此，加強辦公室制度建設，將辦公室工作制度化、規(guī)范化、程序化，是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。

（一）建立崗位目標管理責任制度。對辦公室各崗位工作內(nèi)容進行系統(tǒng)的梳理，根據(jù)工作內(nèi)容進行科學分析和歸類，在此基礎上制定合理的崗位職責目標，使各項工作都有明確的時、空、質(zhì)、量的要求。同時，要建立與崗位職責目標相匹配的考核評價體系，保證崗位職責目標達成，也使工作人員人盡其才，才盡其用。

（二）完善常規(guī)工作制度建設。院系辦公室的工作中，包含了諸如公章使用、公函來往，人事、外事相關工作，會議組織、日常來訪接待，公房管理、科研事務辦理、學生管理等大量事務性工作。為了避免忙中出錯，使工作固定化、程序化，制定和完善相關管理制度是實現(xiàn)這一目標的有效辦法。

（三）制定優(yōu)化激勵機制。傳統(tǒng)的行政崗位考核沒有科學的量化工作，考核評價無法體現(xiàn)行政工作人員的具體工作價值，對個人影響不大，起不到激勵作用，使考核流于形式。應引入全視角行政崗位績效考核體系，多角度考核行政工作人員的工作，將考核結(jié)果反映到績效獎勵中，充分調(diào)動工作人員的積極性。

三、 引入“A/B角”，工作有效搭接

服務是院系辦公室工作的宗旨和核心，辦公室的整體工作水平體現(xiàn)在其服務水平上。隨著學校綜合改革工作的不斷深入，許多新情況、新問題不斷涌現(xiàn)，各級領導、各學校職能部門、師生員工要求服務的范圍和內(nèi)容、方式和方法都在不斷發(fā)生著變化。因此，作為院系辦公室工作人員，必須與時俱進、因地制宜，創(chuàng)造性地開展工作。院系辦公室由于受人員指標職數(shù)限制，一崗多責，但也很容易造成因行政人員外出不在崗而無法辦事的情況，為解決此類情況，建議引入“A/B角”工作制服務理念，所謂A/B角工作制，就是在每個崗位，都設置兩名工作人員，其中工作人員A（即A角）為業(yè)務主要負責人員，工作人員B（即B角）為協(xié)辦人員。A角和B角在工作中互為補充，A角離崗前，要交代好工作，B角在其離崗期間代為行使崗位職責。A角返崗后，B角把有關材料移交。遇有急事或重要工作時，AB角協(xié)同處理。

實施這一制度，可以有效避免工作缺位和空崗現(xiàn)象，隨時都能辦理相關業(yè)務，從而使行政工作內(nèi)容實現(xiàn)有效搭接，提高辦公室工作的時效性、條理性，實現(xiàn)管理、服務的和諧統(tǒng)一，體現(xiàn)“以人為本”的科學管理觀。

四、職能由“事務型”漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤皩W習型”“知識型”“專家型”

學校辦公室大多科室設置齊全，人員職責分工明確，而院系工作人員常常身兼數(shù)職，“上有千條線，下有一根針”是院系辦公室工作的真實寫照。實踐證明，辦公室人員廣泛的知識面以及豐富的工作經(jīng)驗，直接決定辦公室整體的工作能力。高校行政工作人員應該是個“全才”或者盡力做到“全才”，不但要熟悉辦公室各類日常事務，掌握基本的自動化辦公軟件，還要熟悉與行政工作相關的法律法規(guī)、文秘、后勤、財務、檔案等相關知識。面對新形勢、新要求，辦公室工作人員應主動從“事務型”向“學習型”“知識型”甚至“專家型”轉(zhuǎn)變，積極強化學習意識，提高自身業(yè)務素質(zhì)，既要對自己承擔的本職業(yè)務深鉆細研，積極思考在工作中遇到的新情況、新問題，又要兼收并蓄、熟悉全面，積累工作經(jīng)驗，提升靈活應變能力和處理繁雜事物能力，進而不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)、管理能力和辦事效率。

作為學校重要組成部分的院系辦公室，其工作質(zhì)量和效果直接關系和影響著學校整體工作的開展。在綜合改革這一新形勢下，院系辦公室要研究新情況、分析新問題，不斷加強自身建設，提升辦公室工作質(zhì)量和效率，更好地為學校整體發(fā)展貢獻力量。

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